De meeste gidsen over verhuizen naar Spanje stoppen bij het NIE. Ben je Nederlander of Belg, of burger van een ander land van de EU of de EER, en blijf je langer dan drie maanden, dan is het NIE maar het halve werk. Het formulier dat je echt als ingezetene inschrijft is het modelo EX-18, en wat het oplevert is het groene A4 dat iedereen noemt zonder het ooit correct te benoemen.

Dit artikel is procedureel: waar de EX-18 voor dient, hoe hij verschilt van de EX-15, wie hem indient, wat je moet bewijzen, en wat het certificaat wel en niet geeft. Zit je nog bij het nummer zelf, begin dan bij wat een NIE-nummer is.

‍

Wat de EX-18 is, en wat dat groene A4 precies is

De modelo EX-18 is de aanvraag tot inschrijving in het Registro Central de Extranjeros als burger van de Unie die in Spanje woont. De Spaanse naam is Solicitud de inscripción en el Registro Central de Extranjeros, en het document dat eruit komt heet certificado de registro de ciudadano de la Unión.

Dat certificaat is geen kaart. Het is een groen vel, meestal A4-formaat, met je naam, je nationaliteit, je adres in Spanje, je NIE en de datum van inschrijving in het register.

Het is de vorm die administratieve residentie aanneemt voor burgers van de EU en de EER, daar waar niet-EU-burgers een TIE krijgen. Het bredere plaatje, administratieve tegenover fiscale en sociale residentie, staat in alles wat je moet weten over residencia in Spanje.

Op het certificaat staat ook het número de soporte, de code die met IXESP of AXESP begint en die de FNMT vraagt als je een digitaal certificaat aanvraagt. Het is niet je NIE, en die twee door elkaar halen blokkeert de aanvraag: zie wat het número de soporte is en waar je het vindt.

‍

EX-15 of EX-18: welke je nodig hebt

Deze twee formulieren worden voortdurend verward. Ze doen iets anders.

• Modelo EX-15 is de aanvraag om een NIE toegekend te krijgen, of om een bewijs dat je er al een hebt. Het levert een nummer op en verder niets: geen status, geen residentie, geen verblijfsrecht.
• Modelo EX-18 is de aanvraag tot inschrijving als EU-burger die in Spanje woont. Het levert een status op, een inschrijving in het Registro Central de Extranjeros, en het groene certificaat als bewijs daarvan.

Het geval waarin je ze allebei nodig hebt, komt vaak voor bij kopers. Je hebt jaren geleden een NIE gehaald met een EX-15 om een akte te tekenen, en nu verhuis je echt naar Spanje. Het nummer verloopt nooit, dus het is nog geldig, maar het zegt niets over je residentie: je dient er een EX-18 bovenop in.

Andersom werkt het niet zo. Heb je nog nooit een NIE gehad en kom je aan als nieuwe EU-ingezetene, dan kent de EX-18 je NIE meteen mee toe. Eerst een EX-15 indienen levert alleen een extra afspraak en een extra tasa op.

Nog één formulier om te kennen: je partner of familielid van buiten de EU gebruikt niet de EX-18 maar de modelo EX-19, die leidt tot een verblijfskaart voor familielid van een burger van de Unie, niet tot een groen certificaat.

‍

Wie zich moet inschrijven, en binnen welke termijn

De verplichting komt uit de Europese regels over vrij verkeer, in Spanje omgezet in Real Decreto 240/2007. Iedere onderdaan van een lidstaat van de EU of de EER, en van Zwitserland, die van plan is langer dan drie maanden in Spanje te wonen, moet zich persoonlijk laten inschrijven in het Registro Central de Extranjeros.

• Verblijf korter dan drie maanden. Geen inschrijving; je paspoort of identiteitskaart volstaat. Je kunt wel een NIE nodig hebben om vastgoed te kopen of bij de notaris te tekenen, en dat is een zaak van de EX-15.
• Verblijf langer dan drie maanden. Inschrijving is verplicht, en de aanvraag wordt ingediend binnen de drie maanden na je aankomst in Spanje.
• Minderjarigen en gezinsleden ten laste. Die worden ook ingeschreven, via de ouder of de EU-burger van wie ze afhangen.

