O EX-15 é uma única folha de papel e é a única parte de um NIE pedido que escreves tu próprio. Tudo o resto no processo ou é comprado (a tasa) ou copiado (o teu passaporte). O formulário é onde ficam os teus próprios erros, e onde um funcionário de balcão os encontra.

Este guia trata do próprio formulário: o que abrange, como funciona cada bloco e o que leva a que um processo seja devolvido. O procedimento em torno dele, escolher a tua via e marcar a cita previa, é tratado em como obter um número NIE. Se precisares primeiro da definição do número, começa por o que é um número NIE.

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O que é o EX-15 e o que cobre além do NIE

O EX-15 é o formulário oficial de pedido da administração espanhola para a identificação de cidadãos estrangeiros, intitulado Solicitud de Número de Identidad de Extranjero (NIE) y Certificados. É publicado gratuitamente no portal da Extranjería, tem de ser preenchido em espanhol e tem de ser assinado à mão.

A segunda metade desse título é a parte que a maioria dos guias ignora. O mesmo formulário abrange três pedidos diferentes.

• Atribuição de um NIE. A atribuição inicial do número a alguém que nunca teve um.
• Certificados. A Policía Nacional emite certificados sobre a tua situação no registo de estrangeiros, e estes são pedidos através deste mesmo formulário, e não de um separado.
• Um duplicado. Quando o documento que contém o teu NIE é perdido, roubado ou fica ilegível, não voltas a pedir o número, pedes um novo documento com o mesmo número. Mesmo EX-15, finalidade diferente do pedido. O número de soporte do novo documento muda, como explicado em o número de soporte e onde encontrá-lo.

Um formulário, três resultados. Qual dos três pedes decide o que o funcionário realmente processa, por isso esse bloco merece ser lido duas vezes antes de imprimires seja o que for.

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Onde descarregá-lo e que versão usar

Existem duas fontes legítimas: o portal de Extranjería do Governo espanhol, na secção de modelos de requerimento, e a sede electrónica da Policía Nacional. Ambas disponibilizam o PDF em vigor e ambas são gratuitas.

• Descarrega-o na mesma semana em que apresentares o pedido. Os modelos oficiais são atualizados sem aviso prévio, e um formato desatualizado é motivo para te mandarem embora para imprimir um novo.
• Ignora as cópias alojadas em blogues, fóruns ou sites de agências. Muitas vezes são digitalizações antigas, e nada nelas indica qual é a versão que tens em mãos.
• Nunca pagues pelo formulário. Qualquer site que cobre pelo PDF está a revender um documento gratuito.
• Preenche-o no ecrã, se puderes. O PDF normalmente é preenchível, e as respostas escritas à máquina eliminam toda a categoria de erros de caligrafia. Imprime-o depois e assina o papel à mão.

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Preenchimento, secção a secção

O formulário está organizado em blocos que seguem uma lógica simples: quem és, quem apresenta o pedido se não fores tu, o que pedes, porquê e a tua assinatura. A numeração dos campos muda entre versões do modelo, por isso preenche-o bloco a bloco, em vez de seguires o número de cada campo.

A tua identidade

Esta secção pede os teus nomes próprios e apelidos, a tua data e local de nascimento, a tua nacionalidade, os nomes dos teus pais, o número do teu documento de viagem, uma morada e dados de contacto. Há uma regra que se aplica a tudo: todos os campos que tenham um equivalente no teu passaporte devem ser copiados do passaporte, caráter por caráter, nunca de memória nem de outro documento.

• Os formulários espanhóis pedem um primeiro e um segundo apelido. Se só tens um, escreve-o no primeiro campo e deixa o segundo vazio. Não separes um apelido composto para preencher ambos.
• Escreve os teus nomes próprios por extenso, pela mesma ordem da página de identificação do passaporte. A omissão de um nome do meio é uma das discrepâncias mais comuns.
• Usa o número do passaporte que vais apresentar fisicamente e confirma que o documento continua válido no dia da entrega.
• Indica uma morada onde o correio realmente te chegue e um endereço de e-mail que leias. É para aí que chegará um pedido de documento em falta.

O motivo

Numa parte do formulário, indicas por que precisas do número, e isto não é uma mera formalidade. As regras espanholas exigem um motivo económico, profissional ou social, por isso escreve um motivo específico que corresponda ao documento que anexas: a compra de um imóvel identificado, um contrato com um empregador identificado, a inscrição numa universidade identificada, um processo de herança. "Motivos pessoais" não é uma justificação, nem um plano para o próximo ano.

Local, data e assinatura

O formulário é assinado à mão, a tinta, na cópia impressa. Um nome escrito dentro de um PDF preenchível não é uma assinatura. A data é a data em que o entregas e o local é a localidade onde assinas. Um formulário sem assinatura ou sem data é recusado antes de alguém ler o resto.

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A secção da finalidade: se pedires a coisa errada, perdes a marcação

De tudo o que consta no EX-15, este é o bloco que decide o resultado, porque tem de estar em concordância com duas coisas que ficam fora do formulário.

• O procedimento que marcaste no sistema de cita previa. A atribuição de NIE e os certificados não são a mesma entrada na lista, nem o é o procedimento do cartão de residência.
• A rubrica que pagaste no modelo 790 código 012. O comprovativo de pagamento tem de corresponder ao que estás a pedir.

Garante que os três coincidem e o atendimento será uma formalidade. Se deixares que se contradigam, o processo não avança, independentemente dos restantes documentos que tenhas na pasta. Concretamente: se ainda não tens um NIE, trata-se de uma atribuição; se tens um NIE e alguém quer um comprovativo oficial da tua situação, trata-se de um certificado; se tens o número mas perdeste o documento, trata-se de um duplicado.

