Met een volmacht voor Spanje (poder notarial) laat je iemand in jouw naam handelen terwijl je zelf thuisblijft: je NIE aanvragen, een aankoop of verkoop tekenen, een erfenis aanvaarden. Het addertje: niet elke volmacht wordt voor elke handeling aanvaard. Een volmacht die volstaat voor een NIE-aanvraag kan worden geweigerd door de Spaanse notaris die een eigendomsakte verlijdt.

Deze gids legt uit welke vorm elke handeling vraagt, hoe je tekent vanuit Nederland, Duitsland, België, Frankrijk, Italië of het Verenigd Koninkrijk, wat de apostille daar kost, hoe je de vertaling regelt en wat geen enkele volmacht voor je kan doen. Hij beschrijft de regels. De tekst van je eigen volmacht laat je nakijken door je advocaat of de Spaanse notaris.

‍

Welke volmacht voor welke handeling

De grens loopt tussen administratieve procedures en handelingen die in een notariële akte eindigen. In welk land je ook tekent, het Spaanse recht bepaalt wat de volmacht toestaat, tenzij ze zelf iets anders zegt (het Spaanse Burgerlijk Wetboek, Código Civil, art. 10.11).

• NIE-aanvraag. Een administratieve procedure, waarin vertegenwoordiging kan worden bewezen met "elk rechtsgeldig middel" dat een betrouwbaar spoor nalaat (Ley 39/2015, art. 5.4). Het Spaanse consulaat in Parijs vermeldt dat je kunt aanvragen "persoonlijk of via een behoorlijk gemachtigde vertegenwoordiger", met een volmacht die de NIE-aanvraag uitdrukkelijk noemt. Geen tekst legt vast welke vorm de politie precies verwacht. Onze praktijk is een gepersonaliseerde volmacht met vertaling, de handtekening gelegaliseerd door een notaris, plus een apostille. Het NIE zelf staat uitgelegd in wat een NIE-nummer is.
• Vastgoed kopen of verkopen. De volmacht moet een openbaar document zijn (Código Civil, art. 1280.5) en uitdrukkelijk daden van beschikking dekken, zoals verkopen of met een hypotheek bezwaren (art. 1713). De Spaanse notaris moet haar bovendien toereikend en gelijkwaardig aan een Spaanse volmacht achten.
• Erfenis. Aanvaarden kan in een openbaar of onderhands document (art. 999), verwerpen gebeurt bij een notaris (art. 1008).
• Een bankrekening openen. Opent een vertegenwoordiger de rekening, dan moet de bank de identiteitsdocumenten van beiden vragen én "het openbare document dat de bevoegdheden bewijst" (RD 304/2014, art. 6.2). Of de bank een buitenlandse volmacht aanvaardt, bepaalt elke bank zelf: vraag het vooraf.
• Spaanse belastingdienst. In het standaardgeval is geen notariële volmacht nodig: de vertegenwoordiging wordt ingeschreven in het Registro de apoderamientos van de AEAT, online met een elektronische handtekening, persoonlijk, of met een document waarop de handtekening notarieel gewettigd is.

Waarom een gelegaliseerde handtekening niet altijd volstaat voor een akte

Voor een akte gelden twee toetsen. De Spaanse notaris vermeldt de volmacht in de akte en oordeelt dat ze toereikende bevoegdheid geeft, en de registrator controleert alleen of dat oordeel er staat (Ley 24/2001, art. 98). Een buitenlands document is inschrijfbaar als de buitenlandse autoriteit functies vervulde die gelijkwaardig zijn aan die van Spaanse autoriteiten (Ley 29/2015, art. 60).

De registerautoriteit (DGSJFP) heeft dat uitgewerkt. In een beslissing van juni 2020 over een geapostilleerde volmacht van een Engelse notaris oordeelde ze dat gelijkwaardigheid vereist dat de buitenlandse autoriteit de identiteit en de handelingsbekwaamheid van de ondertekenaar waarborgt, en dat de apostille de echtheid bewijst, niet de gelijkwaardigheid. In een beslissing van september 2023 werd de inschrijving geweigerd en herhaalde de autoriteit dat de documenten de controle van identiteit en bekwaamheid moeten weergeven, al volstaat een notariële verklaring met hetzelfde effect naar buitenlands recht. In 2003 werd al een Duitse Beglaubigung aanvaard, omdat de Duitse notaris de bekwaamheid van de ondertekenaars moest nagaan.

Een kale legalisatie van de handtekening wordt dus niet automatisch geweigerd, maar het hangt af van wat de buitenlandse notaris verklaart. De veilige weg voor een akte is een volmacht verleden als notariële akte (notariële akte, notarielle Urkunde, acte authentique) of bij een Spaans consulaat. Stuur het ontwerp vóór je tekent naar de Spaanse notaris die de akte zal verlijden: hij is degene die erover oordeelt.