De verplichting is persoonlijk, niet per gezin. Elke volwassene dient zijn eigen EX-18 in bij de Oficina de Extranjería of het bureau van de Policía Nacional van zijn provincie. Een koppel dient twee formulieren in en betaalt twee tasas.

‍

Wat je moet bewijzen

De inschrijving gaat niet vanzelf. Je hebt het recht om te verblijven, maar je moet aantonen dat je in een van de categorieën van de regels over vrij verkeer valt. Het loket vraagt in welk vakje je past en wil de papieren die daarbij horen.

• Werknemer. Een arbeidsovereenkomst, een door de werkgever ondertekende declaración de contratación, of het bewijs dat je bij de Spaanse sociale zekerheid bent aangemeld. Draag je al bij, dan is je alta het zuiverste bewijs dat er is: zie alles wat je moet weten over het NUSS-nummer.
• Zelfstandige. Je alta als autónomo, dus de inschrijving in het belastingregister bij de Agencia Tributaria en de alta in het RETA bij de sociale zekerheid.
• Voldoende middelen plus ziektekostendekking. De route voor wie niet in Spanje werkt: gepensioneerden, mensen die van spaargeld of buitenlands inkomen leven. Je bewijst middelen voor jezelf en voor iedereen die van je afhangt, en volledige ziektekostendekking in Spanje.
• Student. Inschrijving aan een openbare of private instelling, ziektekostendekking, en een verklaring van voldoende middelen voor de duur van het verblijf.

Ga op de route van de voldoende middelen niet af op een bedrag dat je op een forum leest. De drempel verwijst naar de Spaanse bijstandsnormen en wordt periodiek herzien: houd je aan de actuele hoja informativa van het Extranjería-portaal.

Ziektekostendekking betekent je eigen bijdragen, een S1-formulier als je gepensioneerd bent uit een andere lidstaat, of een convenio especial. Private polissen worden aanvaard, maar loketten vragen doorgaans een dekking die gelijkwaardig is aan het publieke stelsel, zonder eigen bijdragen. Een reisverzekering wordt in de regel geweigerd.

‍

De documenten die bij het formulier horen

• Modelo EX-18, in het Spaans ingevuld en ondertekend, gedownload van het Extranjería-portaal. Eén formulier per aanvrager.
• Je paspoort of identiteitskaart, geldig, origineel plus een fotokopie. Een verlopen document blokkeert het dossier ter plekke.
• Het bewijs van de categorie waarop je je beroept, uit de vier hierboven. Dit is het onderdeel waarop dossiers worden teruggestuurd.
• Het betaalbewijs van de tasa, het modelo 790 código 012, betaald vóór de afspraak.
• Het bewijs van je adres in Spanje. Op het certificaat staat een adres, dus neem het huurcontract, de eigendomsakte of je certificado de empadronamiento mee.

Documenten die in het buitenland zijn afgegeven en niet in het Spaans zijn opgesteld, hebben meestal een beëdigde vertaling nodig, en buitenlandse openbare akten vaak een apostille. Dat treft vooral huwelijks- en geboorteakten en sommige inkomensbewijzen. Zet allebei in gang voor je boekt.

De afspraak is eenmalig. Ontbreekt er die dag een document, dan is het tijdslot weg en sta je opnieuw in de rij voor een nieuwe cita previa.

‍

De tasa en hoe je die betaalt

De taks betaal je met het modelo 790 código 012, hetzelfde formulier als voor het NIE. Wat verandert is het vakje dat je aankruist: dat van het certificado de registro de residente comunitario, niet dat van de toekenning van een NIE. Kruis je het NIE-vakje aan, dan betaal je het verkeerde bedrag voor de verkeerde procedure, en dat is een verloren afspraak.

Je genereert het formulier op de sede electrónica van de Policía Nacional, die het bedrag afdrukt dat bij de gekozen procedure hoort. Betaal bij een Spaanse bank of online met een Spaanse kaart, en bewaar het gevalideerde bewijs. Zonder dat bewijs wordt het dossier niet behandeld.

