Jos johdat alankomaalaista BV:tä, saksalaista GmbH:ta, ranskalaista SARL:ää tai brittiläistä Ltd:tä ja alat myydä tuotteita, vuokrata toimitiloja tai allekirjoittaa sopimuksia Espanjassa, tarvitset pian tietoa Espanjan NIF-numerosta ulkomaiselle yrityksellesi. Yleissääntö on selvä: kun ulkomainen yritys suorittaa taloudellisen toimen Espanjan alueella, sen on tunnistauduttava Agencia Tributaria -veroviranomaiselle NIF-numerolla, vaikka sillä ei olisi maassa tytäryhtiötä tai toimipaikkaa.

Tässä artikkelissa selitetään tarkasti, milloin espanjalaisesta NIF:stä tulee pakollinen ulkomaiselle yritykselle, mitkä kaksi pääluokkaa ovat (NIF-tyyppi N yhteisölle, jolla ei ole toimipaikkaa, NIF-tyyppi W kiinteälle toimipaikalle), miten se saadaan vaihe vaiheelta, mitä kustannuksia on odotettavissa ja mitä virheitä on vältettävä veropäätösten estämiseksi. Lisäksi kerromme yksityiskohtaisesti tapaukset, joissa pelkkä EU:n sisäinen alv-numero riittää ja joissa täysi NIF ei ole tarpeen.

‍

Milloin ulkomaisen yrityksen on hankittava Espanjan NIF?

Kaikki ulkomaisen tahon Espanjassa toteuttamat taloudelliset toimet voivat laukaista NIF-velvoitteen. Tässä ovat tärkeimmät tapaukset.

Kiinteistön osto tai myynti

Jos ulkomainen yritys ostaa tai myy kiinteistön Espanjassa (varasto, toimisto, vuokrarakennus), sen on hankittava NIF tyyppi N ennen notaarin toimen allekirjoittamista. Ilman NIF:ää notaari ei voi rekisteröidä toimintaa Registro de la Propiedad yrityksen nimen alla.

Tuotteiden tai palveluiden myynti Espanjassa

Fyysisten tuotteiden myynti Espanjassa, esimerkiksi verkkokauppa paikallisesta varastosta, B2B-myynti Espanjaan toimitettuna tai liikkuva ruokamyynti, edellyttää NIF-numeroa, jos laskutat Espanjan arvonlisäverolla. Rajat ylittävä B2C-myynti ilman paikallista varastoa on joustavampaa: se kuuluu usein OSS (One-Stop-Shop) järjestelmä, joka välttää NIF: n, mutta heti kun Espanjassa on varasto tai paikallinen dropshipping, NIF tulee pakolliseksi. Alv-kehys on esitetty yksityiskohtaisesti tarkistaa, mitä arvonlisäverokantaa tuotteisiisi tai palveluihisi sovelletaan.

Liiketilojen vuokraus

Toimiston, varaston tai liiketilan vuokraaminen Espanjassa ulkomaisen yrityksesi nimissä edellyttää NIF-numeroa vuokrasopimuksen allekirjoittamiseksi. Espanjalainen vuokranantaja ei voi laatia laskua, jossa on IVA ja IRPF-ennakonpidätys, ilman vuokralaisen NIF-numeroa.

Työntekijän palkkaaminen Espanjassa

Jos ulkomaalainen yritys palkkaa Espanjassa asuvan palkatun työntekijän, siitä tulee työnantaja alueella ja sen on hankittava NIF-tyyppi W (kiinteä toimipaikka), rekisteröidyttävä TGSS työnantajana (CCC) ja hoitaa palkkalaskelmia Espanjan lainsäädännön mukaisesti. Yksityiskohdista katso Miten Espanjan sosiaaliturvajärjestelmä toimii yrityksille.

Tytäryhtiön perustaminen (SL)

Jos päätät organisoida espanjalaisen toimintasi laillisen tytäryhtiön kautta, perustat espanjalaisen Sociedad Limitada (SL) Sillä tulee olemaan oma NIF-tyyppi B. Tämä on kestävimmän toiminnan strukturoiduin vaihtoehto. Menettelystä katso askel-askeleelta opas SL:n perustamiseen.

