Tens um NIE algures. Foi atribuído durante um ano de estudante em Salamanca, ou numa compra de imóvel em 2016, e o papel que o trazia não sobreviveu à mudança. O número continua ativo no registo: o que perdeste foi a tua cópia dele.

O número nunca caduca e não podes ter dois, pelo que isto é um problema de recuperação, nunca um pedido: essa parte fica esclarecida em renovar o teu NIE. Este guia é a camada que está por baixo: onde o número está fisicamente impresso, como distingui-lo dos outros códigos da página, como verificar se o que encontraste faz sentido, e do que um balcão precisa antes de o consultar.

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Onde o número já está registado

Dedica dez minutos a fixar o formato antes de ires para qualquer fila: uma letra, sete dígitos, uma letra. Esse formato aparece em mais sítios do que as pessoas imaginam, começando pelo que a Policía Nacional ou o consulado te entregou na altura.

• O A4 verde, o certificado de registro de ciudadano de la Unión para cidadãos da UE. O NIE encontra-se no corpo do certificado, junto ao teu nome. O código perto do canto superior direito ou do selo, que começa por IXESP ou AXESP, é o soporte.
• A TIE, para residentes de fora da UE. O NIE está na frente, no bloco de identidade com a fotografia e a data de validade da autorização. O código que começa por E no verso, junto às setas legíveis por máquina, é o soporte.
• obrigações fiscais em Espanha. O NIF está no topo de cada modelo e, para uma pessoa singular estrangeira, o NIF é o NIE: um antigo modelo 210, um modelo 100, um modelo 030.
• Escrituras notariais. O escritura de compra, hipoteca ou herança identifica cada parte por número, e o notário guarda o original quando a tua cópia se perde.
• Contratos. Um contrato de trabalho espanhol e os respetivos recibos de vencimento, um processo de abertura de conta, extratos bancários, um contrato de arrendamento, uma apólice de seguro.
• O teu padrón. A câmara municipal registou-te com um número de identificação, pelo que um certificado de empadronamiento vale a pena pedir, embora o que nele consta varie consoante o município.

Um hábito evita a próxima pesquisa: fotografa qualquer documento novo no dia em que chega e guarda o NIE e o soporte separadamente.

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Distinguir um NIE de um soporte, de um NUSS e de um DNI

Muitas pesquisas falhadas nem sequer são pesquisas: o número estava na página e foi lido como outra coisa. Circulam quatro identificadores nos mesmos documentos, cada um com um formato reconhecível.

• NIE. X, Y ou Z, sete dígitos, uma letra de controlo, por exemplo X1234567L. O X assinala os números mais antigos, o Y os emitidos desde 2008, o Z os mais recentes. Identifica a pessoa, e para um particular estrangeiro funciona também como o NIF: consulta NIE versus NIF.
• Número de soporte. E mais oito dígitos num TIE (E12345678), IXESP ou AXESP mais dígitos num A4 verde (IXESP00012345A). Identifica o documento, não tu, e muda a cada renovação: ver o número de soporte.
• NUSS. Doze algarismos no formato XX/XXXXXXXX/XX, sendo os dois primeiros os da província que o atribuiu. Número da segurança social, emitido pela TGSS, sem relação com o NIE: consulta o número NUSS.
• DNI. Oito dígitos e uma letra de controlo, apenas para cidadãos espanhóis. Quando um formulário pede um DNI a um estrangeiro, a resposta é o teu NIE.

A regra rápida: nove caracteres que começam por X, Y ou Z és tu, E ou IXESP é o documento, doze dígitos são a segurança social.

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A letra de controlo e o que ela te diz sobre um número que encontraste

O último carácter é obtido a partir dos sete dígitos por um algoritmo fixo, razão pela qual um dígito mal escrito é normalmente detetado no momento em que o número é introduzido num formulário espanhol: o par deixa de coincidir e o número é devolvido como inválido. Não publicamos a fórmula, porque só a estrutura já te dá quatro verificações úteis.

• Exatamente nove caracteres: uma letra, sete dígitos, uma letra. Seis ou oito dígitos significam que se perdeu ou acrescentou um carácter.
• O a primeira letra é X, Y ou Z, nada mais. Um número que comece por outra letra é uma empresa NIF, um soporte, ou não é de todo um NIE.
• Os espaços, pontos e hífenes são não faz parte dele. X-1234567-L e X1234567L são o mesmo número.
• O leituras erradas clássicas são 0 com O, 1 com I e, na escrita à mão, 5 com S.

Uma coisa a não fazer: recalcular a letra de controlo para obter um número trabalho. Um dígito errado com a letra correspondente não é o teu número, é um número válido que pertence a outra pessoa: passa na verificação do formulário e falha no balcão. Só o registo te diz o que está certo.

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Consultar a Policía Nacional e o que precisam antes de verificar

O registo é mantido centralmente pela Dirección General de la Policía. Na prática, vais a uma esquadra da Policía Nacional com balcão de extranjería, ou a uma Oficina de Extranjería, e pedes que te localizem no registo. Dizerem-te o teu próprio número é gratuito. O obstáculo é provar que és a pessoa que consta do processo, que foi aberto com dados que já podes não ter.

• O teu passaporte atual, original mais fotocópia. Os funcionários comparam o número que consta do processo com o documento que tens na mão, e um passaporte caducado bloqueia mais do que se imagina.
• O passaporte antigo, ou o respetivo número, se entretanto renovaste. Esta é a chave com que o ficheiro foi aberto.
• O teu nome tal como era escrito na altura: um apelido de solteira, um segundo nome entretanto abandonado, apelidos pela ordem registada no formulário espanhol.
• Data e local de nascimento, que te distinguem de alguém com o mesmo nome.
• Onde e aproximadamente quando foi emitido: cidade, ano, e se passou por uma esquadra, um consulado ou uma gestoría.
• Tudo o que cite um número parcial, mesmo uma fotocópia de má qualidade. Confirmar um número é mais rápido do que encontrar um.