Não assinales duas opções na esperança de te precaveres. Um formulário em que se pedem duas coisas diferentes é simplesmente incoerente, e o funcionário não vai escolher por ti.

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A secção do representante, quando uma gestoría apresenta o pedido por ti

A maioria dos requerentes deixa esta secção em branco. Existe para uma situação específica: alguém que não tu assina ou apresenta o pedido, normalmente uma gestoría que atua ao abrigo de uma procuração notarial, ou o representante legal de um menor.

• Pede a identidade e o número de documento do representante, bem como a qualidade em que essa pessoa atua.
• A autoridade vem do documento anexado, não da caixa. Uma procuração assinada fora de Espanha precisa, em geral, de apostila e de uma tradução juramentada para espanhol, se não estiver redigida em espanhol.
• A procuração tem de abranger efetivamente o pedido. Uma procuração redigida apenas para a compra de um imóvel não autoriza a apresentação de um pedido de NIE.

Se estás a considerar esta via porque é impossível encontrar vagas na tua província, as três formas de apresentar o pedido são comparadas em como obter um número NIE.

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Os campos que levam à rejeição de um EX-15

As recusas no balcão raramente têm que ver com o fundo do pedido. Têm que ver com o formulário não corresponder aos documentos que o acompanham.

• Um nome diferente do que consta no passaporte. Um nome do meio em falta, apelidos pela ordem errada, um nome de casada usado em vez do que consta impresso no documento.
• Um carácter errado no número do passaporte. É comparado campo a campo com o documento que entregas.
• Sem assinatura manuscrita, ou uma assinatura sem qualquer semelhança com a do passaporte.
• Sem data, ou uma data que não coincide com o dia da entrega.
• Um motivo vago sem um documento datado em teu nome que o comprove. Isto provoca mais recusas do que qualquer problema de formatação.
• Campos deixados em branco por dúvida. A nacionalidade, a finalidade e o motivo não são opcionais.
• Rasuras e corretor líquido. Volta a imprimir a página: custa uma folha de papel e salva a marcação.
• Um formulário preenchido em inglês. Tem de estar em espanhol.

Nenhum destes casos é um problema jurídico. Cada um deles é uma marcação de utilização única gasta em vão.

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O que entregas com o formulário

O EX-15, por si só, não constitui um processo. Num primeiro pedido de NIE, são apresentados quatro elementos em conjunto.

• O EX-15, preenchido em espanhol, assinado e datado.
• O teu passaporte, original e uma fotocópia da página de identificação.
• O modelo 790 código 012, pago, com o comprovativo de pagamento carimbado. A tasa é de 9,84 euros.
• Prova do teu motivo, datado e em teu nome: um contrato de compra e venda assinado, um contrato de trabalho, uma carta de matrícula, uma escritura notarial.

Para um duplicado, junta uma declaração de perda e a queixa policial se o documento tiver sido roubado. Se estás a pedir um certificado em vez de uma atribuição de NIE, verifica o valor devido no modelo 790 código 012 para essa opção específica antes de pagares, porque a tasa não é igual para todos os pedidos que o formulário abrange.

O orçamento completo, incluindo os casos em que se acrescenta uma apostila ou uma tradução juramentada, encontra-se em quanto custa um número de NIE.

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Impressão, cópias e idioma

• Espanhol, e apenas espanhol. O formulário é preenchido em espanhol e os documentos comprovativos noutra língua normalmente precisam de tradução juramentada.
• Imprime-o tal como está apresentado no PDF, em A4. Preto e branco serve.
• Imprime mais do que uma cópia. O formulário é entregue em duplicado, e convém receberes de volta uma cópia carimbada como prova de que o pedido existe.
• Fotocopia tudo o que levares. Os originais são verificados e as cópias ficam retidas.
• Assina a tinta no papel, azul ou preta.
• Fotografa a cópia carimbada antes de saíres do edifício. Até chegar a resolução, é o teu único vestígio do pedido apresentado.

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Por onde começar

Se for um primeiro NIE, decide a via antes de mexeres no formulário, porque é a via que determina onde entrega o EX-15: uma esquadra da Policía Nacional em Espanha, um consulado espanhol ou uma gestoría que atue com uma procuração.

Depois, descarrega o PDF em vigor do site oficial na mesma semana em que apresentares o pedido, preenche-o no computador em espanhol, imprime-o em duplicado, assina-o à mão e verifica três coisas uma última vez: se os nomes correspondem aos do passaporte, se a finalidade corresponde ao procedimento que agendaste e se o motivo corresponde ao documento datado na tua pasta.

Na Gestoraz preparamos e submetemos pedidos de NIE à distância, incluindo o EX-15, o modelo 790 código 012 e duplicados de um documento perdido, e coordenamos o que normalmente se segue: conta bancária, certificado digital e inscrição no padrón.

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Fontes oficiais

• Portal de Extranjería, extranjeros.inclusion.gob.es: descarregamento oficial dos modelos de pedido, incluindo o EX-15.
• Policía Nacional, sede electrónica, sede.policia.gob.es: cita previa, procedimentos relativos a NIE e certificados, e descarregamento do modelo 790 código 012.
• Agencia Tributaria, sede.agenciatributaria.gob.es: reconhecimento do NIE como NIF para efeitos fiscais.
• Rede consular espanhola, exteriores.gob.es: apresentação de um pedido de NIE a partir do estrangeiro.