‍

Mitä eroa on N-tyypin ja W-tyypin NIF-numeroilla?

Ulkomaista NIF-yhtiötä on olemassa kaksi muunnelmaa riippuen Espanjan taloudellisesta läsnäolosta.

NIF-tyyppi N: ulkomainen yksikkö, jolla ei ole kiinteää toimipaikkaa

NIF tyyppi N (alkaen N) myönnetään Espanjassa toimivalle ulkomaiselle yritykselle, jolla ei ole siellä kiinteää toimipaikkaa: ei toimistoa, työntekijää eikä paikallista epäitsenäistä edustajaa. Tyypillisiä tapauksia ovat satunnainen kiinteistön osto tai myynti, ulkomailta laskutettavat palvelut ja yksittäiset liiketoimet.

Tyyppi N -yksikkö ilmoittaa ja maksaa verovelvoitteensa Espanjassa vain Espanjan toiminnoista (ITP/AJD kiinteistöjen ostosta, malli 210 vuokrista, malli 211 myynnistä). Se ei ilmoita maailmanlaajuista liikevaihtoaan Espanjassa.

NIF tyyppi W: ulkomainen kiinteä toimipaikka

NIF tyyppi W (alkaen W) on suunnattu ulkomaiselle yritykselle, jolla on kiinteä toimipaikka Espanjassa: kiinteä toimipaikka, konttori, asiamies, jolla on allekirjoitusvaltuudet, työntekijä paikalla, jolla on kaupallista toimintaa, aktiivinen varasto. Tällöin toimipaikkaa käsitellään Espanjan veroyksikkönä Espanjassa harjoitetun toiminnan osuuden osalta.

W-tyypin yrityksen on toimitettava vuosittain Mallisto 200 (yritystulovero perustamisen tuottamasta voitosta), neljännesvuosimallio 303 (IVA) ja kaikki muut tavallisen SL:n velvoitteet. Se on huomattavasti raskaampi kuin tyyppi N.

Mistä tiedät, mikä niistä pätee?

Erotus perustuu verotukseen liittyvään pätevyyteen kiinteä toimipaikka Espanjan ja alkuperämaan kahdenvälisen verosopimuksen nojalla. Satunnaisesti vuokrattu tila ei yleensä ole kiinteä toimipaikka, vaan varasto, jossa on palkattu työntekijä. Väärinmäärittely voi laukaista Espanjan IS-sopeutukset useiden vuosien aikana. Ennen hakemista, on tilanne pätevä veroasiantuntija perehtynyt kansainvälisiin sopimuksiin.

‍

Miten hankit Espanjan NIF-numeron ulkomaiselle yrityksellesi?

Menettely on selkeästi jäsennelty mutta vaatii täsmälliset asiakirjat. Varaa siihen 2–6 viikkoa asian monimutkaisuuden mukaan.

Vaihe 1: valmistele dokumentaatio

Sinun on kerättävä ulkomaisen yrityksen apostilloidut artikkelit (Haagin yleissopimus), näiden artikkeleiden vannottu käännös espanjaksi, yrityksen rekisteröintitodistus alkuperämaassaan (Companies House -ote Yhdistyneelle kuningaskunnalle, Kbis Ranskalle, KvK-ote Alankomaille jne.) ja pyyntömotiivin perustelut (kiinteistökauppasopimus, vuokrasopimus, allekirjoitettu kaupallinen sopimus).

Vaihe 2: veroedustaja vain, jos olet sijoittautunut EU:n ulkopuolelle

A Verohallinnon edustaja Espanjassa vaaditaan vain, jos yrityksesi on sijoittautunut EU:n ulkopuolelle. Agencia Tributaria on yksiselitteinen: EU:hun sijoittautuneiden yritysten ei tarvitse käyttää edustajaa Espanjan arvonlisäveron alaisissa toimissaan, ja myös OSS- ja IOSS-järjestelmät vapauttavat tästä vaatimuksesta. Arvonlisäverotuksessa keskinäiseen virka-apuun perustuva poikkeus koskee tällä hetkellä vain Norjaa. AEAT:n mukaan brittiläiset yritykset tarvitsevat edustajan. Kun vaatimus soveltuu, edustaja on Espanjaan sijoittautunut henkilö tai yhteisö, jolla on oma NIF, yleensä hakemusta hoitava gestoría. Se vastaanottaa verohallinnon kirjeet ja hoitaa verotarkastuksiin liittyvät asiat.

