Quasi tutte le guide sul trasferimento in Spagna si fermano al NIE. Se sei italiano, tedesco, francese o di qualsiasi altro paese UE o SEE e hai intenzione di restare oltre i tre mesi, il NIE è solo metà del lavoro. Il modulo che ti registra davvero come residente è il modelo EX-18, e quello che produce è il certificato verde in formato A4 che tutti citano senza chiamarlo con il nome giusto.

Questa guida è operativa: a che cosa serve l'EX-18, in che cosa si distingue dall'EX-15, chi lo presenta, che cosa devi dimostrare, e che cosa ti dà e non ti dà il certificato. Se sei ancora fermo al numero in sé, parti da che cos'è il numero NIE.

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Che cos'è l'EX-18, e che cos'è davvero il foglio verde A4

Il modelo EX-18 è la domanda di iscrizione nel Registro Central de Extranjeros come cittadino dell'Unione residente in Spagna. Il suo nome spagnolo è Solicitud de inscripción en el Registro Central de Extranjeros, e il documento che ne esce è il certificado de registro de ciudadano de la Unión.

Quel certificato non è una tessera. È un foglio verde, di solito in formato A4, che riporta il tuo nome, la nazionalità, l'indirizzo in Spagna, il NIE e la data di iscrizione nel registro.

È la forma che la residencia amministrativa assume per i cittadini UE e SEE, mentre i cittadini extra UE ricevono un TIE. Il quadro d'insieme, residenza amministrativa, fiscale e sociale, è in tutto quello che devi sapere sulla residencia in Spagna.

Riporta anche il número de soporte, il codice che inizia con IXESP o AXESP e che la FNMT chiede quando richiedi un certificato digitale. Non è il tuo NIE, e confondere i due blocca la richiesta: vedi che cos'è il número de soporte e dove si trova.

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EX-15 o EX-18: quale ti serve

Questi due moduli vengono confusi di continuo. Fanno cose diverse.

• Modelo EX-15 è la domanda di assegnazione di un NIE, o di un certificato che attesta che ne hai già uno. Ti dà un numero e nient'altro: nessuno status, nessuna residencia, nessun diritto di soggiorno.
• Modelo EX-18 è la domanda di iscrizione come cittadino UE residente in Spagna. Ti dà uno status, un'iscrizione nel Registro Central de Extranjeros e il certificato verde che lo dimostra.

Il caso in cui ti servono entrambi è frequente tra chi compra casa. Hai ottenuto un NIE anni fa con un EX-15 per firmare un acquisto, e adesso ti trasferisci davvero in Spagna. Il numero non scade mai, quindi è ancora valido, ma non dice nulla sulla tua residencia: ci presenti sopra un EX-18.

Il caso inverso no. Se non hai mai avuto un NIE e arrivi come nuovo residente UE, l'EX-18 ti assegna il NIE nello stesso momento; presentare prima un EX-15 aggiunge solo un appuntamento e una tasa.

Un altro modulo da conoscere: il tuo coniuge o familiare extra UE non usa l'EX-18 ma il modelo EX-19, che porta a una carta di soggiorno per familiare di cittadino dell'Unione, non al certificato verde.

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Chi deve iscriversi, ed entro quando

L'obbligo nasce dalle norme UE sulla libera circolazione, recepite in Spagna dal Real Decreto 240/2007. Ogni cittadino di uno Stato membro UE o SEE, e della Svizzera, che intende risiedere in Spagna per più di tre mesi deve iscriversi di persona al Registro Central de Extranjeros.

• Soggiorni sotto i tre mesi. Nessuna iscrizione; bastano il passaporto o la carta d'identità nazionale. Un NIE può comunque servirti per comprare un immobile o firmare davanti a un notaio, e quella è una questione da EX-15.
• Soggiorni oltre i tre mesi. L'iscrizione è obbligatoria, e la domanda si presenta entro i tre mesi successivi al tuo ingresso in Spagna.
• Minori e familiari a carico. Vengono iscritti anche loro, tramite il genitore o il cittadino UE da cui dipendono.

