Espanjan NIF-numero on yleinen verotunniste. Sitä käyttävät sekä yksityishenkilöt, niin Espanjan kansalaiset kuin ulkomaalaisetkin, että oikeushenkilöt, kuten yritykset, yhdistykset ja säätiöt. Ilman NIF-numeroa et voi maksaa veroja, laatia laskua, avata yritystiliä tai allekirjoittaa notaarin vahvistamaa asiakirjaa. Monet maahan muuttaneet eivät silti tiedä, että heillä on jo NIF, koska se on sama numero kuin heidän NIE-numeronsa. Monet ulkomaiset yrittäjät puolestaan eivät tiedä tarvitsevansa yritykselle erillistä NIF-numeroa Espanjassa toimimiseen.

Tässä artikkelissa kerrotaan, mitä NIF on, miten se liittyy yksityishenkilöiden NIE: hen ja yritysten CIF: hen (perintötermi), joka tarvitsee sitä, miten se saadaan asemastasi riippuen ja missä tilanteissa tietty NIF vaaditaan. Kerromme myös eri yrityksen NIF-kirjaimet (A, B, N, W) ja niiden vaikutukset.

‍

Mikä NIF tarkalleen on?

NIF on Espanjassa viiteverotunniste, joka perustettiin vuoden 2008 finanssipoliittisella uudistuksella, jolla yhtenäistettiin vanhaa terminologiaa.

Yksinkertainen määritelmä

NIF (Número de Identificación Fiscal) on tunnus, jonka Agencia Tributaria kenelle tahansa henkilölle (luonnolliselle tai lailliselle), jolla on verovelvoitteita Espanjassa. Tämä on numero, joka näkyy laskuissa, sopimuksissa, veroilmoituksissa, notaarin asiakirjoissa ja jonka avulla hallinto voi yhdistää kaikki taloudelliset toimesi yhteen tiedostoon.

Yksilöiden erityispiirteitä

Espanjalaisille NIF on heidän DNI (kansallinen henkilökortti), johon lisätään tarkistuskirjain: jos DNI on esimerkiksi 12345678, NIF on 12345678X (X lasketaan algoritmilla). Ulkomaalaisilla NIF on yksinkertaisesti NIE. Ei tarvitse pyytää erillistä NIF: NIE on yksi automaattisesti. Tämän vastaavuuden ymmärtämiseksi katso NIE:n ja NIF:n välinen ero Espanjassa.

Yrityksiä koskevat tiedot

Yrityksille NIF on osakkeenomistajien henkilökohtaisesta NIE/DNI:stä erillinen erityinen tunniste. Se alkaa kirjaimella, joka ilmaisee entiteetin tyypin: A Sociedad Anóniman puolesta, B Sociedad Limitadalle, G yhdistykselle, N sijoittautumattoman ulkomaisen yhteisön osalta, W ulkomaiselle kiinteälle toimipaikalle. Tätä kutsuttiin ennen vuotta 2008 CIF (Código de Identificación Fiscal); määrä pysyi samana, vain virallinen nimi muuttui.

‍

Miksi tarvitset NIF-tunnuksen Espanjassa?

NIF vaaditaan lähes kaikissa maan laki-, vero- tai rahoitustoimissa.

Ulkomaisille yksityishenkilöille

Käytät NIF-numeroasi (joka on sama kuin NIE-numerosi) pankkitilin avaamiseen, veroilmoituksen jättämiseen (modelo 100, modelo 210, modelo 720), notaarin vahvistaman asiakirjan allekirjoittamiseen, liiketilan vuokrasopimukseen, perinnön vastaanottamiseen, sosiaaliturvaan rekisteröitymiseen (NUSS) ja muihin virallisiin toimiin. NIF on pakollinen heti, kun toiminnastasi syntyy taloudellinen jälki Espanjassa. Käyttötarkoituksista kerrotaan artikkelissa NIE Espanjassa.

autónomokselle

Autónomo käyttää NIF-numeroaan (= NIE-numeroaan) laskuissa, neljännesvuosi-ilmoituksissa (modelo 303, modelo 130) ja vuosi-ilmoituksissa (modelo 100). NIF merkitään yrityksille tai yksityishenkilöille myydyistä palveluista laadittaviin laskuihin. Sen avulla Agencia Tributaria vertaa laskuttajan ja vastaanottajan ilmoituksia. Yrittäjäasemasta kerrotaan artikkelissa näin ryhdyt autónomo-yrittäjäksi.