‍

Bijzonder of algemeen: wat de volmacht moet noemen

Het Código Civil kent algemene volmachten en bijzondere volmachten voor één of meer bepaalde handelingen (art. 1712). Een volmacht in algemene bewoordingen dekt alleen daden van beheer. Om te verkopen, een hypotheek te vestigen of een andere "daad van strikte eigendom" te stellen, heb je een uitdrukkelijk mandaat nodig (art. 1713).

Vanuit het buitenland is een bijzondere volmacht de norm. De Consejo General del Notariado omschrijft ze als een volmacht voor een concreet soort handeling, zoals een woning kopen of een erfenis aanvaarden, en raadt aan de notaris te vertellen waarom en waarvoor je ze nodig hebt. Noem elke handeling: een volmacht die alleen voor een woningaankoop is opgesteld, machtigt niet tot een NIE-aanvraag, en een NIE-volmacht zegt niets over kopen.

‍

Tekenen vanuit het buitenland: drie routes

1. Een notaris bij jou in de buurt, dan een apostille

De meest gebruikte route. Je notaris legaliseert je handtekening of stelt een notariële akte op, de bevoegde instantie voegt de apostille toe en het document krijgt een officiële Spaanse vertaling. In de woorden van het Spaanse consulaat in Düsseldorf heeft een handeling van een buitenlandse notaris effect in Spanje als ze "behoorlijk gelegaliseerd of geapostilleerd is en vergezeld gaat van een officiële vertaling in het Spaans". Ons kostenoverzicht rekent 60 tot 120 € voor de notaris (wat een NIE-nummer kost).

2. Het Spaanse consulaat

Spaanse consuls oefenen notariële functies uit "zoals notarissen in Spanje" en verlenen volmachten aan Spanjaarden en buitenlanders. Op de dag van ondertekening moet je altijd zelf verschijnen, na een aanvraag per e-mail of post. Tarieven: 30,05 € voor volmachten in Düsseldorf (tarief 2026), en in Parijs 39,08 € voor een volmacht tot verkoop, 42,09 € voor een algemene volmacht. Het addertje: Düsseldorf en Brussel vragen een buitenlandse volmachtgever om zijn NIE, en Düsseldorf schrijft in hoofdletters dat je het vooraf moet aanvragen.

3. Een online notaris

Legalisatie van de handtekening en apostille kunnen ook volledig online via een online notaris. Dat past bij een NIE-volmacht. Voor een akte geldt de vraag van gelijkwaardigheid hierboven, dus check eerst bij de Spaanse notaris.

Rekenvoorbeeld: een Duits stel dat koopt in Málaga

Anna en Jonas wonen in Keulen en kopen een appartement in Málaga. Geen van beiden heeft een NIE, dus het consulaat is voorlopig geen optie.

• Stap 1, het NIE. Elk tekent een volmacht voor de NIE-aanvraag bij een Duitse notaris, die de handtekening legaliseert. De Präsident des Landgerichts voegt de apostille toe, 25 € per document. Elke aanvraag kost de tasa van 9,84 €.
• Stap 2, de aankoop. Met hun NIE-nummers boeken ze het Spaanse consulaat in Düsseldorf, verschijnen persoonlijk en tekenen één bijzondere volmacht om te kopen: 30,05 € volgens het tarief 2026. Het alternatief is een notarielle Urkunde bij hun Duitse notaris, geapostilleerd en beëdigd vertaald.
• Vóór stap 2 stuurt hun advocaat het ontwerp naar de notaris in Málaga die de akte zal verlijden.

De aankoop zelf komt aan bod in een huis kopen in Spanje vanuit het buitenland.

‍

De apostille, land per land

Spanje en de zes landen hieronder passen het Apostilleverdrag van Den Haag van 1961 toe, dat notariële akten dekt. De apostille bevestigt de handtekening, de hoedanigheid van de ondertekenaar en het zegel. Ze bevestigt de inhoud niet. Ook EU-Verordening 2016/1191 stelt je niet vrij: die gaat over documenten van de burgerlijke stand, zoals geboorte- of huwelijksakten, niet over een volmacht.

• Nederland: een aangewezen rechtbank naar keuze, op papier, 27 € in 2026.
• Duitsland: de Präsident of Präsidentin van het Landgericht van het notarisdistrict, 25 €.
• België: FOD Buitenlandse Zaken, sinds 2018 alleen als e-Apostille, aangevraagd door de notaris, 25 € sinds 1 augustus 2026, normaal binnen 48 uur.
• Frankrijk: notarissen sinds 1 mei 2025, via apostille.notaires.fr, 10 € excl. btw per document tegen het standaardtarief, binnen 3 werkdagen.
• Italië: de Procura della Repubblica, gratis.
• Verenigd Koninkrijk: het FCDO Legalisation Office, voor een document gecertificeerd door een Britse notary of solicitor, £45 op papier of £35 als e-Apostille.

Een volmacht zonder geldige apostille wordt bij aankomst in Spanje geweigerd, en opnieuw beginnen kan twee tot drie weken kosten.