L'obbligo è personale, non per nucleo familiare. Ogni adulto presenta il proprio EX-18 alla Oficina de Extranjería o al commissariato di Policía Nacional della sua provincia. Una coppia presenta due moduli e paga due tasas.

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Che cosa devi dimostrare

L'iscrizione non è automatica. Hai il diritto di risiedere, ma devi dimostrare di rientrare in una delle categorie fissate dalle norme sulla libera circolazione. L'ufficio ti chiede in quale casella rientri e vuole i documenti che ci corrispondono.

• Lavoratore dipendente. Un contratto di lavoro, una declaración de contratación firmata dal datore di lavoro, oppure la prova che sei iscritto alla Seguridad Social spagnola. Se già versi contributi, il tuo alta è la prova più pulita che esista: vedi tutto quello che devi sapere sul numero NUSS.
• Lavoratore autonomo. Il tuo alta come autónomo, cioè l'iscrizione censuaria presso l'Agencia Tributaria e l'alta nel RETA presso la Seguridad Social.
• Risorse sufficienti più copertura sanitaria. La via per chi non lavora in Spagna: pensionati, persone che vivono di risparmi o di redditi esteri. Dimostri le risorse per te e per chi dipende da te, e una copertura sanitaria completa in Spagna.
• Studente. Iscrizione a un istituto pubblico o privato, copertura sanitaria e una dichiarazione di risorse sufficienti per il soggiorno.

Sulla via delle risorse, non fidarti di una cifra letta su un forum. La soglia si aggancia ai livelli spagnoli di assistenza sociale e viene rivista periodicamente: fai riferimento alla hoja informativa aggiornata del portale Extranjería.

Copertura sanitaria significa i tuoi contributi, un modulo S1 se sei pensionato di un altro Stato membro, oppure un convenio especial. Le polizze private sono accettate, ma gli uffici chiedono di solito una copertura equivalente al sistema pubblico, senza copagamenti. L'assicurazione di viaggio viene di norma rifiutata.

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I documenti che accompagnano il modulo

• Modelo EX-18, compilato in spagnolo e firmato, scaricato dal portale Extranjería. Un modulo per ogni richiedente.
• Il tuo passaporto o la carta d'identità nazionale, in corso di validità, originale più fotocopia. Un documento scaduto blocca la pratica sul posto.
• La prova della categoria che invochi, tra le quattro qui sopra. È la parte che fa rispedire indietro le pratiche.
• La prova del pagamento della tasa, modelo 790 código 012, pagata prima dell'appuntamento.
• La prova del tuo indirizzo in Spagna. Il certificato riporta un indirizzo, quindi porta il contratto di affitto, l'atto di proprietà o il tuo certificado de empadronamiento.

I documenti rilasciati all'estero e non redatti in spagnolo richiedono di norma una traducción jurada, e i documenti pubblici stranieri possono richiedere l'apostille. Di solito la cosa riguarda i certificati di matrimonio e di nascita e alcune prove di reddito. Avvia entrambe le pratiche prima di prenotare.

L'appuntamento vale una volta sola. Se il giorno stesso manca un documento, lo slot è perso e ti rimetti in coda per una nuova cita previa.

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La tasa e come si paga

Il pagamento passa dal modelo 790 código 012, lo stesso modulo usato per il NIE. Quello che cambia è la casella che barri: quella del certificado de registro de residente comunitario, non quella dell'assegnazione del NIE. Barra la casella del NIE e paghi l'importo sbagliato per la pratica sbagliata, cioè un appuntamento buttato.

Il modulo si genera sulla sede elettronica della Policía Nacional, che stampa l'importo della pratica che hai selezionato. Paga in una banca spagnola o online con una carta spagnola, poi conserva la ricevuta convalidata. Senza quella la pratica non viene lavorata.

