L’EX-15 tient sur une seule feuille, et c’est la seule partie d’une demande de NIE que vous rédigez vous-même. Tout le reste du dossier est soit acheté (la taxe), soit recopié (votre passeport). Le formulaire, c’est là que vos propres erreurs atterrissent, et là que l’agent au guichet les trouve.

Ce guide porte sur le formulaire lui-même : ce qu’il couvre, comment chaque bloc fonctionne, et ce qui fait renvoyer un dossier. La procédure autour, choisir sa voie et réserver la cita previa, est traitée dans comment obtenir un numéro NIE. S’il vous faut d’abord la définition du numéro, commencez par qu’est-ce qu’un numéro NIE.

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Ce qu’est l’EX-15, et ce qu’il couvre en plus du NIE

L’EX-15 est le formulaire officiel de l’administration espagnole pour l’identification des étrangers, intitulé Solicitud de Número de Identidad de Extranjero (NIE) y Certificados. Il est publié gratuitement sur le portail Extranjería, il se remplit en espagnol, et il se signe à la main.

La seconde moitié de ce titre est la partie que la plupart des guides sautent. Le même formulaire couvre trois demandes différentes.

• L’attribution d’un NIE. La première délivrance du numéro, pour quelqu’un qui n’en a jamais eu.
• Les certificats. La Policía Nacional délivre des certificats sur votre situation au registre des étrangers, et ils se demandent avec ce même formulaire, pas avec un autre.
• Un duplicado. Quand le document qui porte votre NIE est perdu, volé ou illisible, vous ne redemandez pas le numéro : vous demandez un nouveau document portant le même numéro. Même EX-15, demande différente. Le número de soporte du nouveau document, lui, change, comme expliqué dans le número de soporte et où le trouver.

Un formulaire, trois issues. Laquelle des trois vous demandez décide de ce que l’agent traite réellement : ce bloc mérite d’être relu deux fois avant d’imprimer quoi que ce soit.

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Où le télécharger, et quelle version utiliser

Il existe deux sources légitimes : le portail Extranjería du gouvernement espagnol, dans sa rubrique des modèles de demande, et la sede electrónica de la Policía Nacional. Les deux hébergent le PDF en vigueur, et les deux sont gratuites.

• Téléchargez-le la semaine même du dépôt. Les modèles officiels sont mis à jour sans annonce, et une mise en page périmée suffit à vous faire ressortir imprimer la nouvelle.
• Ignorez les copies hébergées sur des blogs, des forums ou des sites d’agences. Ce sont souvent de vieux scans, et rien dessus ne vous dit quelle version vous tenez.
• Ne payez jamais le formulaire. Tout site qui facture le PDF revend un document gratuit.
• Remplissez-le à l’écran si possible. Le PDF est normalement éditable, et une saisie au clavier supprime d’un coup toute la catégorie des erreurs d’écriture. Vous l’imprimez ensuite et vous signez le papier à la main.

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Le remplir, bloc par bloc

Le formulaire est organisé en blocs qui suivent une logique simple : qui vous êtes, qui dépose si ce n’est pas vous, ce que vous demandez, pourquoi, et votre signature. La numérotation des champs change d’une version du modèle à l’autre : travaillez donc par bloc, pas par numéro de case.

Votre identité

Ce bloc demande vos prénoms et vos noms, votre date et votre lieu de naissance, votre nationalité, les noms de vos parents, le numéro de votre document de voyage, une adresse et des coordonnées. Une seule règle vaut pour l’ensemble : tout champ qui a un équivalent sur votre passeport se recopie du passeport, caractère par caractère, pas de mémoire et pas depuis un autre document.

• Les formulaires espagnols attendent un premier et un second nom de famille. Si vous n’en avez qu’un, mettez-le dans le premier champ et laissez le second vide. Ne coupez pas un nom composé pour remplir les deux.
• Écrivez vos prénoms en entier, dans le même ordre que sur la page d’identité du passeport. Un deuxième prénom oublié est l’un des écarts les plus fréquents.
• Utilisez le numéro du passeport que vous allez présenter physiquement, et vérifiez que le document est encore valide le jour du dépôt.
• Donnez une adresse où le courrier vous parvient réellement et une adresse e-mail que vous lisez. C’est là qu’arrive la demande de pièce manquante.

Le motif

Quelque part sur le formulaire, vous déclarez pourquoi vous avez besoin du numéro, et ce n’est pas une formalité. La règle espagnole exige une cause économique, professionnelle ou sociale : écrivez-en une précise, qui correspond au document que vous joignez. L’achat d’un bien identifié, un contrat avec un employeur identifié, une inscription dans une université identifiée, un dossier de succession. « Raisons personnelles » n’est pas un motif, et un projet pour l’an prochain non plus.

Lieu, date et signature

Le formulaire se signe à la main, à l’encre, sur l’exemplaire imprimé. Un nom tapé dans un PDF éditable n’est pas une signature. La date est celle du jour du dépôt, et le lieu est la commune où vous signez. Un formulaire sans signature ou sans date est refusé avant que quiconque lise le reste.

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Le bloc de la demande : cochez la mauvaise et le rendez-vous est perdu

De tout ce que contient l’EX-15, c’est le bloc qui décide du résultat, parce qu’il doit concorder avec deux éléments qui se trouvent hors du formulaire.

• La démarche que vous avez réservée dans le système de cita previa. L’attribution du NIE et les certificats ne sont pas la même entrée dans la liste, et la démarche de carte de séjour non plus.
• La rubrique que vous avez payée sur le modelo 790 código 012. Le justificatif de paiement doit correspondre à ce que vous demandez.

