A maioria dos guias sobre mudar-se para Espanha pára no NIE. Se és holandês, alemão, francês ou de qualquer outro país da UE ou do EEE e pretendes ficar mais de três meses, o NIE é apenas metade do trabalho. O formulário que realmente te regista como residente é o modelo EX-18, e o que produz é o certificado verde A4 que toda a gente menciona sem o designar corretamente.

Este guia é processual: para que serve o EX-18, em que difere do EX-15, quem o entrega, o que tens de comprovar e o que o certificado dá e não dá. Se ainda estás na fase do próprio número, começa por o que é um número NIE.

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O que é o EX-18 e o que é realmente o A4 verde

O modelo EX-18 é o pedido de inscrição no Registro Central de Extranjeros como cidadão da União residente em Espanha. O seu nome espanhol é Solicitud de inscripción en el Registro Central de Extranjeros, e o documento que produz é o certificado de registro de ciudadano de la Unión.

Esse certificado não é um cartão. É uma folha verde, normalmente A4, com o teu nome, nacionalidade, morada em Espanha, NIE e data de inscrição no registo.

É a forma que a residência administrativa assume para os cidadãos da UE e do EEE, enquanto os cidadãos de fora da UE recebem um TIE. O quadro mais amplo, residência administrativa versus fiscal versus social, encontra-se em tudo o que precisas de saber sobre a residência em Espanha.

Também contém o número de soporte, o código que começa por IXESP ou AXESP e que o FNMT pede quando solicitas um certificado digital. Não é o teu NIE, e confundir os dois bloqueia o pedido: ver o que é o número de soporte e onde encontrá-lo.

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EX-15 ou EX-18: de qual precisas

Estes dois formulários são constantemente confundidos. Têm funções diferentes.

• Modelo EX-15 é o pedido de atribuição de um NIE, ou de um certificado que comprove que já tens um. Dá-te um número e nada mais: nenhum estatuto, nenhuma residência, nenhum direito de permanência.
• Modelo EX-18 é o pedido de registo como cidadão da UE residente em Espanha. Confere-te um estatuto, uma inscrição no Registro Central de Extranjeros e o certificado verde como comprovativo.

O caso em que precisas de ambos é comum entre compradores. Obtiveste um NIE há anos através de um EX-15 para assinar uma compra e agora mudas-te mesmo para Espanha. O número nunca caduca, por isso continua válido, mas não diz nada sobre a tua residência: apresentas um EX-18 além dele.

O contrário não se aplica. Se nunca tiveste um NIE e chegas como novo residente da UE, o EX-18 atribui o teu NIE ao mesmo tempo; apresentar primeiro um EX-15 apenas acrescenta uma marcação e uma tasa.

Mais um formulário que vale a pena conhecer: o teu cônjuge ou familiar de um país fora da UE não utiliza o EX-18, mas sim o modelo EX-19, que dá origem a um cartão de residência de familiar de cidadão da União, e não a um certificado verde.

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Quem tem de se registar e até quando

A obrigação decorre das regras de livre circulação da EU, transpostas em Espanha pelo Real Decreto 240/2007. Qualquer cidadão de um Estado membro da EU ou do EEA, e da Suíça, que pretenda residir em Espanha por mais de três meses deve inscrever-se presencialmente no Registro Central de Extranjeros.

• Estadias inferiores a três meses. Sem registo; basta o teu passaporte ou documento de identidade nacional. Ainda assim, podes precisar de um NIE para comprar um imóvel ou assinar perante um notário, o que é uma questão de EX-15.
• Estadias superiores a três meses. O registo é obrigatório e o pedido é apresentado nos três meses seguintes à tua entrada em Espanha.
• Menores e dependentes. Também eles são registados, através do progenitor ou do cidadão da UE de quem dependem.

A obrigação é individual, não por agregado familiar. Cada adulto apresenta o seu próprio EX-18 na Oficina de Extranjería ou numa esquadra da Policía Nacional da sua província. Um casal apresenta dois formulários e paga duas tasas.

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O que tens de comprovar

O registo não é automático. Tens o direito de residir, mas tens de demonstrar que te enquadras numa das categorias previstas nas regras de livre circulação. A repartição pergunta em que categoria te encaixas e pede os documentos correspondentes.

• Trabalhador por conta de outrem. Um contrato de trabalho, uma declaración de contratación assinada pela entidade patronal, ou um comprovativo de que estás inscrito na segurança social espanhola. Se já contribuis, a tua alta é o comprovativo mais limpo que existe: consulta tudo o que precisas de saber sobre o número NUSS.
• Trabalhador independente. A tua alta como autónomo, ou seja, a inscrição no censo da Agencia Tributaria e a alta no RETA junto da segurança social.
• Recursos suficientes e seguro de saúde. A via para quem não trabalha em Espanha: reformados, pessoas que vivem das poupanças ou de rendimentos estrangeiros. Comprovas ter recursos para ti e para quem depende de ti, e seguro de saúde completo em Espanha.
• Estudante. Matrícula num estabelecimento público ou privado, cobertura de saúde e declaração de recursos suficientes para a estadia.

Na via dos recursos económicos, não te baseies num valor lido num fórum. O limiar tem como referência os níveis de assistência social espanhóis e é revisto periodicamente: confia na hoja informativa em vigor do portal de Extranjería.

A cobertura de saúde significa as tuas próprias contribuições, um formulário S1 se fores reformado de outro Estado-Membro, ou um convenio especial. Os seguros privados são aceites, mas os serviços pedem habitualmente uma cobertura equivalente à do sistema público, sem copagamentos. Os seguros de viagem são, em geral, recusados.

