Je hebt ergens een NIE. Het werd toegekend tijdens een studiejaar in Salamanca, of bij een woningaankoop in 2016, en het papier waar het op stond heeft de verhuizing niet overleefd. Het nummer staat nog altijd in het register: wat je kwijt bent, is jouw kopie ervan.

Het nummer verloopt nooit en je kunt er geen twee hebben, dus dit is een zoekprobleem, nooit een aanvraag: dat deel is afgehandeld in het NIE verlengen. Deze gids ligt een laag lager: waar het nummer fysiek gedrukt staat, hoe je het onderscheidt van de andere codes op de pagina, hoe je controleert wat je vindt, en wat een loket nodig heeft voor het iets opzoekt.

‍

Waar het nummer al ergens staat

Neem tien minuten met het formaat in je hoofd voor je ergens in de rij gaat staan: één letter, zeven cijfers, één letter. Die vorm staat op meer plekken dan mensen denken, te beginnen bij wat de Policía Nacional of het consulaat je destijds heeft meegegeven.

• Het groene A4, het certificado de registro de ciudadano de la Unión voor EU-burgers. Het NIE staat in de tekst van het certificaat, naast je naam. De code rechtsboven of bij het stempel, die begint met IXESP of AXESP, is het soporte.
• Het TIE, voor niet-EU-burgers. Het NIE staat op de voorkant, in het identiteitsblok met de foto en de vervaldatum van het verblijf. De code op de achterkant die met E begint, naast de machineleesbare chevrons, is het soporte.
• Spaanse belastingaangiften. Het NIF staat bovenaan elk modelo, en voor een buitenlandse particulier is het NIF het NIE: een oud modelo 210, een modelo 100, een modelo 030.
• Notariële akten. De escritura van een aankoop, een hypotheek of een erfenis identificeert elke partij met een nummer, en de notaris bewaart het origineel als jouw kopie weg is.
• Contracten. Een Spaans arbeidscontract en de bijbehorende loonstroken, een dossier van een rekeningopening, bankafschriften, een huurcontract, een verzekeringspolis.
• Je padrón. Het gemeentehuis heeft je ingeschreven onder een identiteitsnummer, dus een certificado de empadronamiento is het aanvragen waard, al verschilt het per gemeente wat erop wordt afgedrukt.

Eén gewoonte voorkomt de volgende zoektocht: fotografeer elk nieuw document op de dag dat het binnenkomt, en bewaar het NIE en het soporte apart.

‍

Het NIE onderscheiden van het soporte, het NUSS en het DNI

Veel mislukte zoektochten zijn helemaal geen zoektochten: het nummer stond op de pagina en werd voor iets anders aangezien. Vier identifiers circuleren op dezelfde documenten, elk met een herkenbare vorm.

• NIE. X, Y of Z, zeven cijfers, een controleletter, bijvoorbeeld X1234567L. X staat op de oudste nummers, Y op de nummers die sinds 2008 zijn uitgegeven, Z op de recentste. Het identificeert de persoon, en voor een buitenlandse particulier doet het dienst als NIF: zie het verschil tussen NIE en NIF.
• Número de soporte. E plus acht cijfers op een TIE (E12345678), IXESP of AXESP plus cijfers op een groen A4 (IXESP00012345A). Het identificeert het document, niet jou, en verandert bij elke heruitgifte: zie wat het número de soporte is en waar je het vindt.
• NUSS. Twaalf cijfers geschreven als XX/XXXXXXXX/XX, waarbij de eerste twee de provincie van toekenning aangeven. Sociale zekerheid, uitgegeven door de TGSS, zonder enig verband met het NIE: zie alles wat je moet weten over het NUSS-nummer.
• DNI. Acht cijfers en een controleletter, alleen voor Spaanse staatsburgers. Vraagt een formulier een buitenlander om een DNI, dan is jouw NIE het antwoord.

De snelle regel: negen tekens die beginnen met X, Y of Z, dat ben jij; E of IXESP is het document; twaalf cijfers zijn de sociale zekerheid.

