Espanjaa varten laadittu valtakirja (poder notarial) antaa toiselle henkilölle oikeuden toimia nimissäsi, kun itse pysyt kotona: hakea NIE-numeroasi, allekirjoittaa osto- tai myyntiasiakirjan tai ottaa vastaan perinnön. Ongelma on siinä, että kaikkia valtakirjoja ei hyväksytä kaikkiin toimiin. NIE-hakemukseen kelpaava valtakirja voidaan hylätä espanjalaisella notaarilla, joka vahvistaa kiinteistöasiakirjan.

Tässä oppaassa käydään läpi kunkin toimen vaatima muoto, allekirjoittaminen Alankomaista, Saksasta, Belgiasta, Ranskasta, Italiasta tai Yhdistyneestä kuningaskunnasta, apostillen hinnat, käännöksen järjestäminen sekä asiat, joita valtakirjalla ei voi tehdä. Opas kuvaa säännöt. Oman valtakirjasi sanamuodon vahvistaminen kuuluu asianajajallesi tai espanjalaiselle notaarille.

‍

Millainen valtakirja kuhunkin toimeen tarvitaan?

Raja kulkee hallinnollisten menettelyjen ja julkiseen asiakirjaan kirjattavien oikeustoimien välillä. Allekirjoitusmaasta riippumatta Espanjan laki määrää valtakirjan antamat valtuudet, ellei toisin ole määrätty (siviililain artikla 10.11).

• NIE-hakemus. Hallinnollinen menettely, jossa edustusoikeus voidaan osoittaa millä tahansa lain mukaan pätevällä keinolla, josta jää luotettava todiste (Ley 39/2015, artikla 5.4). Espanjan Pariisin-konsulaatin mukaan hakemuksen voi tehdä henkilökohtaisesti tai asianmukaisesti valtuutetun edustajan kautta valtakirjalla, joka mainitsee NIE-hakemuksen nimenomaisesti. Mikään säädösteksti ei määrittele tarkasti poliisin odottamaa muotoa. Käytäntömme on yksilöllinen valtakirja käännöksineen, notaarin laillistama allekirjoitus sekä apostille-todistus. NIE-numeroa käsitellään tarkemmin artikkelissa mikä NIE-numero on.
• Kiinteistön ostaminen tai myyminen. Valtakirjan on oltava julkinen asiakirja (siviililain artikla 1280.5), ja siinä on nimenomaisesti valtuutettava omistajan määräysvaltaan kuuluviin toimiin, kuten myyntiin tai kiinnittämiseen (artikla 1713). Espanjalaisen notaarin on lisäksi arvioitava valtakirja riittäväksi ja espanjalaista valtakirjaa vastaavaksi.
• Perintö. Perinnön vastaanottaminen voidaan tehdä julkisella tai yksityisellä asiakirjalla (999 artikla), mutta perinnöstä luopuminen tapahtuu notaarin edessä (1008 artikla).
• Pankkitilin avaaminen. Kun edustaja avaa tilin, pankin on kerättävä sekä henkilöllisyysasiakirjat että valtuudet osoittava julkinen asiakirja (RD 304/2014, artikla 6.2). Ulkomaisen valtakirjan hyväksyminen riippuu pankin käytännöstä: kysy etukäteen.
• Espanjan veroviranomainen. Tavanomaisessa tapauksessa ei tarvita notaarin vahvistamaa valtakirjaa: edustusoikeus rekisteröidään AEAT:n Registro de apoderamientos -rekisteriin sähköisellä allekirjoituksella verkossa, henkilökohtaisesti tai asiakirjalla, jonka allekirjoituksen notaari on vahvistanut.

Miksi laillistettu allekirjoitus ei aina riitä notaarin asiakirjaa varten

Notaarin vahvistamaan asiakirjaan sovelletaan kahta tarkistusta. Espanjalainen notaari yksilöi valtakirjan asiakirjassa ja arvioi, että se antaa riittävät valtuudet, ja kiinteistörekisterin pitäjä tarkistaa vain, että tämä arvio on kirjattu (Ley 24/2001, artikla 98). Ulkomainen asiakirja voidaan rekisteröidä, jos ulkomaisen viranomaisen suorittamat tehtävät ovat vastaavia kuin Espanjan viranomaisten tehtävät (Ley 29/2015, artikla 60).