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Os documentos que acompanham o formulário

• Modelo EX-18, preenchido em espanhol e assinado, descarregado do portal da Extranjería. Um formulário por requerente.
• O teu passaporte ou cartão de identidade nacional, válido, original mais uma fotocópia. Um documento caducado bloqueia o processo de imediato.
• Comprovativo da categoria que invocas, entre os quatro acima. É esta parte que leva à devolução dos processos.
• Comprovativo de pagamento da tasa, modelo 790 código 012, pago antes da marcação.
• Comprovativo da tua morada em Espanha. O certificado indica uma morada, por isso leva o contrato de arrendamento, a escritura ou o teu certificado de empadronamiento.

Os documentos emitidos no estrangeiro e não redigidos em espanhol precisam geralmente de tradução juramentada, e os documentos públicos estrangeiros podem precisar de apostilha. Isto aplica-se tipicamente a certidões de casamento e de nascimento e a alguns comprovativos de rendimentos. Começa ambos os processos antes de marcares.

A marcação é de utilização única. Se faltar um documento no dia, perde-se a vaga e tens de voltar a esperar por uma nova cita previa.

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A tasa e como é paga

A taxa é paga através do modelo 790 código 012, o mesmo formulário utilizado para o NIE. O que muda é a opção que assinalas: a do certificado de registro de residente comunitario, não aquela para a atribuição de NIE. Se marcares a linha NIE, pagas o valor errado pelo procedimento errado, o que é uma marcação desperdiçada.

Geras o formulário no portal eletrónico da Policía Nacional, que imprime o montante correspondente ao procedimento que selecionaste. Paga num banco espanhol ou online com um cartão espanhol e guarda o comprovativo validado. Sem ele, o processo não é tratado.

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O que o certificado te dá e o que não dá

O que faz:

• Comprova que resides legalmente em Espanha por um período superior a três meses, algo que as entidades empregadoras, as escolas e os serviços públicos pedem para verificar.
• Contém o teu NIE, pelo que também serve como documento de NIE, caso ainda não tivesses um.
• Desbloqueia o resto da sequência: os bancos pedem-no habitualmente antes de passarem a tua conta de não residente para residente, e serve de apoio à saúde e matrícula de veículo.

O que não faz:

• É não é um estatuto fiscal. Ter o certificado verde não faz de ti residente fiscal em Espanha, e não o ter não te impede de te tornares um. A Agencia Tributaria aplica os seus próprios critérios: mais de 183 dias em Espanha, centro de interesses económicos, família. Ver o impacto do teu NIE no teu estatuto fiscal.
• É não um TIE. O TIE é o cartão de residência em plástico para cidadãos de fora da UE. Um nacional francês ou alemão que peça um TIE está a pedir o documento errado.
• É não é um documento de identificação. Não tem fotografia, por isso continuas a levar contigo o cartão de identificação nacional ou o passaporte. O NIE Easy Card opcional é um formato de conveniência sem valor legal próprio.
• É e não o padrón. O padrón é o registo de habitantes da câmara municipal: um procedimento separado, um documento separado e aquilo de que depende o acesso a um médico da zona, a uma vaga numa escola ou a um passe de transportes.
• É não é o fim do caminho. O número NIE que nele consta nunca caduca, mas o certificado é um documento: as alterações de morada e de nacionalidade devem ser comunicadas, e após cinco anos de residência contínua deve requerer o certificado de registo permanente ao abrigo do Real Decreto 240/2007.

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Os erros que custam uma marcação

• Entregar um EX-15 quando a situação exigia um EX-18, ou marcar o procedimento NIE no portal da cita previa em vez do do certificado de registro.
• Assinalar a linha NIE no modelo 790 código 012 e chegar com a tasa errada paga.
• Apresentar um seguro de viagem em vez de uma verdadeira cobertura de saúde na via dos recursos suficientes.
• Deixar passar os três meses após a chegada antes de apresentar o pedido.
• Apresentar-se com documentos estrangeiros que não estão traduzidos nem apostilados.
• Partindo do princípio de que a marcação será feita em inglês. O formulário está em espanhol e a entrevista também.

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Por onde começar

Uma ordem de trabalhos possível: resolve a habitação e inscreve-te no padrón, reúne os comprovativos da categoria que se aplica ao teu caso, põe a tradução ou a apostila em andamento, paga o modelo 790 código 012 do certificado de registro e, por fim, marca a cita previa.

A marcação é o ponto de estrangulamento, tal como para o NIE. As esperas rondam 1 a 4 semanas em províncias de média dimensão e 4 a 6 semanas em Madrid, Barcelona, Málaga e Marbella, e julho, agosto e setembro são os piores meses. O portal permite consultar vários serviços na mesma província, a forma mais simples de encontrar uma vaga mais cedo.

Na Gestoraz, tratamos de processos administrativos espanhóis à distância, desde o NIE até ao Certificado de registo da UE, e coordenamos os passos que habitualmente o acompanham: padrón, NUSS, conta bancária e certificado digital.

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Fontes oficiais

• Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, portal de Extranjería, extranjeros.inclusion.gob.es: transferência do modelo EX-18 e da hoja informativa sobre o registo de cidadãos da UE.
• Real Decreto 240/2007 (BOE), boe.es: entrada, livre circulação e residência de cidadãos da UE e do EEE em Espanha, base jurídica do certificado e respetivas condições.
• Policía Nacional, sede electrónica, sede.policia.gob.es: cita previa para procedimentos de extranjería e geração do modelo 790 código 012.
• Agencia Tributaria, sede.agenciatributaria.gob.es: critérios de residência fiscal, independentes do teu registo administrativo.