Yrityksille (SL, SA jne.)

Espanjalainen SL tarvitsee tietyn NIF:n (alkaen B) aloittaa toimintansa: laskutus, arvonlisäveron ilmoittaminen, yhtiöveron maksaminen, henkilöstön palkkaaminen, liikepankkitilien avaaminen. Ilman NIF:ää yhtiötä ei ole olemassa verotuksellisesti. Koko menettelyn osalta katso askel-askeleelta opas SL:n perustamiseen sekä hakea NIF:ää Espanjassa ulkomaisille yrityksille.

Espanjassa toimiville ulkomaisille yrityksille

Espanjassa taloudellista toimintaa harjoittavan ulkomaisen yrityksen (myynti paikan päällä, kiinteistöjen vuokraus, Espanjassa laskutettavat palvelut) on pyydettävä espanjalaista NIF:ää myös ilman tytäryhtiötä. Tätä kutsutaan NIF-tyypiksi N (ulkomainen yhteisö ilman toimipaikkaa) tai W (pysyvä toimipaikka).

‍

Miten hankit NIF-tunnuksen Espanjassa?

Menettely riippuu siitä, kuka olet: henkilö tai yritys.

Ulkomaisille yksityishenkilöille: hanki NIE

Jos olet ulkomaalainen, saat automaattisesti NIF:si hankkimalla NIE:si. Ei lisätoimenpidettä. NIE-menettelyn osalta katso NIE Espanjassa sekä kuinka kauan NIE:n hakeminen kestää. Kun NIE on kädessä, voit käyttää sitä NIF:nä kaikissa vaiheissasi.

Espanjalaisille yrityksille: modelo 036

Vastaperustettu SL pyytää NIF:ää arkistoimalla mallio 036 kanssa Agencia Tributaria, allekirjoittamisen jälkeen notaarin perustamiskirja. A Väliaikainen NIF jaetaan viikon kuluessa, minkä jälkeen se muunnetaan lopullinen NIF rekisteröinnin jälkeen: Registro Mercantil Provincial (englanniksi). Menettely kestää yhteensä 2-4 viikkoa.

Ulkomaisille yrityksille: modelo 036 ja apostilloidut artikkelit

Ulkomainen yritys, joka haluaa toimia Espanjassa ilman yhtiöittämistä, pyytää NIF:ää mallin 036 kautta. Alkuperäisen yrityksen artikkelien tulee olla auktorisoidun kääntäjän apostilisoimia ja kääntämiä, ja sen, joka allekirjoittaa ja arkistoi yrityksen lomakkeen, on jo pidettävä hallussaan espanjalaista NIF:ää. Veroedustajan nimeäminen on erillinen velvoite, joka koskee vain EU:n ulkopuolelle sijoittautuneita yrityksiä: toiseen EU-maahan sijoittautunut yhtiö ei tarvitse. Läpimenoaika: 1–3 viikkoa tiedoston valmistuttua.

autónomos: väestönlaskenta alta

autónomon ei tarvitse pyytää NIF:ää, koska heidän NIE:nsä on heidän. Heidän on kuitenkin arkistoitava mallio 036 rekisteröityä aktiiviseksi veronmaksajaksi ja ilmoittaa toiminnastaan. Tämä väestönlaskenta alta on pakollinen ennen ensimmäistä laskua.

‍

Mitä yritysten NIF-tunnusten eri alkukirjaimet tarkoittavat?

Oikeussubjektin NIF alkaa kirjaimella, josta käy ilmi sen tyyppi. Näiden kirjeiden tunteminen auttaa tunnistamaan minkä tahansa Espanjassa kohtaamasi yrityksen aseman.

Tärkeimmät kirjaimet

• ‍A: Sociedad Anónima (SA), suuri yhtiö, jonka pääoma on jaettu osakkeisiin.
• ‍B: Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL tai SRL), joka vastaa yhtiötä Ltd.
• ‍C: Sociedad Colectiva.
• ‍D: Sociedad Comanditaria.
• ‍E: Comunidad de Bienes (yhteisomistus).
• ‍F: Sociedad Cooperativa.
• ‍G: Asociación.
• ‍H Comunidad de Propietarios (omaisuuden yhteisomistus).
• ‍J: Sociedad Civil.
• ‍N: Entidad Extranjera (ulkomainen yhtiö, jolla ei ole kiinteää toimipaikkaa).
• ‍P: Corporación Local.
• ‍Q: Organismo Público.
• ‍R: Congregación e Institución Religiosa.
• ‍S:Órgano de la Administración del Estado.
• ‍U: Unión Temporal de Empresas.
• ‍V: Otros tipos.
• ‍W: Establecimiento Permanente de Entidad No Residente.

