La mayoría de las guías sobre mudarse a España se quedan en el NIE. Si eres holandés, alemán, francés o de cualquier otro país de la UE o del EEE y piensas quedarte más de tres meses, el NIE es solo la mitad del trabajo. El formulario que de verdad te registra como residente es el modelo EX-18, y lo que produce es ese certificado verde en A4 que todo el mundo menciona sin llamarlo nunca por su nombre.

Esta guía es procedimental: para qué sirve el EX-18, en qué se diferencia del EX-15, quién lo presenta, qué tienes que acreditar y qué te da y qué no te da el certificado. Si todavía estás en el número en sí, empieza por qué es un número NIE.

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Qué es el EX-18 y qué es en realidad el A4 verde

El modelo EX-18 es la solicitud de inscripción en el Registro Central de Extranjeros como ciudadano de la Unión residente en España. Su nombre completo en el formulario es Solicitud de inscripción en el Registro Central de Extranjeros, y el documento que sale de ahí es el certificado de registro de ciudadano de la Unión.

Ese certificado no es una tarjeta. Es una hoja verde, normalmente en A4, con tu nombre, tu nacionalidad, tu domicilio en España, tu NIE y la fecha de inscripción en el registro.

Es la forma que toma la residencia administrativa para los ciudadanos de la UE y del EEE, ahí donde los no comunitarios reciben una TIE. El panorama completo, residencia administrativa frente a fiscal y frente a la de la Seguridad Social, está en todo lo que hay que saber sobre la residencia en España.

También lleva el número de soporte, el código que empieza por IXESP o AXESP y que la FNMT te pide cuando solicitas el certificado digital. No es tu NIE, y confundirlos bloquea la solicitud: lo tienes explicado en qué es el número de soporte y dónde encontrarlo.

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EX-15 o EX-18: cuál te toca

Estos dos formularios se confunden todo el rato. No hacen lo mismo.

• El modelo EX-15 es la solicitud de asignación de NIE, o de un certificado que acredite que ya lo tienes. Te da un número y nada más: ni estatus, ni residencia, ni derecho a quedarte.
• El modelo EX-18 es la solicitud de inscripción como ciudadano de la Unión residente en España. Te da un estatus, un asiento en el Registro Central de Extranjeros y el certificado verde como prueba.

El caso en el que necesitas los dos es habitual entre compradores. Sacaste el NIE hace años con un EX-15 para firmar una compra, y ahora te mudas de verdad a España. El número no caduca nunca, así que sigue siendo válido, pero no dice nada de tu residencia: presentas un EX-18 encima.

El caso inverso no existe. Si nunca has tenido NIE y llegas como nuevo residente comunitario, el EX-18 te asigna el NIE en el mismo trámite; presentar antes un EX-15 solo te añade una cita y una tasa.

Un formulario más que conviene conocer: tu cónyuge o tu familiar no comunitario no usa el EX-18 sino el modelo EX-19, que lleva a una tarjeta de residencia de familiar de ciudadano de la Unión, no a un certificado verde.

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Quién tiene que registrarse y en qué plazo

La obligación viene de las normas europeas de libre circulación, traspuestas en España por el Real Decreto 240/2007. Cualquier nacional de un Estado miembro de la UE o del EEE, y de Suiza, que vaya a residir en España más de tres meses tiene que inscribirse en persona en el Registro Central de Extranjeros.

• Estancias de menos de tres meses. No hay inscripción; basta con el pasaporte o el documento nacional de identidad. Puede que aun así necesites un NIE para comprar una vivienda o firmar ante notario, y eso es cosa del EX-15.
• Estancias de más de tres meses. La inscripción es obligatoria, y la solicitud se presenta dentro de los tres meses siguientes a tu entrada en España.
• Menores y personas a cargo. También se inscriben, a través del progenitor o del ciudadano de la Unión del que dependen.

La obligación es personal, no por unidad familiar. Cada adulto presenta su propio EX-18 en la Oficina de Extranjería o en la comisaría de Policía Nacional de su provincia. Una pareja presenta dos formularios y paga dos tasas.

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Qué tienes que acreditar

La inscripción no es automática. Tienes el derecho a residir, pero tienes que demostrar que encajas en una de las categorías que fijan las normas de libre circulación. En la oficina te preguntan en cuál estás y te piden los papeles que van con ella.

• Trabajador por cuenta ajena. Un contrato de trabajo, una declaración de contratación firmada por la empresa, o la prueba de que estás dado de alta en la Seguridad Social española. Si ya cotizas, tu alta es la prueba más limpia que hay: lo vemos en todo lo que hay que saber sobre el número NUSS.
• Trabajador por cuenta propia. Tu alta como autónomo, es decir el alta censal en la Agencia Tributaria y el alta en el RETA en la Seguridad Social.
• Recursos suficientes y cobertura sanitaria. La vía de quien no trabaja en España: jubilados, personas que viven de sus ahorros o de rentas del extranjero. Acreditas recursos para ti y para quien dependa de ti, y cobertura sanitaria completa en España.
• Estudiante. Matrícula en un centro público o privado, cobertura sanitaria, y una declaración de que dispones de recursos suficientes para la estancia.

En la vía de los recursos, no te fíes de una cifra leída en un foro. El umbral se referencia a los niveles españoles de asistencia social y se revisa periódicamente: haz caso a la hoja informativa vigente del portal de Extranjería.

Cobertura sanitaria significa tus propias cotizaciones, un formulario S1 si eres pensionista de otro Estado miembro, o un convenio especial. Se aceptan pólizas privadas, pero las oficinas suelen exigir una cobertura equivalente a la del sistema público, sin copagos. Un seguro de viaje se rechaza por regla general.