Vaihe 3: tiedosto modelo 036

mallio 036 (census declaration) on lomake, joka pyytää NIF:ää. Ilmoitetaan yksikön tyyppi (N tai W), yrityksen tarkoitus, osoite Espanjassa (edustajan toimisto), sovellettavat arvonlisäverojärjestelmät ja rekisteröinti Registro de Operadores Intracomunitarios (englanniksi) tarvittaessa. Lomakkeen voi jättää verkossa edustajan digitaalisella varmenteella tai henkilökohtaisesti AEAT:ssa.

Vaihe 4: saada väliaikainen sitten lopullinen NIF

Kun täydellinen tiedosto on arkistoitu, Agencia Tributaria allokaatiot a Väliaikainen NIF 1–2 viikon kuluessa, minkä jälkeen se muuttuu lopullinen NIF dokumentin vahvistamisen jälkeen (laskee 2-4 viikkoa lisää). Väliaikaisen NIF:n avulla voit jo suorittaa tarvittavat kaupalliset ja verotukselliset toiminnot.

Vaihe 5: asiaan liittyvät vaiheet

Riippuen toiminnastasi, sinun tulee lisätä: työnantajalta TGSS (CCC) jos palkkaat, rekisteröinti ROI: lla EU: n sisäiseen toimintaan, EU: n sisäisen alv-numeron (NIF-IVA) pyytäminen, pankkitilin avaaminen yrityksen nimissä. gestoría tai edustajasi, jos sinulla sellainen on, koordinoi kokonaisuutta.

‍

Mitä ulkomaisen yrityksen NIF-numeron hankkiminen maksaa?

Kustannukset vaihtelevat monimutkaisuuden ja delegoinnin asteen mukaan, mutta tässä on realistinen vaihteluväli.

Hallinnolliset maksut

Itse NIF:n hankkiminen on ilmaista (ei valtion maksua). Tähän liittyvät maksut kuitenkin täsmäävät:

• Artikkeleiden apostille alkuperämaassa: 5–30 €.
• Kirottu käännös artikkeleista: 200–600 € riippuen määrästä.
• Gestorían palkkio veroedustuksesta, jos tarvitset sitä: 800–2 000 € ensimmäisenä vuonna, NIF-hakemus mukaan lukien.

Toistuvat vuosikustannukset

Kun NIF on saatu, suunnitelma kirjanpito- ja verohallintokustannuksista (modelo 200 jos tyyppi W, modelo 210 jos omistaja jne.), plus veroedustajan palkkiot, jos tarvitset yhden (tyypillisesti 100-300 € kuukaudessa).

Vertailu SL:n perustamiseen

Espanjalaisen SL-tytäryhtiön perustaminen maksaa ensimmäisenä vuonna enemmän notaarin asiakirjan, osakepääoman ja Registro Mercantil -rekisteröinnin vuoksi, mutta voi olla pitkällä aikavälillä edullisempaa, jos toiminta on jatkuvaa ja merkittävää. Vertailua varten lue SL-yhtiön perustamisopas vaihe vaiheelta ja Sociedad Limitada -yhtiön verot.

‍

Mitä verovelvoitteita NIF-numeron myöntämisestä seuraa?

Kun NIF on saatu, ulkomainen yritys siirtyy Espanjan verojärjestelmään alueella tapahtuvaa toimintaansa varten.

NIF-tyypille N

Velvollisuudet rajoittuvat Espanjan operaatioihin. Jos yritys omistaa vuokrakiinteistön, se arkistoi neljännesvuosittaisen mallio 210 vuokratuloista (EU- ja ETA-kansalaisilla on vähennysoikeus, muilla ei). Jos yritys myy, se ilmoittaa luovutusvoiton modelo 210 -lomakkeella ja ostaja pidättää 3%. Lisätietoja modelo 210 -lomakkeesta: kuinka paljon veroa ulkomailla asuva maksaa.