Käytännössä B ja A hallitsevat kaupallista maisemaa

Lähes jokainen päivittäin tavattu yritys (kaupat, kauppiaat, palveluntarjoajat) on SL (NIF in B). Suuria julkisesti noteerattuja yhtiöitä ovat SA:t (NIF in A). Yhdistykset ja säätiöt käyttävät G. Omaisuuden yhteisomistus (välttämätön asunnonomistajille) käyttää H.

Miksi tällä koodauksella on merkitystä

Kun vastaanotat laskun, NIF kertoo heti, minkälaisen kokonaisuuden kanssa olet tekemisissä. SL:n (B...) laatima lasku merkitsee IS-verotusta, julkista tilinpäätöstä, rajoitettua vastuuta. Comunidad de bienesin (E...) lasku on oikeudellisesti erilainen. Nämä tiedot muuttavat kaupallisen vuorovaikutuksen luonnetta.

‍

Mitä verovelvollisuuksia NIF-tunnukseen liittyy?

NIF:n pitäminen laukaisee erilaisia velvoitteita asemastasi riippuen.

Ulkomailla asuva yksittäinen omistaja

Jos sinulla on NIE/NIF, koska omistat kiinteistön Espanjassa, sinun on arkistoitava joka vuosi mallio 210 renta imputada tai todellisia vuokria, ja maksaa IBI kaupungintalolle. Yksityiskohdista katso kuinka paljon veroa sinun on maksettava ulkomailla asuvana Espanjassa.

Espanjassa verotuksellisesti asuva yksityishenkilö

Jos verotuksellinen asuinpaikkasi siirtyy Espanjaan, annat vuosittain lomakkeen Mallisto 100 maailmanlaajuisista tuloistasi ja mahdollisesti myös malli 720 ulkomaisen omaisuutesi vuoksi. Tilan ymmärtämiseksi katso miten verotuksellinen asuinpaikka määräytyy sekä NIE: n vaikutus veroasemaasi.

Autónomo

autónomo arkistoi modelos 130:n (IRPF-maksuerä), 303:n (IVA), 100:n (vuosittainen IRPF) ja pitää yksinkertaistettua kirjanpitoa. Syvempää näkemystä varten katso verot ja sosiaaliturvamaksut autónomokselle.

Yritys (SL tai SA)

Yhtiö arkistoi modelos 200 (vuosittainen yhteisövero), 202 (neljännesvuosittaiset IS-ennakkomaksut), 303 (neljännesvuosittainen IVA), 390 (vuosittainen IVA-yhteenveto), 111 (kuukausittaiset IRPF-ennakonpidätykset), 190 (vuosittainen ennakonpidätyksen yhteenveto) ja mahdollisesti 232 (sukupuolen liiketoimet) ja 720 (ulkomainen varallisuus). Yksityiskohdista katso Sociedad Limitadan verot.

‍

Mitä NIF-tunnukseen liittyviä virheitä kannattaa välttää?

Muutama klassinen ansoja toistaa ja vaikeuttaa elämää.

NIF:n pyytäminen, kun sinulla on jo NIE

Ulkomaalaisella yksityishenkilöllä NIE = NIF. Monet maahan muuttaneet aloittavat turhan menettelyn Agencia Tributariassa saadakseen NIF-numeron, vaikka pelkkä NIE-numeron käyttäminen riittäisi. Tämä tuhlaa aikaa eikä tuo mitään lisäarvoa.

Hämmentävä henkilökohtainen NIF ja yhtiö NIF

Jos perustaa SL, sen NIF (alkaen B) on täysin eri asia kuin henkilökohtainen NIE/NIF. SL: n antamissa laskuissa yrityksen NIF: n on oltava näkyvissä, ei henkilökohtaista NIE: tä. Sekaannus on usein toistuva virhe, joka vaikeuttaa kirjanpitoa.

Termin CIF käyttäminen virallisissa vaiheissa

Vuodesta 2008 lähtien virallinen termi on NIF (jopa yrityksille). "CIF" on edelleen yleinen arkipuheessa ja vanhoissa asiakirjoissa, mutta virallisissa lomakkeissa kirjoitetaan "NIF" monitulkintaisuuden välttämiseksi.