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Los documentos que acompañan al formulario

• Modelo EX-18, cumplimentado en español y firmado, descargado del portal de Extranjería. Un formulario por solicitante.
• Tu pasaporte o documento nacional de identidad, en vigor, original y fotocopia. Un documento caducado bloquea el expediente en el acto.
• La prueba de la categoría que alegas, de entre las cuatro anteriores. Es la parte por la que se devuelven los expedientes.
• El justificante de pago de la tasa, modelo 790 código 012, pagada antes de la cita.
• La prueba de tu domicilio en España. El certificado indica una dirección, así que lleva el contrato de alquiler, la escritura o tu certificado de empadronamiento.

Los documentos emitidos en el extranjero que no estén en español suelen necesitar traducción jurada, y los documentos públicos extranjeros pueden necesitar apostilla. Eso afecta sobre todo a certificados de matrimonio y de nacimiento y a algunas pruebas de ingresos. Pon las dos cosas en marcha antes de pedir la cita.

La cita es de un solo uso. Si el día de la cita te falta un documento, pierdes el hueco y vuelves a la cola a por otra cita previa.

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La tasa y cómo se paga

La tasa se paga con el modelo 790 código 012, el mismo formulario que se usa para el NIE. Lo que cambia es la casilla que marcas: la del certificado de registro de residente comunitario, no la de asignación de NIE. Si marcas la del NIE, pagas el importe equivocado del trámite equivocado, y la cita se pierde.

El formulario se genera en la sede electrónica de la Policía Nacional, que imprime el importe del trámite que hayas seleccionado. Se paga en un banco español o por internet con una tarjeta española, y guardas el justificante validado. Sin él el expediente no se tramita.

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Qué te da el certificado y qué no

Lo que sí hace:

• Acredita que resides legalmente en España más allá de tres meses, que es lo que quieren ver empresas, colegios y administraciones.
• Lleva tu NIE, así que hace de documento de NIE si no lo tenías ya.
• Desbloquea el resto de la secuencia: los bancos suelen pedirlo antes de pasarte de cuenta de no residente a cuenta de residente, y sirve de apoyo para la sanidad y para matricular un vehículo.

Lo que no hace:

• No es un estatus fiscal. Tener el certificado verde no te convierte en residente fiscal en España, y no tenerlo no te libra de serlo. La Agencia Tributaria aplica sus propios criterios: más de 183 días en España, centro de intereses económicos, familia. Lo tienes en el impacto del NIE en tu situación fiscal.
• No es una TIE. La TIE es la tarjeta de plástico de residencia de los no comunitarios. Un francés o un alemán que pide una TIE está pidiendo el documento equivocado.
• No es un documento de identidad. No lleva foto, así que sigues llevando encima tu documento nacional de identidad o tu pasaporte. La NIE Easy Card opcional es un formato cómodo, sin valor legal propio.
• No es el padrón. El padrón es el registro de habitantes del ayuntamiento: trámite aparte, documento aparte, y es lo que condiciona el médico de barrio, la plaza escolar o el abono de transporte.
• No es el final del camino. El número NIE que lleva no caduca nunca, pero el certificado es un documento: los cambios de domicilio y de nacionalidad hay que comunicarlos, y a los cinco años de residencia continuada se solicita el certificado de registro permanente previsto en el Real Decreto 240/2007.

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Los errores que cuestan una cita

• Presentar un EX-15 cuando la situación pedía un EX-18, o reservar en el portal de cita previa el trámite de NIE en lugar del de certificado de registro.
• Marcar la casilla del NIE en el modelo 790 código 012 y presentarte con la tasa equivocada pagada.
• Llevar un seguro de viaje en lugar de una cobertura sanitaria real en la vía de los recursos suficientes.
• Dejar pasar los tres meses siguientes a la llegada sin presentar la solicitud.
• Presentarse con documentos extranjeros que no están ni traducidos ni apostillados.
• Dar por hecho que la cita será en inglés. El formulario está en español, y la entrevista también.

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Por dónde empezar

Un orden de trabajo que funciona: resuelve la vivienda y date de alta en el padrón, reúne la prueba de la categoría que te corresponda, pon en marcha cualquier traducción o apostilla, paga el modelo 790 código 012 del certificado de registro y después reserva la cita previa.

La cita es el cuello de botella, igual que con el NIE. La espera va de 1 a 4 semanas en provincias medianas y de 4 a 6 semanas en Madrid, Barcelona, Málaga y Marbella, y julio, agosto y septiembre son los peores meses. El portal permite consultar varias oficinas dentro de la misma provincia, que es la forma más sencilla de encontrar un hueco antes.

En Gestoraz tramitamos expedientes administrativos españoles a distancia, del NIE al certificado de registro de ciudadano de la Unión, y coordinamos lo que suele venir con ello: padrón, NUSS, cuenta bancaria y certificado digital.

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Fuentes oficiales

• Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, portal de Extranjería, extranjeros.inclusion.gob.es: descarga del modelo EX-18 y hoja informativa sobre la inscripción de ciudadanos de la UE.
• Real Decreto 240/2007 (BOE), boe.es: entrada, libre circulación y residencia de ciudadanos de la UE y del EEE en España, base legal del certificado y de sus condiciones.
• Policía Nacional, sede electrónica, sede.policia.gob.es: cita previa para trámites de extranjería y generación del modelo 790 código 012.
• Agencia Tributaria, sede.agenciatributaria.gob.es: criterios de residencia fiscal, independientes de tu inscripción administrativa.