‍

De controleletter, en wat ze zegt over een nummer dat je vindt

Het laatste teken wordt met een vast algoritme uit de zeven cijfers afgeleid, en daarom wordt één verkeerd getypt cijfer normaal meteen opgemerkt zodra het nummer in een Spaans formulier wordt ingevoerd: het paar klopt niet meer en het nummer komt terug als ongeldig. Wij publiceren de formule niet, want de structuur alleen levert je al vier bruikbare controles op.

• Precies negen tekens: één letter, zeven cijfers, één letter. Zes of acht cijfers betekent dat er een teken is weggevallen of bijgekomen.
• De eerste letter is X, Y of Z, niets anders. Een nummer dat met een andere letter begint, is een NIF van een vennootschap, een soporte, of gewoon geen NIE.
• Spaties, punten en streepjes horen er niet bij. X-1234567-L en X1234567L zijn hetzelfde nummer.
• De klassieke leesfouten zijn 0 tegenover O, 1 tegenover I, en bij handschrift 5 tegenover S.

Eén ding dat je niet moet doen: de controleletter herberekenen zodat een nummer werkt. Een verkeerd cijfer met een bijpassende letter is niet jouw nummer, het is een geldig nummer van iemand anders: het komt door de formuliercontrole en sneuvelt aan het loket. Alleen het register zegt wat klopt.

‍

Het opvragen bij de Policía Nacional, en wat ze nodig hebben

Het register wordt centraal beheerd door de Dirección General de la Policía. In de praktijk ga je naar een bureau van de Policía Nacional met een extranjería-loket, of naar een Oficina de Extranjería, en vraag je om je erin op te zoeken. Je eigen nummer te horen krijgen kost niets. De horde is het bewijs dat jij de persoon in het dossier bent, want dat dossier is geopend met gegevens die je vandaag misschien niet meer bij je hebt.

• Je huidige paspoort, origineel plus fotokopie. Loketten vergelijken het nummer in het dossier met het document in je hand, en een verlopen paspoort blokkeert meer dan mensen denken.
• Het oude paspoort, of het nummer ervan, als je sindsdien hebt vernieuwd. Dat is de sleutel waarmee het dossier is geopend.
• Je naam zoals hij toen gespeld werd: een meisjesnaam, een tweede voornaam die je sindsdien weglaat, achternamen in de volgorde die het Spaanse formulier heeft vastgelegd.
• Geboortedatum en geboorteplaats, die je onderscheiden van een naamgenoot.
• Waar en ongeveer wanneer het is afgegeven: stad, jaar, en of het via een politiebureau, een consulaat of een gestoría is gelopen.
• Alles waar een gedeeltelijk nummer op staat, ook een slechte fotokopie. Een nummer bevestigen gaat sneller dan er een terugvinden.

Twee beperkingen. Niemand geeft je nummer aan een derde, dus jij staat aan het loket, of een vertegenwoordiger met een notariële volmacht. En het loopt via een cita previa: afspraken zijn eenmalig, de wachttijd is 1 tot 4 weken naargelang de provincie, het slechtst van juli tot september.

Heb je het nummer op papier nodig in plaats van voorgelezen, dan is dat een ander verzoek. De EX-15 dekt naast eerste aanvragen ook certificaten over je situatie in het register, en een certificaat draagt zijn eigen tasa via het modelo 790 código 012. Het juiste verzoek aanvinken is wat de afspraak nuttig maakt: zie het modelo EX-15 invullen.

‍

Vanuit het buitenland: terug naar het consulaat

Buiten Spanje is het consulaat het realistische loket, en het beste startpunt is de post die je oorspronkelijke aanvraag heeft behandeld: die heeft het dossier geopend. Is het nummer in Spanje toegekend, dan blijft het consulaat van jouw ressort de plek om het te vragen, maar hoeveel het kan raadplegen verschilt van post tot post. Schrijf voor je reist, met scans van beide paspoorten.

Lees consulaire aanvraagtermijnen niet als opzoektermijnen: voor een eerste NIE is het consulaat de traagste route, met 6 tot 12 weken tussen boeking en afgifte, waarvan 4 tot 8 weken wachten op de afspraak. Voor een raadpleging bestaat er geen gepubliceerd cijfer. Het alternatief op afstand is een notariële volmacht, geapostilleerd als ze buiten Spanje is getekend, waarmee een gestoría het voor je vraagt, en die volmacht moet dat verzoek uitdrukkelijk dekken.