Unohtamatta kääntää artikkeleita ulkomaiselle yritykselle

Jos pyydät NIF:ää Espanjassa toimivalle ulkomaiselle yritykselle, alkuperäisten artikkeleiden tulee olla auktorisoidun kääntäjän apostilloituja ja kääntämiä. Ilman sitä tiedosto hylätään.

Väärän veroedustajan valitseminen, kun sellainen vaaditaan

Tämä koskee vain EU:n ulkopuolelle sijoittautuneita yrityksiä: toiseen jäsenvaltioon sijoittautuneen ei tarvitse nimetä edustajaa. Kun sellainen vaaditaan, edustajalla on oltava espanjalainen NIF/NIE ja hänen on sijaittava Espanjassa. Jonkun valitseminen asiaan puuttumattomana tai huonosti informoituna on todellinen riski, sillä heille osoitetut ilmoitukset katsotaan vastaanotetuiksi.

‍

Miten NIF-tunnusta käytetään arjessa?

Muutamia konkreettisia esimerkkejä käytännön ankkuroinnista.

Laskuissasi (autónomo)

Jos laskutat freelancerina espanjalaista asiakasta, laskussa on oltava koko nimesi, NIF-numerosi (= NIE-numerosi), vero-osoitteesi ja asiakkaan NIF-numero. Laskussa on myös sovellettava oikeaa IRPF-ennakonpidätystä, joka on yleensä 15% ja ensimmäisenä vuonna 7%. Ennakonpidätyksistä kerrotaan tarkemmin artikkelissa milloin autónomo käyttää IRPF-ennakonpidätystä.

Veroilmoituksissasi

NIF näkyy jokaisen mallin yläreunassa. Modelo 100 (asukas), se on henkilökohtainen NIF. Mallissa 200 (SL) se on yritys NIF. Typo voi estää palautuksen validoinnin.

Pankissa

Pankki pyytää NIF:ää avaamaan pankkitilin ja tukee sitä kopiolla NIE-dokumentistasi (vihreä A4 tai TIE). Tämän jälkeen NIF kirjataan jokaiseen pankkiasiakirjaan.

Notaarin luona

Allekirjoittaaksesi notaarin vahvistaman asiakirjan (omaisuuden osto, yhtiön yhtiöittäminen, perimysjärjestys), NIF mainitaan asiakirjassa koko nimesi ja vero-osoitteesi. Notaari tarkistaa NIE/NIF:n aitouden ulkomaalaisten keskusrekisteristä.

‍

Mitä NIF-tunnuksesta kannattaa muistaa?

NIF-numero Espanjassa on vero- ja talouselämänne selkäranka alueella. Ulkomaisille yksilöille se sulautuu NIE:hen eikä ole ylimääräinen askel. Espanjassa toimiville yrityksille (espanjalaisille tai ulkomaisille) se on erillinen menettely, joka vaatii tiukkaa dokumentaatiota.

Hyvä hallinnollinen hygienia tarkoittaa aina oikean NIF:n käyttöä asiayhteydestä riippuen (henkilö tai yritys), tositteiden säilyttämistä (NIE-asiakirja, yhtiöjärjestys yhtiön NIF:n kanssa) ja tietojen päivittämistä Agencia Tributaria jos osoitteesi tai tilasi muuttuu. Yhteiset myytit puretaan Yhdeksän väärinkäsityksiä NIE numero.

Valmistellaan projektia, jossa on mukana yritys NIF (SL:n perustaminen, ulkomaisen sivuliikkeen avaaminen Espanjassa, finanssipoliittinen edustaja)? Gestorazilla voimme hallita koko pyynnön, artikkeleiden kääntämisestä lopullisen NIF:n jakamiseen.

‍

Viralliset lähteet

• ‍Agencia Tributaria, NIF ja verotunnisteet, sede.agenciatributaria.gob.es: NIF:n jakamista ja käyttöä koskevat säännöt.
• ‍Malli 036, sede.agenciatributaria.gob.es: väestönlaskennan ilmoituslomakkeet ja NIF-pyyntö.
• ‍Real Decreto 1065/2007 (englanniksi) (BOE), boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-15984: NIF:n ja CIF/NIF:n yhdistymistä koskeva asetus.
• ‍Real Decreto Legislativevo 1/2010 (Ley de Sociedades de Capital), boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2010-10544: pääomayhtiöiden oikeudellinen asema.
• ‍Registro Mercantil Central (englanniksi), rmc.es: yrityksen rekisteröinti ja yhteys NIF:ään.