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Che cosa ti dà il certificato, e che cosa non ti dà

Che cosa fa:

• Dimostra che risiedi legalmente in Spagna oltre i tre mesi, ed è quello che datori di lavoro, scuole e amministrazioni chiedono di vedere.
• Riporta il tuo NIE, quindi vale anche come documento del NIE se non ne avevi già uno.
• Sblocca il resto della sequenza: le banche lo chiedono di routine prima di passarti da conto per non residenti a conto per residenti, e sostiene l'accesso alla sanità e l'immatricolazione di un veicolo.

Che cosa non fa:

• Non è uno status fiscale. Avere il certificato verde non ti rende residente fiscale in Spagna, e non averlo non ti protegge dal diventarlo. L'Agencia Tributaria applica criteri suoi: più di 183 giorni in Spagna, centro degli interessi economici, famiglia. Vedi l'impatto del NIE sul tuo status fiscale.
• Non è un TIE. Il TIE è la carta di soggiorno in plastica per i cittadini extra UE. Un cittadino italiano o francese che chiede un TIE sta chiedendo il documento sbagliato.
• Non è un documento di identità. Non c'è nessuna fotografia sopra, quindi continui a portare con te la carta d'identità nazionale o il passaporto. La NIE Easy Card, facoltativa, è un formato comodo senza alcun valore legale proprio.
• Non è il padrón. Il padrón è il registro degli abitanti tenuto dal Comune: pratica separata, documento separato, ed è quello che condiziona il medico di quartiere, un posto a scuola o un abbonamento ai trasporti.
• Non è la fine del percorso. Il numero NIE che riporta non scade mai, ma il certificato resta un documento: i cambi di indirizzo e di nazionalità vanno comunicati, e dopo cinque anni continuativi di residenza chiedi il certificato di registro permanente previsto dal Real Decreto 240/2007.

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Gli errori che costano un appuntamento

• Presentare un EX-15 quando la situazione chiedeva un EX-18, oppure prenotare sul portale della cita previa la pratica del NIE invece di quella del certificado de registro.
• Barrare la casella del NIE sul modelo 790 código 012 e presentarsi con la tasa sbagliata già pagata.
• Portare un'assicurazione di viaggio al posto di una vera copertura sanitaria sulla via delle risorse sufficienti.
• Lasciar scadere i tre mesi dall'arrivo prima di presentare la domanda.
• Presentarsi con documenti stranieri né tradotti né apostillati.
• Dare per scontato che l'appuntamento si svolga in inglese. Il modulo è in spagnolo, e in spagnolo è anche il colloquio.

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Da dove cominciare

Un ordine di lavoro che funziona: sistema l'alloggio e iscriviti al padrón, metti insieme le prove della categoria che ti riguarda, avvia le eventuali traduzioni o apostille, paga il modelo 790 código 012 per il certificado de registro, poi prenota la cita previa.

L'appuntamento è il collo di bottiglia, esattamente come per il NIE. Le attese vanno all'incirca da 1 a 4 settimane nelle province medie e da 4 a 6 settimane a Madrid, Barcellona, Málaga e Marbella, e luglio, agosto e settembre sono i mesi peggiori. Il portale ti permette di controllare più uffici nella stessa provincia, il modo più semplice per trovare uno slot prima.

Da Gestoraz seguiamo a distanza le pratiche amministrative spagnole, dal NIE al certificato di registrazione UE, e coordiniamo quello che di solito lo accompagna: padrón, NUSS, conto in banca e certificato digitale.

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Fonti ufficiali

• Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, portale Extranjería, extranjeros.inclusion.gob.es: download del modelo EX-18 e della hoja informativa sull'iscrizione dei cittadini UE.
• Real Decreto 240/2007 (BOE), boe.es: ingresso, libera circolazione e residenza dei cittadini UE e SEE in Spagna, base giuridica del certificato e sue condizioni.
• Policía Nacional, sede electrónica, sede.policia.gob.es: cita previa per le pratiche di extranjería e generazione del modelo 790 código 012.
• Agencia Tributaria, sede.agenciatributaria.gob.es: criteri di residenza fiscale, indipendenti dalla tua iscrizione amministrativa.