NIF-numret i Spanien är det gemensamma skatteregistreringsnumret för både privatpersoner, spanjorer och utlänningar, och juridiska personer, som företag, föreningar och stiftelser. Utan NIF kan du inte betala skatt, utfärda fakturor, öppna företagskonto eller underteckna en notariehandling. Ändå vet många inflyttade inte att de redan har sitt NIF (eftersom det är samma nummer som deras NIE), och många utländska företagare vet inte att de behöver ett separat företags-NIF för att verka i Spanien.

Den här artikeln förklarar vad NIF är, hur det hänger ihop med NIE för privatpersoner och den äldre beteckningen CIF för företag, vem som behöver numret, hur du får det utifrån din situation och när ett särskilt NIF krävs. Vi går också igenom bokstäverna A, B, N och W i företags-NIF och vad de betyder.

‍

Vad är NIF egentligen?

NIF är Spaniens grundläggande skatteregistreringsnummer, fastställt genom skattereformen 2008 som enhetliggjorde de äldre beteckningarna.

En enkel definition

Den NIF (Número de Identificación Fiscal) är det identitetsnummer som tilldelas av Agencia Tributaria till varje fysisk eller juridisk person med skatteskyldigheter i Spanien. Numret finns på fakturor, avtal, skattedeklarationer och notariehandlingar och gör att myndigheten kan koppla alla dina ekonomiska transaktioner till samma ärende.

För privatpersoner

För spanjorer är NIF deras DNI (nationella identitetskort) med en tillagd kontrollbokstav. Om DNI exempelvis är 12345678 blir NIF 12345678X, där X beräknas med en algoritm. För utlänningar är NIF helt enkelt deras NIE. Du behöver inte ansöka om ett separat NIF: ditt NIE fungerar automatiskt som NIF. För att förstå sambandet, se skillnaden mellan NIE och NIF i Spanien.

För företag

För företag är NIF ett eget nummer som skiljer sig från delägarnas personliga NIE eller DNI. Det börjar med en bokstav som anger typen av juridisk person: A för Sociedad Anónima, B för Sociedad Limitada, G för förening, N för en utländsk juridisk person utan fast etablering, W för ett utländskt fast driftställe. Före 2008 kallades detta CIF (Código de Identificación Fiscal); numret förblev detsamma, bara den officiella beteckningen ändrades.

‍

Varför behöver du NIF i Spanien?

NIF krävs vid nästan alla juridiska, skattemässiga eller finansiella transaktioner i landet.

För utländska privatpersoner

Du använder ditt NIF, alltså ditt NIE, för att öppna bankkonto, lämna skattedeklarationer som modelo 100, 210 och 720, underteckna notariehandlingar, ingå hyresavtal för lokaler, ta emot arv, registrera dig i socialförsäkringen med NUSS och sköta andra officiella ärenden. NIF är obligatoriskt så snart din verksamhet i Spanien lämnar ekonomiska spår. För användningsområden, se NIE i Spanien.

För autónomos

En autónomo använder sitt NIF, alltså sitt NIE, på fakturor, kvartalsdeklarationer som modelo 303 och 130 samt årsdeklarationen modelo 100. NIF står på fakturor för tjänster till företag och privatpersoner och gör att Agencia Tributaria kan jämföra utfärdarens och mottagarens deklarationer. För mer om denna företagsform, se så blir du autónomo.

För företag, som SL och SA

Ett spanskt SL behöver ett eget NIF (som börjar med B) för att börja sin verksamhet: fakturera, deklarera moms, betala bolagsskatt, anställa personal och öppna företagskonton. Utan NIF finns företaget inte skattemässigt. För hela förfarandet, se steg-för-steg-guiden för att bilda ett SL och ansöka om NIF i Spanien för utländska företag.

För utländska företag som är verksamma i Spanien

Ett utländskt företag som genomför ekonomiska transaktioner i Spanien, som försäljning på plats, uthyrning av fastigheter eller tjänster som faktureras i Spanien, måste ansöka om spanskt NIF även utan dotterbolag. Det kallas NIF typ N (utländsk juridisk person utan fast etablering) eller W (fast driftställe).

‍

Hur får du NIF i Spanien?

Förfarandet beror på om du är privatperson eller företräder ett företag.

För utländska privatpersoner: skaffa ditt NIE

Som utländsk privatperson får du automatiskt ditt NIF när du får ditt NIE. Inget extra förfarande behövs. Om ansökan om NIE, se NIE i Spanien och hur lång tid det tar att ansöka om ett NIE. När du har ditt NIE kan du använda det som NIF i alla dina ärenden.

