De EX-15 is één vel papier, en het is het enige onderdeel van een NIE-aanvraag dat je zelf schrijft. De rest van het dossier koop je (de tasa) of kopieer je (je paspoort). Het formulier is de plek waar je eigen fouten belanden, en waar een loketbediende ze terugvindt.

Deze gids gaat over het formulier zelf: wat het dekt, hoe elk blok werkt en waarop een dossier wordt teruggestuurd. De procedure eromheen, je route kiezen en de cita previa boeken, staat in hoe je aan een NIE-nummer komt. Heb je eerst de definitie van het nummer nodig, begin dan bij wat een NIE-nummer is.

‍

Wat de EX-15 is, en wat er naast het NIE nog onder valt

De EX-15 is het officiële aanvraagformulier van de Spaanse administratie voor de identificatie van buitenlanders, getiteld Solicitud de Número de Identidad de Extranjero (NIE) y Certificados. Het staat gratis op het portaal Extranjería, het moet in het Spaans worden ingevuld en het moet met de hand worden ondertekend.

De tweede helft van die titel slaan de meeste gidsen over. Hetzelfde formulier dekt drie verschillende verzoeken.

• Toekenning van een NIE. De eerste toekenning van het nummer, voor wie er nog nooit een heeft gehad.
• Certificaten. De Policía Nacional geeft certificaten af over je situatie in het vreemdelingenregister, en die vraag je via ditzelfde formulier aan, niet via een apart formulier.
• Een duplicado. Is het document met je NIE kwijt, gestolen of onleesbaar, dan vraag je het nummer niet opnieuw aan, maar vraag je een nieuw document met hetzelfde nummer erop. Dezelfde EX-15, een ander verzoek. Het número de soporte op het nieuwe document verandert wel, zoals uitgelegd in wat het número de soporte is en waar je het vindt.

Eén formulier, drie uitkomsten. Welke van de drie je aanvraagt, bepaalt wat de ambtenaar daadwerkelijk behandelt, dus dat blok lees je twee keer voor je iets afdrukt.

‍

Waar je het downloadt, en welke versie je gebruikt

Er zijn twee legitieme bronnen: het portaal Extranjería van de Spaanse overheid, in de rubriek met de aanvraagmodellen, en de sede electrónica van de Policía Nacional. Beide hosten de actuele pdf, en beide zijn gratis.

• Download het in dezelfde week dat je indient. Officiële modellen worden zonder aankondiging bijgewerkt, en een verouderde lay-out is een reden om je weg te sturen om een nieuw exemplaar af te drukken.
• Negeer kopieën op blogs, forums of websites van tussenpersonen. Vaak zijn het oude scans, en niets erop vertelt je welke versie je in handen hebt.
• Betaal nooit voor het formulier. Elke site die geld vraagt voor de pdf, verkoopt een gratis document door.
• Vul het op het scherm in als dat kan. De pdf is normaal invulbaar, en getypte antwoorden schrappen de hele categorie handschriftfouten. Druk het daarna af en zet je handtekening met de hand op papier.

‍

Invullen, blok per blok

Het formulier is opgebouwd uit blokken met een eenvoudige logica: wie je bent, wie indient als jij het niet zelf bent, wat je vraagt, waarom, en je handtekening. De veldnummering verschilt tussen versies van het model, dus werk per blok en niet per vaknummer.

Je identiteit

Dit blok vraagt je voornamen en achternamen, je geboortedatum en geboorteplaats, je nationaliteit, de namen van je ouders, het nummer van je reisdocument, een adres en contactgegevens. Eén regel beheerst het geheel: elk veld dat een tegenhanger heeft op je paspoort, neem je teken voor teken over van dat paspoort, niet uit je hoofd en niet van een ander document.

• Spaanse formulieren verwachten een eerste en een tweede achternaam. Heb je er maar één, zet die dan in het eerste veld en laat het tweede leeg. Splits geen samengestelde achternaam om beide te vullen.
• Schrijf je voornamen voluit, in dezelfde volgorde als op de identiteitspagina van je paspoort. Een weggelaten tweede voornaam is een van de vaakst voorkomende afwijkingen.
• Gebruik het nummer van het paspoort dat je fysiek gaat voorleggen, en controleer of dat document op de dag van indiening nog geldig is.
• Geef een adres waar post je echt bereikt en een e-mailadres dat je leest. Daar komt de vraag naar een ontbrekend document binnen.