Rekisteriviranomainen DGSJFP on täsmentänyt tätä. Kesäkuussa 2020 annetussa päätöksessä, joka koski englantilaisen notaarin apostillella varustettua valtakirjaa, se katsoi vastaavuuden edellyttävän, että ulkomainen viranomainen varmistaa allekirjoittajan henkilöllisyyden ja oikeustoimikelpoisuuden ja että apostille osoittaa aitouden, ei vastaavuutta. Syyskuun 2023 päätöksessä rekisteröinti evättiin, ja viranomainen toisti, että asiakirjoista on käytävä ilmi henkilöllisyyden ja oikeustoimikelpoisuuden tarkistaminen. Tähän voi kuitenkin riittää notaarin todistus tai lausuma, jolla on ulkomaisen lain mukaan sama vaikutus. Jo vuonna 2003 saksalainen Beglaubigung hyväksyttiin, koska saksalaisen notaarin oli tarkistettava allekirjoittajien oikeustoimikelpoisuus.

Pelkkää allekirjoituksen laillistamista ei siis automaattisesti hylätä, mutta se riippuu siitä, mitä ulkomainen notaari vahvistaa. Notaarin vahvistamaa asiakirjaa varten turvallinen vaihtoehto on valtakirja, joka on annettu muodossa notaarin vahvistama asiakirja (notariële akte, notarielle Urkunde, acte authentique), tai Espanjan konsulaatissa laadittu valtakirja. Lähetä luonnos ennen allekirjoitusta espanjalaiselle notaarille, joka vastaanottaa varsinaisen asiakirjan: juuri hän arvioi valtakirjan riittävyyden.

‍

Erityis- vai yleisvaltakirja: mitä siinä on nimettävä?

Siviililaki tuntee yleisvaltakirjat sekä yhteen tai useampaan tiettyyn oikeustoimeen rajatut erityisvaltakirjat (artikla 1712). Yleisesti muotoiltu valtakirja kattaa vain hallinnointitoimet. Myyntiin, kiinnittämiseen ja muihin omistajan määräysvaltaan kuuluviin toimiin tarvitset nimenomaisen valtuutuksen (artikla 1713).

Ulkomailta käsin käytetään tavallisesti erityisvaltakirjaa. Consejo General del Notariadon mukaan se kattaa tietyn tyyppisen oikeustoimen, kuten kiinteistön oston tai perinnön vastaanottamisen. Neuvosto suosittelee kertomaan notaarille, miksi ja mihin valtakirjaa tarvitaan. Nimeä jokainen toimi: vain kiinteistön ostoa varten laadittu valtakirja ei oikeuta NIE-hakemuksen jättämiseen, eikä NIE-valtakirja anna valtuutta ostamiseen.

‍

Allekirjoittaminen ulkomailta: kolme vaihtoehtoa

1. Paikallinen notaari ja sen jälkeen apostille

Tämä on tavallisin tapa. Notaari laillistaa allekirjoituksesi tai laatii notaarin vahvistaman asiakirjan, toimivaltainen viranomainen lisää apostillen ja asiakirjasta tehdään virallinen espanjankielinen käännös. Espanjan Düsseldorfin-konsulaatin mukaan ulkomaisen notaarin asiakirjalla on oikeusvaikutus Espanjassa, jos se on asianmukaisesti laillistettu tai varustettu apostillella ja siihen on liitetty virallinen käännös espanjaksi. Kustannuskatsauksessamme notaarin hinta on 60–120 € (NIE:n kustannukset).

2. Espanjan konsulaatti

Espanjan konsulit hoitavat notaarin tehtäviä samoin kuin Espanjassa toimivat notaarit ja laativat valtakirjoja sekä Espanjan kansalaisille että ulkomaalaisille. Allekirjoituspäivänä on aina oltava henkilökohtaisesti paikalla, sähköpostitse tai postitse tehdyn pyynnön jälkeen. Maksut: Düsseldorfissa valtakirja 30,05 € (vuoden 2026 hinnasto), Pariisissa myyntivaltakirja 39,08 € ja yleisvaltakirja 42,09 €. Huomio: Düsseldorf ja Bryssel edellyttävät ulkomaiselta valtakirjan antajalta NIE-numeroa, ja Düsseldorf korostaa isoilla kirjaimilla, että numero on haettava etukäteen.

3. Etänotaari

Allekirjoituksen laillistaminen ja apostille voidaan hoitaa kokonaan verkossa etänotaarin kautta. Tämä sopii NIE-valtakirjaan. Kiinteistöasiakirjaa varten sovelletaan edellä kuvattua vastaavuusvaatimusta, joten varmista asia ensin espanjalaiselta notaarilta.

