Vous avez un NIE quelque part. Il vous a été attribué pendant une année d’études à Salamanque, ou lors d’un achat immobilier en 2016, et le papier qui le portait n’a pas survécu au déménagement. Le numéro est toujours actif dans le registre : ce que vous avez perdu, c’est votre copie.

Le numéro ne périme jamais et vous ne pouvez pas en détenir deux : il s’agit donc d’une récupération, jamais d’une demande, et ce point est réglé dans renouveler son NIE. Ce guide se place un cran en dessous : où le numéro est physiquement imprimé, comment le distinguer des autres codes de la page, comment vérifier ce que vous trouvez, et ce qu’un guichet exige avant de chercher quoi que ce soit.

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Où le numéro est déjà écrit

Passez dix minutes à chercher avec le format en tête avant de faire la queue où que ce soit : une lettre, sept chiffres, une lettre. Cette forme se trouve dans plus d’endroits qu’on ne le croit, à commencer par ce que la Policía Nacional ou le consulat vous a remis à l’époque.

• L’A4 vert, le certificado de registro de ciudadano de la Unión pour les ressortissants de l’UE. Le NIE figure dans le corps du certificat, à côté de votre nom. Le code situé en haut à droite ou près du cachet, qui commence par IXESP ou AXESP, est le soporte.
• Le TIE, pour les résidents non-UE. Le NIE est au recto, dans le bloc d’identité avec la photo et la date de fin du titre. Le code commençant par E au verso, à côté des chevrons de la zone lisible par machine, est le soporte.
• Vos déclarations fiscales espagnoles. Le NIF figure en tête de chaque modelo, et pour une personne physique étrangère le NIF est le NIE : un ancien modelo 210, un modelo 100, un modelo 030.
• Les actes notariés. L’escritura d’un achat, d’un prêt hypothécaire ou d’une succession identifie chaque partie par son numéro, et le notaire conserve l’original quand votre copie a disparu.
• Les contrats. Un contrat de travail espagnol et ses fiches de paie, le dossier d’ouverture d’un compte, des relevés bancaires, un bail, une police d’assurance.
• Votre padrón. La mairie vous a inscrit en vous rattachant à un numéro d’identité : demander un certificado de empadronamiento vaut donc le coup, même si ce qui y est imprimé varie d’une commune à l’autre.

Une habitude évite la prochaine recherche : photographiez chaque nouveau document le jour où il arrive, et rangez le NIE et le soporte séparément.

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Distinguer le NIE du soporte, du NUSS et du DNI

Beaucoup de recherches infructueuses n’en sont pas : le numéro était sur la page et a été lu comme autre chose. Quatre identifiants circulent sur les mêmes documents, chacun avec une forme reconnaissable.

• NIE. X, Y ou Z, sept chiffres, une lettre de contrôle, par exemple X1234567L. Le X marque les numéros les plus anciens, le Y ceux émis depuis 2008, le Z les plus récents. Il identifie la personne, et pour une personne physique étrangère il sert aussi de NIF : voir la différence entre NIE et NIF.
• Número de soporte. Un E suivi de huit chiffres sur un TIE (E12345678), IXESP ou AXESP suivi de chiffres sur un A4 vert (IXESP00012345A). Il identifie le document, pas vous, et change à chaque réémission : voir le número de soporte.
• NUSS. Douze chiffres écrits XX/XXXXXXXX/XX, les deux premiers désignant la province qui l’a attribué. C’est la sécurité sociale, émise par la TGSS, sans aucun rapport avec le NIE : voir le numéro NUSS.
• DNI. Huit chiffres et une lettre de contrôle, réservé aux ressortissants espagnols. Quand un formulaire demande un DNI à un étranger, la réponse est votre NIE.

La règle rapide : neuf caractères commençant par X, Y ou Z, c’est vous ; un E ou un IXESP, c’est le document ; douze chiffres, c’est la sécurité sociale.

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La lettre de contrôle et ce qu’elle dit d’un numéro trouvé

Le dernier caractère est dérivé des sept chiffres par un algorithme fixe, et c’est pour cela qu’un chiffre mal saisi est normalement détecté au moment où le numéro est entré dans un formulaire espagnol : la paire ne concorde plus et le numéro revient comme non valide. Nous ne publions pas la formule, parce que la structure seule vous donne déjà quatre vérifications utiles.

