La plupart des guides sur l’installation en Espagne s’arrêtent au NIE. Si vous êtes français, belge ou ressortissant d’un autre pays de l’UE ou de l’EEE et que vous comptez rester plus de trois mois, le NIE ne fait que la moitié du travail. Le formulaire qui vous enregistre réellement comme résident, c’est le modelo EX-18, et ce qu’il produit, c’est ce fameux certificat vert au format A4 que tout le monde évoque sans jamais le nommer correctement.

Cet article est procédural : à quoi sert l’EX-18, en quoi il diffère de l’EX-15, qui le dépose, ce qu’il faut prouver, et ce que le certificat donne et ne donne pas. Si vous en êtes encore au numéro lui-même, commencez par qu’est-ce qu’un numéro NIE.

‍

Ce qu’est l’EX-18, et ce qu’est vraiment l’A4 vert

Le modelo EX-18 est la demande d’inscription au Registro Central de Extranjeros en tant que citoyen de l’Union résidant en Espagne. Son intitulé espagnol est Solicitud de inscripción en el Registro Central de Extranjeros, et le document qu’il produit est le certificado de registro de ciudadano de la Unión.

Ce certificat n’est pas une carte. C’est une feuille verte, en général au format A4, qui porte votre nom, votre nationalité, votre adresse en Espagne, votre NIE et la date d’inscription au registre.

C’est la forme que prend la résidence administrative pour les ressortissants de l’UE et de l’EEE, là où les non-UE reçoivent un TIE. La vue d’ensemble, résidence administrative, fiscale et sociale, est dans tout ce qu’il faut savoir sur la résidence en Espagne.

Il porte aussi le número de soporte, ce code commençant par IXESP ou AXESP que la FNMT réclame au moment d’une demande de certificat numérique. Ce n’est pas votre NIE, et confondre les deux bloque la demande : voir le número de soporte et où le trouver.

‍

EX-15 ou EX-18 : lequel vous concerne

Ces deux formulaires sont sans arrêt confondus. Ils ne font pas la même chose.

• Le modelo EX-15 est la demande d’attribution d’un NIE, ou d’un certificat attestant que vous en avez déjà un. Il donne un numéro et rien d’autre : ni statut, ni résidence, ni droit au séjour.
• Le modelo EX-18 est la demande d’inscription comme citoyen de l’Union résidant en Espagne. Il donne un statut, une inscription au Registro Central de Extranjeros, et le certificat vert qui en fait la preuve.

Le cas où il faut les deux est courant chez les acheteurs. Vous avez obtenu un NIE il y a des années via un EX-15 pour signer un achat, et vous vous installez maintenant vraiment en Espagne. Le numéro ne périme jamais, il reste donc valable, mais il ne dit rien de votre résidence : vous déposez un EX-18 par-dessus.

Le cas inverse n’existe pas. Si vous n’avez jamais eu de NIE et que vous arrivez comme nouveau résident européen, l’EX-18 vous attribue le NIE dans la même démarche ; déposer d’abord un EX-15 ne fait qu’ajouter un rendez-vous et une taxe.

Un formulaire de plus à connaître : votre conjoint ou votre proche non-UE n’utilise pas l’EX-18 mais le modelo EX-19, qui débouche sur une carte de séjour de membre de la famille d’un citoyen de l’Union, et non sur un certificat vert.

‍

Qui doit s’enregistrer, et dans quel délai

L’obligation découle des règles européennes de libre circulation, transposées en Espagne par le Real Decreto 240/2007. Tout ressortissant d’un État membre de l’UE ou de l’EEE, ainsi que de la Suisse, qui compte résider en Espagne plus de trois mois doit s’inscrire en personne au Registro Central de Extranjeros.

• Séjours de moins de trois mois. Pas d’inscription : votre passeport ou votre carte nationale d’identité suffit. Vous pouvez malgré tout avoir besoin d’un NIE pour acheter un bien ou signer chez le notaire, et cela relève de l’EX-15.
• Séjours de plus de trois mois. L’inscription est obligatoire, et la demande se dépose dans les trois mois qui suivent votre entrée en Espagne.
• Mineurs et personnes à charge. Ils sont inscrits eux aussi, via le parent ou le citoyen de l’Union dont ils dépendent.