För spanska företag: modelo 036

Ett nybildat SL-bolag ansöker om NIF genom att lämna in modelo 036 hos Agencia Tributaria, efter att bolagets stiftelseurkund har undertecknats hos notarien. Ett provisorisk NIF tilldelas inom en vecka och omvandlas sedan till ett definitiv NIF efter registreringen hos Registro Mercantil Provincial. Hela förfarandet tar 2 till 4 veckor.

För utländska företag: modelo 036 och bolagshandlingar med apostille

Ett utländskt företag som vill verka i Spanien utan att bilda bolag där ansöker om NIF genom modelo 036. Ursprungsbolagets bolagsordning måste förses med apostille och översättas av en auktoriserad översättare. Den som undertecknar och lämnar blanketten för företagets räkning måste redan ha ett spanskt NIF. Att utse ett skatteombud är en separat skyldighet som bara gäller företag etablerade utanför EU: ett företag etablerat i ett annat EU-land behöver inget skatteombud. Handläggningstid: 1 till 3 veckor när underlaget är komplett.

För autónomos: registrering i skatteregistret

En autónomo behöver inte ansöka om NIF eftersom det är samma nummer som NIE. Däremot måste personen lämna in modelo 036 för att registrera sig som aktiv skattskyldig och anmäla sin verksamhet. Registreringen är obligatorisk före den första fakturan.

‍

Vad betyder de olika bokstäverna i företags-NIF?

En juridisk persons NIF börjar med en bokstav som anger dess typ. Om du känner till bokstäverna kan du identifiera företagsformen hos företag du möter i Spanien.

De viktigaste bokstäverna

• ‍A: Sociedad Anónima (SA), ett större bolag vars kapital är uppdelat i aktier.
• ‍B: Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL eller SRL), ett bolag med begränsat ansvar, motsvarande ett Ltd.
• ‍C: Sociedad Colectiva.
• ‍D: Sociedad Comanditaria.
• ‍E: Comunidad de Bienes, samägande.
• ‍F: Sociedad Cooperativa.
• ‍G: Asociación.
• ‍H: Comunidad de Propietarios, en fastighetsägarförening.
• ‍J: Sociedad Civil.
• ‍N: Entidad Extranjera, utländskt företag utan fast driftställe.
• ‍P: Corporación Local.
• ‍Q: Organismo Público.
• ‍R: Congregación e Institución Religiosa.
• ‍S: Órgano de la Administración del Estado.
• ‍U: Unión Temporal de Empresas.
• ‍V: Otros tipos, övriga typer.
• ‍W: Establecimiento Permanente de Entidad No Residente.

I praktiken dominerar B och A bland företagen

Nästan alla företag du möter i vardagen, som butiker, hantverkare och tjänsteleverantörer, är SL-bolag med NIF som börjar på B. Stora börsbolag är SA med NIF som börjar på A. Föreningar och stiftelser använder G. Fastighetsägarföreningar, viktiga för lägenhetsägare, använder H.

Varför kodningen är viktig

När du får en faktura visar NIF direkt vilken typ av juridisk person du har att göra med. En faktura från ett SL-bolag, B..., innebär bolagsskatt (IS), offentliga årsredovisningar och begränsat ansvar. En faktura från en comunidad de bienes, E..., har en annan juridisk bakgrund. Det påverkar affärsrelationens karaktär.

‍

Vilka skatteskyldigheter är kopplade till NIF?

Ett NIF medför olika skyldigheter beroende på din situation.

Privat fastighetsägare utan skattehemvist

Om du har NIE/NIF för att du äger en fastighet i Spanien måste du varje år lämna modell 210 för schablonintäkt, renta imputada, eller faktiska hyresinkomster och betala IBI till kommunen. För detaljer, se hur mycket skatt du betalar som icke-bosatt i Spanien.

Privatperson med skattehemvist

Om du får skatterättslig hemvist lämnar du den årliga modell 100 för dina globala inkomster och eventuellt modelo 720 för dina utländska tillgångar. För att förstå statusen, se hur man blir skattemässigt bosatt och effekten av ditt NIE på din skattestatus.

Autónomo

En autónomo lämnar modelo 130 för preliminär IRPF, 303 för moms, 100 för årlig IRPF och sköter förenklad bokföring. För en fördjupning, se skatter och sociala avgifter för autónomos.

Företag, SL eller SA

Företaget lämnar modelo 200 för årlig bolagsskatt, 202 för kvartalsvisa förskott på bolagsskatten, 303 för kvartalsmoms, 390 för årlig momssammanställning, 111 för månatliga IRPF-avdrag och 190 för årlig sammanställning av skatteavdrag. Även 232 för närståendetransaktioner och 720 för utländska tillgångar kan krävas. För detaljer, se skatter för en Sociedad Limitada.