Faites concorder les trois et le rendez-vous est une formalité. Laissez-les se contredire et le dossier n’est pas traité, quel que soit le reste de votre pochette. Concrètement : pas encore de NIE, c’est une attribution ; vous avez un NIE et quelqu’un veut une preuve officielle de votre situation, c’est un certificat ; vous avez le numéro mais le papier a disparu, c’est un duplicado.

Ne cochez pas deux options pour vous couvrir. Un formulaire qui demande deux choses différentes est simplement incohérent, et l’agent ne choisira pas à votre place.

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Le bloc du représentant, quand une gestoría dépose pour vous

La plupart des demandeurs laissent ce bloc vide. Il existe pour une seule situation : quelqu’un d’autre que vous signe ou dépose la demande, typiquement une gestoría agissant sous un pouvoir notarié, ou le représentant légal d’un mineur.

• Il demande l’identité et le numéro de document du représentant, et la qualité en laquelle cette personne agit.
• Le pouvoir vient du document joint, pas de la case. Une procuration signée hors d’Espagne demande en général une apostille, et une traduction assermentée en espagnol si elle n’est pas rédigée en espagnol.
• La procuration doit réellement couvrir la demande. Une procuration rédigée pour un seul achat immobilier n’autorise pas à déposer un NIE.

Si vous envisagez cette voie parce que les rendez-vous sont introuvables dans votre province, les trois façons de déposer sont comparées dans comment obtenir un numéro NIE.

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Les champs qui font recaler un EX-15

Les refus au guichet portent rarement sur le fond de la demande. Ils portent sur le formulaire qui ne colle pas aux documents posés à côté.

• Un nom qui diffère du passeport. Un deuxième prénom manquant, des noms de famille dans le mauvais ordre, un nom d’épouse à la place de celui imprimé sur le document.
• Un seul caractère faux dans le numéro de passeport. Il est comparé champ par champ avec le document que vous remettez.
• Pas de signature manuscrite, ou une signature qui ne ressemble en rien à celle du passeport.
• Pas de date, ou une date qui ne correspond pas au jour du dépôt.
• Un motif vague sans document daté à votre nom pour l’appuyer. C’est ce qui provoque le plus de refus, bien avant les problèmes de forme.
• Des champs laissés vides par hésitation. La nationalité, la demande et le motif ne sont pas facultatifs.
• Ratures et blanc correcteur. Réimprimez la page : cela coûte une feuille et sauve le rendez-vous.
• Un formulaire rempli en français ou en anglais. Il doit être en espagnol.

Aucun de ces points n’est un problème juridique. Chacun d’eux est un rendez-vous à usage unique dépensé pour rien.

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Ce que vous déposez avec le formulaire

L’EX-15 seul n’est pas un dossier. Pour une première demande de NIE, quatre pièces voyagent ensemble.

• L’EX-15, rempli en espagnol, signé et daté.
• Votre passeport, l’original plus une photocopie de la page d’identité.
• Le modelo 790 código 012, payé, avec le justificatif de paiement tamponné. La taxe est de 9,84 euros.
• La preuve de votre motif, datée et à votre nom : un compromis de vente signé, un contrat de travail, une lettre d’inscription, un acte notarié.

Pour un duplicado, ajoutez une déclaration de perte, et le dépôt de plainte si le document a été volé. Si vous demandez un certificat et non une attribution de NIE, vérifiez le montant dû sur le modelo 790 código 012 pour cette option précise avant de payer, car la taxe n’est pas identique pour toutes les demandes que couvre le formulaire.

Le budget complet, y compris les cas où s’ajoutent une apostille ou une traduction assermentée, est dans le coût d’un numéro NIE.

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Impression, copies et langue

• En espagnol, et seulement en espagnol. Le formulaire se remplit en espagnol, et les pièces justificatives dans une autre langue demandent normalement une traduction assermentée.
• Imprimez-le tel que le PDF est mis en page, en A4. Le noir et blanc convient.
• Imprimez plus d’un exemplaire. Le formulaire se dépose en double, et vous voulez récupérer un exemplaire tamponné comme preuve que la demande existe.
• Photocopiez tout ce que vous apportez. Les originaux sont vérifiés, les copies sont conservées.
• Signez à l’encre sur le papier, bleue ou noire.
• Photographiez l’exemplaire tamponné avant de quitter le bâtiment. Jusqu’à l’arrivée de la résolution, c’est votre seule trace du dépôt.

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Par où commencer

S’il s’agit d’un premier NIE, choisissez votre voie avant de toucher au formulaire, car c’est elle qui décide où part l’EX-15 : un commissariat de la Policía Nacional en Espagne, un consulat espagnol, ou une gestoría agissant sous procuration.

Téléchargez ensuite le PDF en vigueur sur le site officiel la semaine même du dépôt, remplissez-le à l’écran en espagnol, imprimez-le en double, signez-le à la main, et vérifiez trois choses une dernière fois : les noms face au passeport, la demande face à la démarche que vous avez réservée, et le motif face au document daté qui est dans votre pochette.

Chez Gestoraz, nous préparons et déposons les demandes de NIE à distance, y compris l’EX-15, le modelo 790 código 012 et les duplicados d’un document perdu, et nous coordonnons ce qui suit généralement : compte bancaire, certificat numérique et inscription au padrón.

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Sources officielles

• Portail Extranjería, extranjeros.inclusion.gob.es : téléchargement officiel des modèles de demande, dont l’EX-15.
• Policía Nacional, sede electrónica, sede.policia.gob.es : cita previa, démarches de NIE et de certificats, et téléchargement du modelo 790 código 012.
• Agencia Tributaria, sede.agenciatributaria.gob.es : reconnaissance du NIE comme NIF pour les démarches fiscales.
• Réseau consulaire espagnol, exteriores.gob.es : dépôt d’une demande de NIE depuis l’étranger.