• Exactement neuf caractères : une lettre, sept chiffres, une lettre. Six ou huit chiffres, c’est qu’un caractère a sauté ou a été ajouté.
• La première lettre est X, Y ou Z, pas une autre. Un numéro commençant par une autre lettre est un NIF de société, un soporte, ou tout simplement pas un NIE.
• Les espaces, les points et les tirets n’en font pas partie. X-1234567-L et X1234567L sont le même numéro.
• Les erreurs de lecture classiques sont le 0 face au O, le 1 face au I et, sur un manuscrit, le 5 face au S.

Une chose à ne pas faire : recalculer la lettre de contrôle pour qu’un numéro fonctionne. Un chiffre faux avec une lettre cohérente n’est pas votre numéro, c’est un numéro valide qui appartient à quelqu’un d’autre : il passe la validation du formulaire et échoue au guichet. Seul le registre dit ce qui est juste.

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Demander à la Policía Nacional : ce qu’il leur faut avant de chercher

Le registre est tenu de manière centralisée par la Dirección General de la Policía. En pratique, vous vous rendez dans un commissariat de la Policía Nacional doté d’un guichet extranjería, ou dans une Oficina de Extranjería, et vous demandez à y être retrouvé. Se faire dire son propre numéro est gratuit. L’obstacle, c’est de prouver que vous êtes bien la personne du dossier, ouvert avec des données que vous ne portez peut-être plus sur vous.

• Votre passeport actuel, original et photocopie. Les guichets comparent le numéro figurant au dossier avec le document que vous avez en main, et un passeport périmé bloque plus de choses qu’on ne le croit.
• L’ancien passeport, ou son numéro, si vous l’avez renouvelé depuis. C’est la clé avec laquelle le dossier a été ouvert.
• Votre nom tel qu’il était orthographié à l’époque : un nom de jeune fille, un deuxième prénom abandonné depuis, les noms de famille dans l’ordre où le formulaire espagnol les a enregistrés.
• Date et lieu de naissance, qui vous séparent d’un homonyme.
• Où et à peu près quand il a été délivré : ville, année, et si la demande est passée par un commissariat, un consulat ou une gestoría.
• Tout document citant le numéro même partiellement, y compris une mauvaise photocopie. Confirmer un numéro va plus vite que le retrouver.

Deux limites. Personne ne communique votre numéro à un tiers : au guichet, c’est vous, ou un représentant muni d’une procuration notariée. Et cela passe par une cita previa, les rendez-vous sont à usage unique, l’attente va de 1 à 4 semaines selon la province, et les pires mois vont de juillet à septembre.

S’il vous faut le numéro sur papier et pas seulement lu à voix haute, la demande n’est pas la même. Le modelo EX-15 couvre aussi bien les premières demandes que les certificats sur votre situation dans le registre, et un certificat porte sa propre tasa sur le modelo 790 código 012. Cocher le bon motif est ce qui rend le rendez-vous utile : voir comment remplir le modelo EX-15.

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Depuis l’étranger : revenir vers le consulat

Hors d’Espagne, le guichet réaliste est le consulat, et le meilleur point de départ est le poste qui a traité votre demande d’origine : c’est lui qui a ouvert le dossier. Si le numéro a été attribué en Espagne, le consulat de votre circonscription reste l’endroit où poser la question, mais ce qu’il peut consulter varie d’un poste à l’autre. Écrivez avant de vous déplacer, avec les scans des deux passeports.

Ne prenez pas les délais d’une demande consulaire pour des délais de consultation : pour un premier NIE, le consulat est la voie la plus lente, de 6 à 12 semaines entre la réservation et la délivrance, dont 4 à 8 semaines d’attente du rendez-vous. Pour une consultation, aucun chiffre n’est publié. L’alternative à distance est une procuration notariée, apostillée si elle est signée hors d’Espagne, qui permet à une gestoría de demander à votre place, et elle doit couvrir cette demande précise.