Het motief

Ergens op het formulier vermeld je waarom je het nummer nodig hebt, en dat is geen formaliteit. De Spaanse regels vragen een economische, professionele of sociale reden, dus schrijf een specifieke reden die overeenkomt met het document dat je bijvoegt: de aankoop van een genoemd pand, een contract met een genoemde werkgever, een inschrijving aan een genoemde universiteit, een erfenisdossier. "Persoonlijke redenen" is geen motief, en een plan voor volgend jaar evenmin.

Plaats, datum en handtekening

Het formulier wordt met de hand ondertekend, in inkt, op het afgedrukte exemplaar. Een getypte naam in een invulbare pdf is geen handtekening. De datum is de dag waarop je indient, en de plaats is de gemeente waar je tekent. Een niet-ondertekend of niet-gedateerd formulier wordt geweigerd voor iemand de rest ervan leest.

‍

Het blok met je verzoek: vraag het verkeerde en je afspraak is weg

Van alles op de EX-15 is dit het blok dat de afloop bepaalt, want het moet kloppen met twee dingen die buiten het formulier liggen.

• De procedure die je hebt geboekt in het systeem van de cita previa. Toekenning van een NIE en certificaten zijn niet dezelfde ingang in de lijst, en de procedure voor verblijfskaarten is dat evenmin.
• De rubriek die je hebt betaald op het modelo 790 código 012. Het betalingsbewijs moet overeenstemmen met wat je aanvraagt.

Laat die drie samenvallen en de afspraak is een formaliteit. Laat ze elkaar tegenspreken en het dossier wordt niet behandeld, wat er verder ook in je map zit. Concreet: nog geen NIE betekent toekenning, wel een NIE en iemand die officieel bewijs van je situatie wil betekent een certificaat, wel het nummer maar het papier kwijt betekent een duplicado.

Vink geen twee opties aan om jezelf in te dekken. Een formulier dat twee verschillende dingen vraagt is gewoon incoherent, en de ambtenaar kiest niet in jouw plaats.

‍

Het blok voor de vertegenwoordiger, als een gestoría voor je indient

De meeste aanvragers laten dit blok leeg. Het bestaat voor één situatie: iemand anders dan jij ondertekent of dient de aanvraag in, meestal een gestoría die handelt op basis van een notariële volmacht, of de wettelijke vertegenwoordiger van een minderjarige.

• Het vraagt de identiteit en het documentnummer van de vertegenwoordiger, en in welke hoedanigheid die persoon optreedt.
• De bevoegdheid komt uit het bijgevoegde document, niet uit het vakje. Een buiten Spanje ondertekende volmacht heeft doorgaans een apostille nodig, en een beëdigde vertaling naar het Spaans als ze niet in het Spaans is opgesteld.
• De volmacht moet het verzoek ook echt dekken. Een volmacht die alleen voor een vastgoedaankoop is opgesteld, geeft geen bevoegdheid om een NIE aan te vragen.

Bekijk je deze route omdat er in jouw provincie geen afspraak te vinden is, dan vergelijken we de drie manieren van indienen in hoe je aan een NIE-nummer komt.

‍

De velden waarop een EX-15 wordt afgekeurd

Weigeringen aan het loket gaan zelden over de inhoud van het verzoek. Ze gaan over een formulier dat niet overeenkomt met de documenten die ernaast liggen.