‍

Wat het certificaat je wel geeft, en wat niet

Wat het wel doet:

• Het bewijst dat je legaal langer dan drie maanden in Spanje verblijft, en dat is precies wat werkgevers, scholen en overheden willen zien.
• Het draagt je NIE, dus het dient meteen als je NIE-document als je er nog geen had.
• Het opent de rest van de reeks: banken vragen het standaard voor ze je van een niet-ingezetenenrekening naar een ingezetenenrekening overzetten, en het ondersteunt de aansluiting bij de zorg en de inschrijving van een voertuig.

Wat het niet doet:

• Het is geen fiscaal statuut. Het groene certificaat maakt je geen fiscaal inwoner van Spanje, en het niet hebben beschermt je er evenmin tegen. De Agencia Tributaria hanteert eigen criteria: meer dan 183 dagen in Spanje, centrum van economische belangen, gezin. Zie de impact van je NIE op je belastingstatus.
• Het is geen TIE. Het TIE is de plastic verblijfskaart voor niet-EU-burgers. Een Nederlander of een Duitser die om een TIE vraagt, vraagt om het verkeerde document.
• Het is geen identiteitsbewijs. Er staat geen foto op, dus je draagt je identiteitskaart of paspoort er nog altijd naast bij je. De optionele NIE Easy Card is een handig formaat zonder eigen juridische waarde.
• Het is niet het padrón. Het padrón is het inwonersregister van de gemeente: aparte procedure, apart document, en het is dat wat een huisarts, een schoolplaats of een vervoersabonnement mogelijk maakt.
• Het is niet het eindpunt. Het NIE-nummer erop verloopt nooit, maar het certificaat is een document: adres- en nationaliteitswijzigingen moet je melden, en na vijf ononderbroken jaren verblijf vraag je het permanente registratiecertificaat aan op grond van Real Decreto 240/2007.

‍

De fouten die je een afspraak kosten

• Een EX-15 indienen terwijl de situatie om een EX-18 vroeg, of op het portaal voor de cita previa de NIE-procedure boeken in plaats van die van het certificado de registro.
• Het NIE-vakje aankruisen op het modelo 790 código 012 en met de verkeerde tasa betaald aankomen.
• Op de route van de voldoende middelen een reisverzekering meenemen in plaats van een echte ziektekostendekking.
• De drie maanden na aankomst laten verstrijken voor je indient.
• Komen opdagen met buitenlandse documenten die niet vertaald en niet geapostilleerd zijn.
• Ervan uitgaan dat de afspraak in het Engels verloopt. Het formulier is in het Spaans en het gesprek ook.

‍

Waar je begint

Een werkbare volgorde: regel je woning en schrijf je in op het padrón, verzamel het bewijs voor de categorie die op jou van toepassing is, zet elke vertaling of apostille in gang, betaal het modelo 790 código 012 voor het certificado de registro, en boek dan pas de cita previa.

De afspraak is het knelpunt, net als bij het NIE. De wachttijd loopt ruwweg van 1 tot 4 weken in middelgrote provincies tot 4 tot 6 weken in Madrid, Barcelona, Málaga en Marbella, en juli, augustus en september zijn de slechtste maanden. Op het portaal kun je meerdere kantoren binnen dezelfde provincie afzoeken, de eenvoudigste manier om een vroeger tijdslot te vinden.

Bij Gestoraz behandelen we Spaanse administratieve dossiers op afstand, van het NIE tot het registratiecertificaat voor EU-burgers, en we stemmen af wat er meestal bij hoort: padrón, NUSS, bankrekening en digitaal certificaat.

‍

Officiële bronnen

• Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, portaal Extranjería, extranjeros.inclusion.gob.es: download van de modelo EX-18 en de hoja informativa over de inschrijving van EU-burgers.
• Real Decreto 240/2007 (BOE), boe.es: binnenkomst, vrij verkeer en verblijf van burgers van de EU en de EER in Spanje, de juridische basis van het certificaat en zijn voorwaarden.
• Policía Nacional, sede electrónica, sede.policia.gob.es: cita previa voor extranjería-procedures en het genereren van het modelo 790 código 012.
• Agencia Tributaria, sede.agenciatributaria.gob.es: criteria voor fiscale residentie, los van je administratieve inschrijving.