Käytännön esimerkki: saksalainen pariskunta ostaa asunnon Málagasta

Anna ja Jonas asuvat Kölnissä ja ovat ostamassa asuntoa Málagasta. Kummallakaan ei ole NIE-numeroa, joten konsulaattivaihtoehto ei ole heille vielä mahdollinen.

• Vaihe 1, NIE. Kumpikin allekirjoittaa NIE-hakemusta koskevan valtakirjan saksalaisen notaarin edessä, ja notaari laillistaa allekirjoituksen. Präsident des Landgerichts lisää apostillen, joka maksaa 25 € asiakirjalta. Kummastakin hakemuksesta maksetaan 9,84 € tasa.
• Vaihe 2: osto. Kun heillä on NIE-numerot, he varaavat ajan Espanjan Düsseldorfin-konsulaattiin, saapuvat henkilökohtaisesti ja allekirjoittavat yhden erityisvaltakirjan ostoa varten: vuoden 2026 hinnaston mukaan 30,05 €. Vaihtoehtona on saksalaisen notaarin vahvistama notarielle Urkunde, apostillella ja virallisella käännöksellä varustettuna.
• Ennen vaihetta 2 heidän asianajajansa lähettää luonnoksen Málagan notaarille, joka vastaanottaa kauppakirjan.

Itse asuntokauppaa käsitellään artikkelissa asunnon ostaminen Espanjasta ulkomailta käsin.

‍

Apostille maittain

Espanja ja alla mainitut kuusi maata soveltavat vuoden 1961 Haagin apostille-yleissopimusta, joka kattaa notaarin asiakirjat. Apostille vahvistaa allekirjoituksen, allekirjoittajan aseman ja sinetin. Se ei vahvista asiakirjan sisältöä. Myöskään EU-asetus 2016/1191 ei vapauta tästä vaatimuksesta: se koskee henkilöiden asemaa koskevia asiakirjoja, kuten syntymä- ja avioliittotodistuksia, ei valtakirjoja.

• Alankomaat: valitsemasi tähän tehtävään nimetty rechtbank-tuomioistuin, paperisena 27 € vuonna 2026.
• Saksa: notaarin alueen Landgericht-tuomioistuimen presidentti (Präsident tai Präsidentin), 25 €.
• Belgia: FPS Foreign Affairs; vuodesta 2018 alkaen vain sähköinen e-Apostille notaarin pyynnöstä. Hinta 25 € 1. elokuuta 2026 alkaen, yleensä 48 tunnin kuluessa.
• Ranska: notaarit 1. toukokuuta 2025 lähtien osoitteessa apostille.notaires.fr; normaalihinta 10 € ilman arvonlisäveroa asiakirjaa kohti, käsittely 3 työpäivässä.
• Italia: Procura della Repubblica, maksutta.
• Yhdistynyt kuningaskunta: FCDO Legalisation Office, Yhdistyneen kuningaskunnan notaarin tai solicitor-juristin vahvistamalle asiakirjalle: paperisena £45 tai sähköisenä e-Apostillena £35.

Valtakirja, josta puuttuu kelvollinen apostille, hylätään Espanjassa. Sen laatiminen uudelleen voi viedä kahdesta kolmeen viikkoa.

‍

Käännös espanjaksi

Valtionhallinnon asiointikieli on espanja (Ley 39/2015, artikla 15). Virallinen vaihtoehto on auktorisoitu kääntäjä (traductor-intérprete jurado), jonka Espanjan ulkoministeriö on nimennyt RD 724/2020 -asetuksen nojalla. Varaudu 40–80 €:n sivuhintaan. Ministeriö varoittaa, että jotkin Espanjan viranomaiset eivät välttämättä hyväksy ulkomailla tehtyjä käännöksiä.

• Kaksikielisiä valtakirjoja käytetään käytännössä: vuoden 2024 rekisteripäätös koski dublinilaisen notaarin espanjaksi ja englanniksi laatimaa, asianmukaisella apostillella varustettua valtakirjaa.
• Itse apostillea ei tarvitse kääntää: Haagin käsikirjan mukaan sitä ei saa hylätä pelkästään vieraan kielen vuoksi. Varsinainen valtakirja voi silti vaatia käännöksen.
• Espanjalaisen notaarin luona asiakirja voidaan kääntää suullisesti, laatia kahdella palstalla tai allekirjoittaa valitsemasi tulkin avustuksella (Reglamento Notarial, artikla 150). Rekisteriviranomainen voi luopua käännösvaatimuksesta, jos hän osaa kyseistä kieltä (Reglamento Hipotecario, artikla 37).

‍

Mitä valtakirjalla ei voi tehdä?