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Quand le numéro est bon mais pas le nom

Deuxième famille de cas : vous avez un numéro, il est probablement le vôtre, et pourtant quelque chose refuse de concorder. Déterminez de quel côté se trouve l’erreur.

En aval, c’est le cas le plus fréquent. Une banque, un employeur, un notaire ou un assureur a saisi votre numéro à partir d’un appel téléphonique ou d’un mauvais scan, et sa copie comporte un caractère faux. Rien à la Policía Nacional ne corrige cela : envoyez-leur une image de votre document, par écrit. Dicter des numéros à voix haute, c’est exactement ainsi que ces erreurs commencent.

En amont, c’est quand le registre conserve une version de votre identité qui ne correspond plus à vos documents. Les causes habituelles : les formulaires espagnols attendent deux noms de famille là où la plupart des passeports étrangers n’en portent qu’un, un nom composé coupé entre les deux champs, un nom d’épouse enregistré à la place du nom du passeport, un deuxième prénom disparu, les accents et le ñ supprimés, ou un passeport renouvelé depuis. Le numéro est alors correct et échoue quand même.

• Les données fiscales. Modifier les données d’identification d’une personne physique, prénom, noms de famille et numéro de document, c’est précisément à cela que sert le modelo 030 : voir le modelo 030.
• Le registre des étrangers. Le document de référence est votre passeport : apportez l’original et demandez que le registre soit aligné dessus. L’obtenir ensuite sur papier relève d’une demande de certificat.
• La sécurité sociale. Le NUSS relève d’un registre distinct, avec sa propre copie de vos données. Si le nom y diffère aussi, faites-le corriger auprès de la TGSS.

Et si deux numéros circulent à votre nom, ne choisissez pas celui qui vous arrange : l’un des deux est une erreur de transcription, et seul le registre tranche.

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Pourquoi une seconde demande n’est pas le raccourci

Quand une simple consultation impose un rendez-vous, redéposer une demande semble plus rapide. Ce n’est pas le cas : le registre vous rattache au dossier qui existe déjà, et vous aurez dépensé la tasa de 9,84 euros du modelo 790 código 012, un EX-15 et un rendez-vous à usage unique pour vous l’entendre dire.

Ce que vous voulez, c’est une consultation, un certificat, ou, si ce que vous avez perdu est le document et non le numéro, un duplicado : le même formulaire, un autre motif coché, le même NIE sur le nouveau document, et un nouveau soporte dessus.

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Par où commencer

Procédez dans cet ordre : chaque étape coûte moins cher que la suivante.

• Dix minutes dans vos propres dossiers avec la forme du numéro en tête : déclarations fiscales, escrituras, contrats, relevés bancaires, vieilles sauvegardes de téléphone.
• Appliquez les vérifications de structure à ce que vous trouvez, et séparez le NIE du soporte avant d’utiliser l’un ou l’autre.
• Si rien ne ressort, réunissez les preuves d’identité avant de réserver : les deux passeports, le nom tel qu’il était orthographié, date et lieu de naissance, ville et année de la demande d’origine.
• Réservez ensuite le guichet, en Espagne ou au consulat, demandez le numéro sur papier si vous devez le prouver à quelqu’un, et corrigez par écrit chaque copie erronée qui circule en aval.

Chez Gestoraz, nous traitons les dossiers administratifs espagnols à distance, y compris les dossiers NIE et les duplicados d’un document perdu, ainsi que les étapes qui dépendent du numéro : compte bancaire, certificat numérique et padrón.

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Sources officielles

• Policía Nacional, sede electrónica, sede.policia.gob.es : registre des étrangers, cita previa, démarches NIE et certificats, duplicados.
• Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, portail Extranjería, extranjeros.inclusion.gob.es : modèles officiels de demande, dont l’EX-15, et informations sur les documents liés au NIE.
• Agencia Tributaria, sede.agenciatributaria.gob.es : reconnaissance du NIE comme NIF et mise à jour des données du recensement fiscal via le modelo 030.
• Réseau consulaire espagnol, exteriores.gob.es : annuaire des consulats pour les demandes et les consultations depuis l’étranger.