Duas limitações. Ninguém divulga o teu número a terceiros, pelo que tens de ir ao balcão pessoalmente ou fazer-te representar por alguém com uma procuração notarial. Além disso, é necessária cita previa: cada marcação só pode ser utilizada uma vez, os tempos de espera variam entre 1 e 4 semanas consoante a província e são mais longos de julho a setembro.

Se precisas do número em papel em vez de apenas lido, é um pedido diferente. O EX-15 abrange certificados sobre a tua situação no registo, bem como primeiros pedidos, e um certificado tem a sua própria tasa no modelo 790 código 012. Assinalar a finalidade correta é o que torna a marcação útil: vê o formulário EX-15.

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A partir do estrangeiro: voltar ao consulado

Fora de Espanha, o consulado é o balcão realista, e o melhor ponto de partida é o posto que tratou do teu pedido original: foi ele que abriu o processo. Se o número foi atribuído em Espanha, o consulado que abrange a tua área continua a ser o sítio onde perguntar, mas a quantidade de informação que pode consultar varia de posto para posto. Escreve antes de viajares, com digitalizações de ambos os passaportes.

Não leias os prazos dos pedidos consulares como prazos de consulta: para um primeiro NIE, os consulados são a via mais lenta, com 6 a 12 semanas entre a marcação e a emissão, das quais 4 a 8 semanas à espera da marcação. Para uma consulta não há valor publicado. A alternativa remota é uma procuração notarial, apostilada se for assinada fora de Espanha, que permita a uma gestoría pedi-lo por ti, e tem de abranger especificamente esse pedido.

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Quando o número está certo, mas o nome não

Segunda família de casos: tens um número, provavelmente é o teu, e mesmo assim algo continua a não corresponder. Descobre de que lado está o erro.

A jusante é o mais comum. Um banco, uma entidade patronal, um notário ou uma seguradora digitou o teu número a partir de um telefonema ou de uma digitalização de má qualidade, e a cópia deles tem um carácter errado. Nada na Policía Nacional resolve isso: envia-lhes, por escrito, uma imagem do teu documento. Ditar números em voz alta é como estes erros começam.

A montante é quando o registo contém uma versão da tua identidade que já não corresponde aos teus documentos. As causas habituais: os formulários espanhóis esperam dois apelidos, quando a maioria dos passaportes estrangeiros tem apenas um; um apelido composto dividido pelos dois campos; um nome de casado registado em vez do nome do passaporte; um nome próprio intermédio omitido; acentos e ñ suprimidos; ou um passaporte renovado entretanto. O número está então correto e, mesmo assim, falha.

• Registos fiscais. Modificar os dados de identificação de uma pessoa singular, nome, apelidos e número de documento, é para isso que serve o modelo 030: vê o modelo 030.
• O registo de estrangeiros. O documento de referência é o teu passaporte: leva o original e pede que o registo seja alinhado com ele. Obtê-lo em papel depois disso é um pedido de certidão.
• Segurança social. O NUSS é um registo separado, com a sua própria cópia dos teus dados. Se o nome também for diferente aí, corrige-o junto da TGSS.

E, se circularem dois números em teu nome, não escolhas o que preferes: um deles é um erro de transcrição, e só o registo permite determinar qual.

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Porque é que um segundo pedido não é um atalho

Quando uma consulta implica uma marcação, voltar a pedir parece mais rápido. Não é: o registo associa-te ao processo que já existe, e terás gasto a taxa de 9,84 euros no modelo 790 código 012, um EX-15 e uma marcação de utilização única só para ouvires isso.

O que queres é uma consulta, um certificado ou, se o que perdeste foi o documento e não o número, um duplicado: o mesmo formulário, com uma finalidade diferente assinalada, o mesmo NIE no novo documento e um novo soporte.

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Por onde começar

Segue esta ordem: cada passo é mais barato do que o seguinte.

• Dez minutos nos teus próprios ficheiros, com a forma do número em mente: declarações fiscais, escrituras, contratos, extratos bancários, cópias de segurança antigas do telemóvel.
• Faz as verificações estruturais ao que encontrares e separa o NIE do soporte antes de usares qualquer um deles.
• Se não encontrares nada, reúne os comprovativos de identidade antes de marcares: ambos os passaportes, o nome tal como foi escrito, a data e o local de nascimento, a cidade e o ano do pedido original.
• Depois, marca o atendimento ao balcão, em Espanha ou no consulado, pede o número em papel se precisares de o comprovar perante outra pessoa e corrige por escrito todas as cópias posteriores que estejam erradas.

Na Gestoraz tratamos remotamente dos processos administrativos espanhóis, incluindo processos de NIE e duplicados de um documento perdido, bem como os passos que dependem do número: conta bancária, certificado digital e padrón.

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Fontes oficiais

• Policía Nacional, sede electrónica, sede.policia.gob.es: registo de estrangeiros, cita previa, NIE e trâmites de certificados, duplicados.
• Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, portal de Extranjería, extranjeros.inclusion.gob.es: formulários oficiais de pedido, incluindo o EX-15, e informações sobre documentos NIE.
• Agencia Tributaria, sede.agenciatributaria.gob.es: reconhecimento do NIE como NIF, e atualizações do recenseamento através do modelo 030.
• Rede consular espanhola, exteriores.gob.es: diretório de consulados para pedidos e esclarecimentos a partir do estrangeiro.