NIF-tyypille W

Velvoitteet vastaavat espanjalaisen SL:n velvoitteita kiinteän toimipaikan osuuden osalta. Vuosimallio 200 (IS), neljännesvuosimallio 202 (IS-ennakkomaksut), neljännesvuosimallio 303 (IVA), vuosimallio 390 (IVA-yhteenveto), kuukausimallio 111 (palkkaennakot), vuosimallio 190. Katso Sociedad Limitadan verot yksityiskohtien osalta.

Rekisteröinti ROI:n kanssa (Registro de Operadores Intracomunitarios)

Jos yrityksesi harjoittaa EU:n sisäistä toimintaa (B2B-ostot tai -myynti muiden EU:n yritysten kanssa), sen on rekisteröidyttävä ROI NIF-IVA:n hankkimiseksi. Ilman tätä rekisteröintiä ei sovelleta arvonlisäveron käännettyä verovelvollisuutta ja laskutat Espanjan arvonlisäveroa väärin.

Kalenteri kunnioittaa

Espanjan verokalenteri ei odota. Palautuksiaan kaipaava NIF-yhtiö joutuu maksamaan hallinnollisia sakkoja (50–150 % ilmoittamatta jätetystä summasta) ja viivästyskorkoa. Tämä on yksi tärkeimmistä asioista, joita gestoría tai veroedustaja lisää: kalenterin pitäminen ajan tasalla.

‍

Mitkä sudenkuopat koskevat erityisesti ulkomaisia yrityksiä?

Useat virheet toistuvat ja voivat tulla kalliiksi.

Kiinteän toimipaikan pätevyyden aliarviointi

Monet ulkomaiset yritykset ajattelevat, että niillä ei ole kiinteää toimipaikkaa, kun ne tekevät verotuksellisesti. Kauppaedustaja, joka neuvottelee heidän nimissään, varasto espanjalaisen henkilökunnan kanssa, sivusto, jota isännöidään paikallisesti varastolla: mikä tahansa näistä voi kelvata kiinteäksi toimipaikaksi ja muuttaa sovellettavaa verojärjestelmää. Huono pätevyys voi johtaa IS-mukautuksiin 4 vuoden aikana plus rangaistuksiin.

Tarvitsevat veroedustajan ja ei nimetä yksi

EU:n ulkopuolella se on velvollisuus. EU: n sisällä se ei ole, mutta yritys, jolla ei ole Espanjassa ketään avaamaan postinsa, näkee tiedoksi annetut ilmoitukset ja pakotteet, jotka päätetään sen puuttuessa. Vaadittu tai valittu, valitse joku luotettava.

ROI:n unohtaminen EU:n sisäisiin operaatioihin

Ilman ROI-rekisteröintiä yrityksesi laskuttaa Espanjan arvonlisäveroa EU:n sisäisistä B2B-toiminnoista, kun sen pitäisi soveltaa käännettyä verovelvollisuutta. EU-asiakkaasi kieltäytyvät näistä laskuista, ja sinun on tehtävä korjauksia.

Hämmentävä tytäryhtiö NIF ja ulkomainen yhteisö NIF

Jos pohdit espanjalaisen SL-tytäryhtiön perustamista (NIF-tyyppi B) tai N/W-tyypin NIF-numeron hankkimista ulkomaiselle yhteisölle, huomaa, että vero- ja oikeudelliset järjestelmät ovat täysin erilaiset. SL on erillinen espanjalainen oikeushenkilö, kun taas ulkomaiseen yhteisöön sovelletaan edelleen kotimaan lakia. Valinta riippuu toiminnan laajuudesta, pitkän aikavälin suunnitelmista ja riskiprofiilista. Tunnisteiden erot selitetään tarkemmin artikkelissa NIE:n ja NIF:n välinen ero Espanjassa sekä Mikä on NIF-numero ja miksi sitä tarvitaan.

Muutoksia ei päivitetä

Jos osoite-, edustaja- tai verojärjestely muuttuu, on päivitettävä tuore modelo 036. Jos näin ei tehdä, syntyy epäjohdonmukaisuuksia, jotka lopulta hälyttävät verovirastoon.