‍

Vilka misstag bör du undvika med NIF?

Några vanliga fallgropar återkommer och gör vardagen mer komplicerad.

Ansöka om NIF när du redan har NIE

För en utländsk privatperson gäller NIE = NIF. Många inflyttade inleder ett onödigt ärende hos Agencia Tributaria för att få sitt NIF trots att det räcker att använda NIE. Det tar tid utan att tillföra något.

Blanda ihop personligt NIF med företagets NIF

Om du bildar ett SL är dess NIF (som börjar med B), helt skilt från ditt personliga NIE/NIF. På fakturor från SL-bolaget ska företagets NIF anges, inte ditt personliga NIE. Sammanblandning är ett vanligt fel som försvårar bokföringen.

Använda beteckningen CIF i myndighetsärenden

Sedan 2008 är den officiella beteckningen NIF, även för företag. CIF används fortfarande i vardagligt tal och på äldre dokument, men skriv NIF på officiella blanketter för att undvika oklarheter.

Glömma översättningen av ett utländskt företags bolagsordning

Om du ansöker om NIF för ett utländskt företag som verkar i Spanien måste bolagsordningen förses med apostille och översättas av en auktoriserad översättare. Annars avvisas ansökan.

Välja fel skatteombud när ett sådant krävs

Det gäller bara företag etablerade utanför EU. Ett företag i ett annat medlemsland behöver inte utse ombud. När ombud krävs måste det ha spanskt NIF/NIE och vara baserat i Spanien. Att välja någon oengagerad eller dåligt informerad innebär en faktisk risk eftersom meddelanden till ombudet anses mottagna.

‍

Hur används ditt NIF i vardagen?

Några konkreta exempel för att förankra praktiken.

På dina fakturor som autónomo

Om du frilansar och fakturerar en spansk kund måste fakturan visa ditt fullständiga namn, ditt NIF (alltså ditt NIE), din skatteadress och kundens NIF. Fakturan måste också innehålla rätt preliminära skatteavdrag för IRPF , vanligtvis 15 % eller 7 % under det första året. För detaljer om skatteavdrag, se när en autónomo gör skatteavdrag för IRPF.

På dina skattedeklarationer

NIF står högst upp på varje modelo. På modelo 100 för bosatta är det ditt personliga NIF. På modelo 200 för SL-bolag är det företagets NIF. Ett skrivfel kan hindra att deklarationen godkänns.

På banken

För att öppna bankkonto frågar banken efter ditt NIF och underlag i form av en kopia av ditt NIE-dokument, grönt A4-intyg eller TIE. NIF registreras sedan på alla bankhandlingar.

Hos notarien

När du undertecknar en notariehandling, till exempel vid fastighetsköp, bolagsbildning eller arv, anges ditt NIF tillsammans med ditt fullständiga namn och din skatteadress. Notarien kontrollerar numrets äkthet mot det centrala utlänningsregistret.

‍

Det viktigaste att komma ihåg om NIF

Den NIF-nummer i Spanien är grunden för din skattemässiga och ekonomiska tillvaro i Spanien. För utländska privatpersoner är det samma nummer som NIE och kräver inget extra steg. För spanska företag och utländska företag som verkar i Spanien är det ett separat förfarande som kräver noggrann dokumentation.

Goda administrativa rutiner innebär att alltid använda rätt NIF för sammanhanget, personligt eller företagets, spara dina underlag, som NIE-dokument och stiftelseurkund med företags-NIF, och uppdatera dina uppgifter hos Agencia Tributaria om din adress eller status ändras. Vanliga myter reds ut i nio missuppfattningar om NIE-numret.

Planerar du ett projekt som kräver företags-NIF, som att bilda SL-bolag, öppna en utländsk filial i Spanien eller registrera ett skatteombud? På gestoraz kan vi sköta hela ansökan, från översättning av bolagsordningen till tilldelning av slutligt NIF.

‍

Officiella källor

• ‍Agencia Tributaria, NIF och skatteidentifierare, sede.agenciatributaria.gob.es: regler för tilldelning och användning av NIF.
• ‍Modell 036, sede.agenciatributaria.gob.es: blanketter för skatteregistrering och ansökan om NIF.
• ‍Real Decreto 1065/2007 (BOE), boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-15984: förordning om NIF och CIF/NIF förening.
• ‍Real Decreto Legislativo 1/2010 (Ley de Sociedades de Capital), boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2010-10544: rättsliga regler för kapitalbolag.
• ‍Registrera Mercantil Central, rmc.es: bolagsregistrering och kopplingen till NIF.