L’obligation est personnelle, pas par foyer. Chaque adulte dépose son propre EX-18 à l’Oficina de Extranjería ou au commissariat de la Policía Nacional de sa province. Un couple dépose deux formulaires et paie deux taxes.

‍

Ce qu’il faut prouver

L’inscription n’est pas automatique. Vous détenez le droit de séjour, mais vous devez montrer que vous entrez dans l’une des catégories prévues par les règles de libre circulation. Le guichet vous demande laquelle, et réclame les pièces qui vont avec.

• Salarié. Un contrat de travail, une declaración de contratación signée par l’employeur, ou la preuve que vous êtes affilié à la sécurité sociale espagnole. Si vous cotisez déjà, votre alta est la preuve la plus propre qui soit : voir tout ce qu’il faut savoir sur le numéro NUSS.
• Indépendant. Votre alta comme autónomo, c’est-à-dire l’inscription censale auprès de l’Agencia Tributaria et l’alta au RETA auprès de la sécurité sociale.
• Ressources suffisantes et couverture santé. La voie de ceux qui ne travaillent pas en Espagne : retraités, personnes vivant de leur épargne ou de revenus étrangers. Vous justifiez de ressources pour vous et pour les personnes à votre charge, et d’une couverture santé complète en Espagne.
• Étudiant. Une inscription dans un établissement public ou privé, une couverture santé, et une déclaration de ressources suffisantes pour la durée du séjour.

Sur la voie des ressources, ne vous fiez pas à un chiffre lu sur un forum. Le seuil se réfère aux niveaux espagnols d’aide sociale et il est révisé périodiquement : fiez-vous à la hoja informativa en vigueur sur le portail Extranjería.

Couverture santé veut dire vos propres cotisations, un formulaire S1 si vous êtes retraité d’un autre État membre, ou un convenio especial. Les contrats privés sont acceptés, mais les guichets exigent couramment une couverture équivalente au système public, sans copaiement. Une assurance voyage est en règle générale refusée.

‍

Les pièces qui accompagnent le formulaire

• Le modelo EX-18, rempli en espagnol et signé, téléchargé sur le portail Extranjería. Un formulaire par demandeur.
• Votre passeport ou votre carte nationale d’identité, en cours de validité, original et photocopie. Un document périmé bloque le dossier sur place.
• La preuve de la catégorie que vous invoquez, parmi les quatre ci-dessus. C’est la pièce qui fait renvoyer les dossiers.
• Le justificatif de paiement de la taxe, modelo 790 código 012, payée avant le rendez-vous.
• Un justificatif d’adresse en Espagne. Le certificat mentionne une adresse : apportez le bail, l’acte de propriété ou votre certificado de empadronamiento.

Les documents émis à l’étranger et rédigés dans une autre langue que l’espagnol demandent en général une traduction assermentée, et les actes publics étrangers peuvent exiger une apostille. Cela touche typiquement les actes de mariage et de naissance, et certains justificatifs de revenus. Lancez les deux avant de réserver.

Le rendez-vous est à usage unique. S’il manque une pièce le jour même, le créneau est perdu et vous refaites la queue pour une nouvelle cita previa.

‍

La taxe et son paiement

La taxe se règle via le modelo 790 código 012, le même formulaire que pour le NIE. Ce qui change, c’est la case cochée : celle du certificado de registro de residente comunitario, pas celle de l’attribution d’un NIE. Cocher la ligne NIE, c’est payer le mauvais montant pour la mauvaise démarche, donc un rendez-vous perdu.

Le formulaire se génère sur la sede electrónica de la Policía Nacional, qui imprime le montant correspondant à la démarche sélectionnée. Vous payez dans une banque espagnole ou en ligne avec une carte espagnole, puis vous conservez le justificatif validé. Sans lui, le dossier n’est pas traité.