‍

Milloin kannattaa valita SL-yhtiö ulkomaisen yrityksen NIF:n sijaan?

Näiden kahden rakenteen välinen vaihtokauppa riippuu useista kriteereistä.

Mieluummin ulkomainen yritys NIF, jos...

Sinulla on satunnaista tai pienimuotoista toimintaa Espanjassa, et aio palkata, transaktiomääräsi pysyy alle 100 000 euron vuosimerkin, tai haluat testata Espanjan markkinoita ennen strukturoidumpaa sijoitusta. NIF-tyyppi N on nopea saada (4-6 viikkoa) ja edullinen ylläpitää.

Mieluummin SL:n perustaminen, jos...

Suunnittelet Espanjassa jatkuvaa ja merkittävää toimintaa, palkkaat paikallista henkilöstöä, toiminnan määrä ylittää 200 000–300 000 € vuodessa tai haluat suojata ulkomaista omaisuuttasi erillisen oikeushenkilön avulla. SL on kalliimpi perustaa (1 500–3 000 € ensimmäisenä vuonna), mutta se mahdollistaa verotuksen optimoinnin, rajatun vastuun ja paremman kaupallisen uskottavuuden. Vaihtoehtojen vertailu löytyy myös artikkelista autónomon ja SL:n hyvät ja huonot puolet Espanjassa.

Sekakotelo: SL myöhemmin

Monet yritykset aloittavat NIF-tyypillä N testatakseen markkinoita, minkä jälkeen ne vaihtavat SL-tyyppiin, kun aktiviteetti on vahvistettu. Tämä on järkevä strategia, mutta se vaatii huolellista finanssipoliittisen siirtymän suunnittelua (erityisesti ulkomaisen NIF:n alaisten kertyneiden omaisuuserien siirtämistä uuteen SL:ään).

‍

Mistä aloittaa toiminta Espanjassa?

Espanjalainen NIF ulkomaiselle yrityksellesi on pakollinen tarkastuspiste heti, kun taloudellinen toiminta tapahtuu Espanjan maaperällä. Tiedoston monimutkaisuus (apostille, käännös, veroedustaja, jos olet EU: n ulkopuolella, kiinteän toimipaikan pätevyys) oikeuttaa usein luottamaan paikalliseen gestoríaan, erityisesti yrityksille, jotka löytävät Espanjan verojärjestelmän.

Käytännön sääntö: määritä toimipaikkasi tyyppi ennen NIF:n (N tai W) pyytämistä, valmistele apostilloidut ja käännetyt asiakirjat etukäteen, nimeä luotettava edustaja, jos olet EU:n ulkopuolella, ja ennakoi toistuvia verovelvoitteita kustannusennusteissasi. Ilman tätä valmistelua NIF saadaan, mutta toiminta ajautuu nopeasti kalliisiin verovirheisiin.

Operaation valmistelu Espanjassa (kiinteistön osto, vuokraus, konttorin avaaminen) ja miettiminen, minkä rakenteen ottaa käyttöön? Gestorazissa voimme lainata molempia skenaarioita (ulkomainen NIF vs SL -tytäryhtiö), suositella parasta vaihtoehtoa tapauksessasi ja suorittaa menettelyn päästä päähän.

‍

Viralliset lähteet

• ‍Agencia Tributaria, malli 036, sede.agenciatributaria.gob.es: väestönlaskentailmoitus ja yrityksen NIF-pyyntö.
• ‍Real Decreto Legislativevo 5/2004 (IRNR) (englanniksi) (BOE), boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2004-4527: ulkomailla asuvat tuloverot ja kiinteät toimipaikat.
• ‍Kahdenväliset verosopimukset, hacienda.gob.es (englanniksi): kiinteän toimipaikan määrittely ja verotussäännöt.
• ‍Real Decreto 1065/2007 (englanniksi) (BOE), boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-15984: NIF:n ja CIF/NIF:n yhdistymistä koskeva asetus.
• ‍Apostillea koskeva Haagin yleissopimus, hcch.net/en/instruments/conventions/full-text/?cid=41: viittaus apostille yhtiön artikkeleita.
• ‍Registro Mercantil Central (englanniksi), rmc.es: espanjalaisten yritysten rekisteröinti.