‍

Vertaling in het Spaans

Spaans is de taal van procedures bij de staatsadministratie (Ley 39/2015, art. 15). De officiële weg is een beëdigd vertaler (traductor-intérprete jurado), benoemd door het Spaanse ministerie van Buitenlandse Zaken volgens RD 724/2020. Reken op 40 tot 80 € per pagina. Het ministerie waarschuwt dat in het buitenland gemaakte vertalingen door sommige Spaanse administraties niet aanvaard worden.

• Tweetalige volmachten bestaan in de praktijk: een registerbeslissing uit 2024 ging over een volmacht van een notaris in Dublin, "opgesteld in het Spaans en het Engels" en behoorlijk geapostilleerd.
• De apostille zelf hoeft niet vertaald te worden: het Haagse handboek zegt dat ze niet geweigerd mag worden alleen omdat ze in een andere taal is. De volmacht eronder kan wel een vertaling nodig hebben.
• Bij de Spaanse notaris kan de akte mondeling vertaald worden, in twee kolommen opgesteld, of getekend met een tolk naar keuze (Reglamento Notarial, art. 150). De registrator kan van een vertaling afzien als hij de taal kent (Reglamento Hipotecario, art. 37).

‍

Wat een volmacht niet kan

• Het TIE. Dat vraag je persoonlijk aan (RD 1155/2024, art. 209.1), met vingerafdrukken bij het indienen. Zie de TIE-kaart.
• Het digitale certificaat van de FNMT. Je identiteit bewijs je persoonlijk bij een registratiekantoor, of in het buitenland bij een Spaans beroepsconsulaat. De FNMT is duidelijk: "een notariële volmacht werkt in dit geval niet". Een derde kan alleen gaan met jouw handtekening op het contract, gewettigd door een notaris. Video-identificatie vraagt een geldig Spaans elektronisch DNI, dus wie alleen een NIE heeft, valt erbuiten. Meer in digitaal certificaat en Cl@ve.
• Een volmacht tekenen bij een consulaat. Je moet zelf verschijnen.
• Een testament. Niemand kan het voor jou opmaken.

‍

Geldigheid en herroeping

Het Spaanse recht kent geen vervaldatum voor een volmacht. Art. 1732 van het Código Civil somt op wat haar beëindigt: herroeping, afstand door de vertegenwoordiger, overlijden, insolventie en bepaalde ondersteuningsmaatregelen. Een termijn in de volmacht opnemen kan en is gangbare praktijk.

Je kunt naar believen herroepen (art. 1733), altijd met een akte van herroeping bij een notaris. Breng daarna iedereen op de hoogte die op de volmacht vertrouwt: herroeping kan niet worden tegengeworpen aan derden die niet zijn ingelicht (art. 1734), en handelingen te goeder trouw verricht voordat de vertegenwoordiger ervan wist, blijven geldig (art. 1738).

‍

Fouten waardoor een volmacht wordt geweigerd

• Geen apostille, of denken dat ze de inhoud bekrachtigt of dat de EU-verordening je vrijstelt.
• Een algemene volmacht gebruikt om te verkopen of een hypotheek te vestigen. Artikel 1713 vereist een uitdrukkelijk mandaat.
• Een volmacht die de handeling niet noemt. Een NIE-volmacht moet de NIE-aanvraag uitdrukkelijk vermelden. Zie het EX-15 invullen.
• Een kale legalisatie van de handtekening voor een akte, terwijl de Spaanse notaris bewijs nodig heeft dat identiteit en bekwaamheid gecontroleerd zijn.
• Geen officiële Spaanse vertaling.
• Het consulaat boeken zonder NIE.
• Een herroeping waarvan niemand op de hoogte is.

Voor het NIE stuurt Gestoraz je een gepersonaliseerde volmacht klaar om te tekenen, vertaling inbegrepen. Je handtekening wordt door een notaris gelegaliseerd en geapostilleerd, volledig online via onze partner-notaris voor 69 €, of bij een notaris naar keuze. Die volmacht dient alleen voor de NIE-aanvraag, niet voor een eigendomsakte. De doorlooptijden voor het NIE staan in hoe lang een NIE-aanvraag duurt.

‍

Officiële bronnen

• Código Civil, art. 1280, 1712 tot 1738: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1889-4763
• DGSJFP, beslissing van 4 juni 2020 over een buitenlandse volmacht gebruikt voor een aankoop: https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2020-8799
• Consulado de España en Düsseldorf, poderes notariales: https://www.exteriores.gob.es/Consulados/dusseldorf/es/ServiciosConsulares/Paginas/index.aspx?scca=Notar%C3%ADa&scco=Alemania&scd=138&scs=Poderes+notariales
• HCCH, Apostilleverdrag: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/full-text/?cid=41
• Ministerio de Asuntos Exteriores, beëdigde vertaling: https://www.exteriores.gob.es/es/ServiciosAlCiudadano/Oficina-de-Interpretacion-de-Lenguas/Paginas/Traduccion-e-interpretacion-jurada.aspx