‍

Ce que le certificat donne, et ce qu’il ne donne pas

Ce qu’il fait :

• Il prouve que vous résidez légalement en Espagne au-delà de trois mois, ce que les employeurs, les écoles et les administrations demandent à voir.
• Il porte votre NIE : il fait donc office de document NIE si vous n’en aviez pas déjà un.
• Il débloque la suite : les banques le réclament couramment avant de basculer un compte non-résident en compte résident, et il appuie les démarches de santé et d’immatriculation de véhicule.

Ce qu’il ne fait pas :

• Ce n’est pas un statut fiscal. Détenir le certificat vert ne fait pas de vous un résident fiscal espagnol, et ne pas l’avoir ne vous protège pas de le devenir. L’Agencia Tributaria applique ses propres critères : plus de 183 jours en Espagne, centre des intérêts économiques, famille. Voir l’impact de votre NIE sur votre statut fiscal.
• Ce n’est pas un TIE. Le TIE est la carte de séjour plastifiée des ressortissants non-UE. Un Français ou un Allemand qui demande un TIE demande le mauvais document.
• Ce n’est pas une pièce d’identité. Il ne porte pas de photo : vous gardez donc votre carte nationale d’identité ou votre passeport sur vous. La NIE Easy Card, optionnelle, est un format pratique sans valeur juridique propre.
• Ce n’est pas le padrón. Le padrón est le registre des habitants de la mairie : démarche distincte, document distinct, et c’est lui qui conditionne le médecin de quartier, une place à l’école ou un abonnement de transport.
• Ce n’est pas la fin du parcours. Le numéro NIE qu’il porte ne périme jamais, mais le certificat reste un document : les changements d’adresse et de nationalité doivent être signalés, et après cinq années de résidence continue, vous demandez le certificat d’enregistrement permanent prévu par le Real Decreto 240/2007.

‍

Les erreurs qui coûtent un rendez-vous

• Déposer un EX-15 quand la situation appelait un EX-18, ou réserver la démarche NIE sur le portail de cita previa au lieu de celle du certificado de registro.
• Cocher la ligne NIE sur le modelo 790 código 012 et arriver avec la mauvaise taxe payée.
• Présenter une assurance voyage au lieu d’une vraie couverture santé sur la voie des ressources suffisantes.
• Laisser filer les trois mois qui suivent l’arrivée sans avoir déposé la demande.
• Se présenter avec des documents étrangers ni traduits ni apostillés.
• Partir du principe que le rendez-vous se passera en anglais. Le formulaire est en espagnol, et l’entretien aussi.

‍

Par où commencer

Un ordre de marche qui fonctionne : réglez le logement et inscrivez-vous au padrón, réunissez la preuve de la catégorie qui vous concerne, lancez toute traduction ou apostille nécessaire, payez le modelo 790 código 012 du certificado de registro, puis réservez la cita previa.

Le rendez-vous est le goulot d’étranglement, exactement comme pour le NIE. Comptez environ 1 à 4 semaines dans les provinces moyennes et 4 à 6 semaines à Madrid, Barcelone, Málaga et Marbella, et juillet, août et septembre sont les pires mois. Le portail permet de consulter plusieurs bureaux d’une même province, le moyen le plus simple de trouver un créneau plus tôt.

Chez Gestoraz, nous traitons les dossiers administratifs espagnols à distance, du NIE au certificat d’enregistrement de citoyen de l’Union, et nous coordonnons ce qui va généralement avec : padrón, NUSS, compte bancaire et certificat numérique.

‍

Sources officielles

• Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, portail Extranjería, extranjeros.inclusion.gob.es : téléchargement du modelo EX-18 et hoja informativa sur l’inscription des citoyens de l’UE.
• Real Decreto 240/2007 (BOE), boe.es : entrée, libre circulation et séjour des citoyens de l’UE et de l’EEE en Espagne, base légale du certificat et de ses conditions.
• Policía Nacional, sede electrónica, sede.policia.gob.es : cita previa pour les démarches d’extranjería et génération du modelo 790 código 012.
• Agencia Tributaria, sede.agenciatributaria.gob.es : critères de résidence fiscale, indépendants de votre inscription administrative.