‍

Als het nummer klopt maar de naam niet

Tweede categorie gevallen: je hebt een nummer, het is waarschijnlijk van jou, en toch weigert iets te matchen. Zoek uit aan welke kant de fout zit.

Aan de ontvangende kant zit het meest voorkomende geval. Een bank, een werkgever, een notaris of een verzekeraar heeft je nummer overgetypt uit een telefoongesprek of een slechte scan, en in hun kopie staat één teken verkeerd. Daar verandert de Policía Nacional niets aan: stuur hun schriftelijk een afbeelding van je document. Nummers hardop dicteren is precies hoe die fouten ontstaan.

Aan de registerkant houdt de administratie een versie van je identiteit bij die niet meer overeenkomt met je documenten. De gebruikelijke oorzaken: Spaanse formulieren verwachten twee achternamen waar de meeste buitenlandse paspoorten er één dragen, een samengestelde achternaam verdeeld over beide velden, een huwelijksnaam genoteerd in plaats van de paspoortnaam, een tweede voornaam weggelaten, accenten en de ñ eraf gehaald, of een paspoort dat sindsdien is vernieuwd. Het nummer klopt dan, en toch loopt het vast.

• Fiscale gegevens. Identificatiegegevens van een particulier wijzigen, voornaam, achternamen en documentnummer, daar dient het modelo 030 voor: zie modelo 030 in Spanje.
• Het vreemdelingenregister. Het referentiedocument is je paspoort: neem het origineel mee en vraag om het register daarmee in lijn te brengen. Het daarna op papier krijgen is een certificaataanvraag.
• Sociale zekerheid. Het NUSS zit in een apart register met een eigen kopie van je gegevens. Wijkt de naam daar ook af, corrigeer dat dan bij de TGSS.

En circuleren er twee nummers op jouw naam, kies dan niet het nummer dat je het beste uitkomt: een van de twee is een overschrijffout, en alleen het register beslist welke.

‍

Waarom een tweede aanvraag niet de snelle weg is

Als een opzoeking een afspraak vergt, lijkt opnieuw aanvragen sneller. Dat is het niet: het register koppelt je aan het dossier dat al bestaat, en je hebt dan de tasa van 9,84 euro via het modelo 790 código 012, een EX-15 en een eenmalige afspraak uitgegeven om dat te horen.

Wat je wilt is een raadpleging, een certificaat, of, als je het document kwijt bent en niet het nummer, een duplicado: hetzelfde formulier, een ander verzoek aangevinkt, hetzelfde NIE op het nieuwe document, een nieuw soporte erop.

‍

Waar je begint

Werk in deze volgorde: elke stap is goedkoper dan de volgende.

• Tien minuten in je eigen papieren met de vorm van het nummer in je hoofd: belastingaangiften, akten, contracten, bankafschriften, oude telefoonback-ups.
• Doe de structuurcontroles op wat je vindt, en scheid het NIE van het soporte voor je een van beide gebruikt.
• Levert dat niets op, verzamel dan het identiteitsbewijs voor je boekt: beide paspoorten, de naam zoals hij gespeld werd, geboortedatum en geboorteplaats, stad en jaar van de oorspronkelijke aanvraag.
• Boek daarna het loket, in Spanje of bij het consulaat, vraag het nummer op papier als je het aan iemand moet bewijzen, en corrigeer schriftelijk elke foute kopie aan de ontvangende kant.

Bij Gestoraz behandelen we Spaanse administratieve dossiers op afstand, waaronder NIE-dossiers en duplicados van een verloren document, en de stappen die van het nummer afhangen: bankrekening, digitaal certificaat en padrón.

‍

Officiële bronnen

• Policía Nacional, sede electrónica, sede.policia.gob.es: vreemdelingenregister, cita previa, procedures voor het NIE en voor certificaten, duplicados.
• Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, portaal Extranjería, extranjeros.inclusion.gob.es: de officiële aanvraagformulieren waaronder de EX-15, en informatie over de NIE-documenten.
• Agencia Tributaria, sede.agenciatributaria.gob.es: erkenning van het NIE als NIF, en wijziging van je fiscale gegevens via het modelo 030.
• Spaans consulair netwerk, exteriores.gob.es: overzicht van de consulaten voor aanvragen en vragen vanuit het buitenland.