• TIE. Sitä haetaan henkilökohtaisesti (RD 1155/2024, artikla 209.1), ja sormenjäljet otetaan hakemusta jätettäessä. Katso TIE-kortti.
• FNMT:n digitaalinen varmenne. Henkilöllisyys vahvistetaan henkilökohtaisesti rekisteröintitoimistossa tai Espanjan ammattikonsulaatissa ulkomailla. FNMT toteaa nimenomaisesti, ettei notaarin valtakirja kelpaa tähän tarkoitukseen. Kolmas osapuoli voi asioida vain, jos sopimuksessa on sinun allekirjoituksesi ja notaari on vahvistanut sen. Videotunnistaminen edellyttää voimassa olevaa espanjalaista sähköistä DNI:tä, joten pelkkä NIE ei riitä. Lisätietoja: digitaalinen varmenne ja Cl@ve.
• Valtakirjan allekirjoittaminen konsulaatissa. Sinun on saavuttava paikalle itse.
• Testamentti. Kukaan ei voi tehdä sitä puolestasi.

‍

Voimassaolo ja peruuttaminen

Espanjan laissa ei säädetä vanhenemispäivää valtakirjalle. Siviililain artikla 1732 luettelee sen päättymisperusteet: peruuttaminen, edustajan luopuminen, kuolema, maksukyvyttömyys ja tietyt tukitoimet. Valtakirjaan voidaan kirjata määräaika, ja se on tavallinen käytäntö.

Voit peruuttaa valtakirjan milloin tahansa (artikla 1733), aina tekemällä peruuttamisasiakirjan notaarin luona. Ilmoita sen jälkeen kaikille valtakirjaan tukeutuville: peruuttamiseen ei voi vedota sellaisia kolmansia osapuolia vastaan, joille ei ole ilmoitettu siitä (1734 artikla), ja vilpittömässä mielessä tehdyt toimet ennen kuin edustaja sai tiedon peruuttamisesta pysyvät pätevinä (1738 artikla).

‍

Virheet, jotka johtavat valtakirjan hylkäämiseen

• Ei apostillea, tai oletus, että apostille vahvistaa sisällön tai että EU-asetus vapauttaa apostille-vaatimuksesta.
• Yleisvaltakirjan käyttäminen myyntiin tai kiinnittämiseen. Artikla 1713 edellyttää nimenomaista valtuutusta.
• Valtakirja, jossa ei nimetä oikeustointa. NIE-valtakirjassa on nimenomaisesti mainittava NIE-hakemus. Katso EX-15:n täyttäminen.
• Pelkkä allekirjoituksen laillistaminen notaarin asiakirjaa varten, kun espanjalainen notaari tarvitsee todisteen siitä, että henkilöllisyys ja oikeustoimikelpoisuus on tarkistettu.
• Virallisen espanjankielisen käännöksen puuttuminen.
• Ajan varaaminen konsulaattiin ilman NIE-numeroa.
• Valtakirjan peruuttaminen ilmoittamatta siitä kenellekään.

NIE-hakemusta varten Gestoraz lähettää sinulle yksilöllisen, allekirjoitusvalmiin valtakirjan käännöksineen. Notaari laillistaa allekirjoituksesi, ja siihen hankitaan apostille-todistus. Molemmat hoituvat kokonaan verkossa yhteistyökumppanimme verkkonotaarin kautta hintaan 69 €, tai voit käyttää valitsemaasi notaaria. Tämä valtakirja on tarkoitettu vain NIE-hakemukseen, ei kiinteistön kauppakirjaan. NIE-hakemuksen käsittelyajat löytyvät artikkelista kuinka kauan NIE-hakemus kestää.

‍

Viralliset lähteet

• Código Civil, artiklat 1280, 1712–1738: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1889-4763
• DGSJFP, 4. kesäkuuta 2020 annettu päätös ostoon käytetystä ulkomaisesta valtakirjasta: https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2020-8799
• Consulado de España en Düsseldorf, poderes notariales: https://www.exteriores.gob.es/Consulados/dusseldorf/es/ServiciosConsulares/Paginas/index.aspx?scca=Notar%C3%ADa&scco=Alemania&scd=138&scs=Poderes+notariales
• HCCH, apostille-yleissopimus: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/full-text/?cid=41
• Ministerio de Asuntos Exteriores, auktorisoidut käännökset: https://www.exteriores.gob.es/es/ServiciosAlCiudadano/Oficina-de-Interpretacion-de-Lenguas/Paginas/Traduccion-e-interpretacion-jurada.aspx