• Een naam die afwijkt van het paspoort. Een ontbrekende tweede voornaam, achternamen in de verkeerde volgorde, een huwelijksnaam in plaats van de naam die op het document staat.
• Eén verkeerd teken in het paspoortnummer. Het wordt teken voor teken vergeleken met het document dat je overhandigt.
• Geen handgeschreven handtekening, of een handtekening die niet lijkt op die in het paspoort.
• Geen datum, of een datum die niet overeenkomt met de dag van indiening.
• Een vaag motief zonder gedateerd document met jouw naam erop om het te staven. Dit veroorzaakt meer weigeringen dan welk opmaakprobleem ook.
• Velden die uit twijfel leeg blijven. Nationaliteit, verzoek en motief zijn niet optioneel.
• Doorhalingen en correctievloeistof. Druk de pagina opnieuw af: dat kost één vel papier en redt je afspraak.
• Een formulier ingevuld in het Nederlands of het Engels. Het moet in het Spaans.

Geen van deze punten is een juridisch probleem. Elk ervan is een eenmalige afspraak die voor niets is opgebruikt.

‍

Wat je samen met het formulier indient

De EX-15 alleen is geen dossier. Voor een eerste NIE-aanvraag reizen vier stukken samen.

• De EX-15, in het Spaans ingevuld, ondertekend en gedateerd.
• Je paspoort, origineel plus een fotokopie van de identiteitspagina.
• Het modelo 790 código 012, betaald, met het afgestempelde betalingsbewijs. De tasa bedraagt 9,84 euro.
• Het bewijs van je motief, gedateerd en op jouw naam: een getekende verkoopovereenkomst, een arbeidscontract, een inschrijvingsbrief, een notariële akte.

Voor een duplicado komt er een verklaring van verlies bij, en het proces-verbaal als het document gestolen is. Vraag je een certificaat aan in plaats van de toekenning van een NIE, controleer dan het verschuldigde bedrag op het modelo 790 código 012 voor die specifieke optie voor je betaalt, want de tasa is niet voor elk verzoek dat het formulier dekt hetzelfde.

Het volledige budget, inclusief de gevallen waarin er nog een apostille of een beëdigde vertaling bij komt, staat in wat een NIE-nummer kost.

‍

Afdrukken, kopieën en taal

• Spaans, en alleen Spaans. Het formulier wordt in het Spaans ingevuld, en bewijsstukken in een andere taal hebben normaal een beëdigde vertaling nodig.
• Druk het af zoals de pdf is opgemaakt, op A4. Zwart-wit volstaat.
• Druk meer dan één exemplaar af. Het formulier wordt in tweevoud ingediend, en je wilt een afgestempeld exemplaar mee terug als bewijs dat de aanvraag bestaat.
• Fotokopieer alles wat je meebrengt. Originelen worden gecontroleerd, kopieën worden gehouden.
• Teken met inkt op papier, blauw of zwart.
• Fotografeer het afgestempelde exemplaar voor je het gebouw verlaat. Tot de beslissing binnenkomt is dat je enige spoor van de indiening.

‍

Waar je begint

Is dit een eerste NIE, bepaal dan je route voor je het formulier aanraakt, want de route bepaalt waar de EX-15 terechtkomt: een commissariaat van de Policía Nacional in Spanje, een Spaans consulaat, of een gestoría die handelt op basis van een volmacht.

Download daarna de actuele pdf van de officiële site in dezelfde week dat je indient, vul hem op het scherm in het Spaans in, druk hem in tweevoud af, onderteken met de hand en controleer nog één keer drie dingen: de namen tegenover het paspoort, het verzoek tegenover de geboekte procedure, en het motief tegenover het gedateerde document in je map.

Bij Gestoraz stellen we NIE-aanvragen op afstand samen en dienen we ze in, inclusief de EX-15, het modelo 790 código 012 en duplicados van een verloren document, en we stemmen af wat er meestal op volgt: bankrekening, digitaal certificaat en inschrijving op het padrón.

‍

Officiële bronnen

• Portaal Extranjería, extranjeros.inclusion.gob.es: officiële download van de aanvraagmodellen, waaronder de EX-15.
• Policía Nacional, sede electrónica, sede.policia.gob.es: cita previa, procedures voor NIE en certificaten, en download van het modelo 790 código 012.
• Agencia Tributaria, sede.agenciatributaria.gob.es: erkenning van het NIE als NIF voor fiscale doeleinden.
• Spaans consulair netwerk, exteriores.gob.es: een NIE-aanvraag indienen vanuit het buitenland.